Учет расходов предприятия по загранкомандировкам
Контрольная работа по дисциплине: ,,Бухгалтерский учет валютных операций и внешнеэкономической деятельности”.
Работу выполнил студент:
Московский Институт Предпринимательства и Права
Москва 2002 г.
Введение.
Развитие рыночной экономики в России создает широкие возможности для осуществления внешнеэкономической деятельности и валютно-хозяйственной самостоятельности предприятий, банков, обществ и граждан. С каждым годом расширяется сфера функционирования валютного рынка: идет создание зон свободного предпринимательства, растет количество предприятий с участием иностранного капитала, привлекаются иностранные инвестиции в различные производственно-социальные инфраструктуры. Происходит постепенное вовлечение российской экономики в международное разделение труда. В этих условиях первостепенное значение приобретают вопросы организации, регулирования и технологии валютно-финансовой деятельности. Дальнейший процесс интеграции российской экономики и мировой экономической системы, прежде всего, требует более совершенной системы бухгалтерского учета и контроля во внешнеэкономической деятельности.
Учет расходов по загранкомандировкам.
Заключение контрактов и их выполнение связано с большой подготовительной и последующей работой. Это неизбежно вызывает необходимость в загранкомандировках и как следствие командировочные расходы. Время пребывания работника в заграничной командировке устанавливается по отметкам в загранпаспорте. Командировочное удостоверение при этом не требуется (кроме командировок в страны СНГ).
За выдачу заграничного паспорта, его продление или за выдачу нового взамен утраченного уплачивается государственная пошлина в размере 2 ММРОТ.
Государственная пошлина за внесение, каких либо изменений в выданный ранее загранпаспорт взимается в размере 10% от ММРОТ.
Порядок покупки и выдачи иностранной валюты и дорожных чеков для оплаты командировочных расходов за пределами Российской Федерации регулируется Положением ЦБ РФ №62 от 25.06.97г. «О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов» с уточнениями, внесенными указанием ЦБ РФ от 21.06.00г. «О внесении изменений и дополнений в Указание Банка России «О порядке совершения юридическими лицами-резидентами операций покупки и обратной продажи иностранной валюты на внутреннем валютном рынке Российской Федерации» №383-У от 20.10.98г.».
Организация-резидент дает поручение уполномоченному банку на снятие валюты со своего специального транзитного валютного счета на указанные цели. Данное поручение оформляется в виде заявки. Если на специальном транзитном счете нет валюты, то на основании поручения покупки резидента банк покупает ее на валютном рынке. В поручении покупки указывается цель приобретения иностранной валюты – «на оплату командировочных расходов». Приобретение непосредственно в банке наличной иностранной валюты на эти цели не разрешается. Купленная иностранная валюта зачисляется на счет 52 «Валютный счет», субсчет 2 «Специальный транзитный валютный счет». Кроме того, на данный специальный транзитный валютный счет зачисляется в пользу резидента иностранная валюта, ранее списанная с указанного счета и являющаяся суммами, не использованными для целей оплаты командировочных расходов или полученными от продажи дорожных чеков, не использованных для оплаты на указанные цели.
В дальнейшем снятие этих средств на командировочные расходы допускается путем получения наличными и оприходования в кассу организации на счет 50 «Касса», субсчет 2 «Касса в иностранной валюте» или путем перевода их за границу командируемому лицу на его счет в банк – нерезидент, на счет третьего лица в пользу командируемого, либо на его имя в банк нерезидент в виде перевода до востребования.
В любом случае основанием для снятия наличной иностранной валюты с текущего валютного счета организации в уполномоченном банке и покупки в нем дорожных чеков является заявка клиента по установленной форме. Основанием для ее оформления служит приказ (распоряжение) руководителя с указанием нормы суточных работнику, отбывающему за границу в командировку, страны, срока и цели командировки. В уполномоченный банк представляется оригинал и копия заявки. Этот документ для банка служит основанием для открытия досье «Командировочные расходы». В него помещается оригинал заявки, а копия возвращается владельцу счета с отметкой уполномоченного банка о дате приема оригинала заявки.
Выдача наличной иностранной валюты или дорожных чеков сопровождается одновременной выдачей справок по форме №0406007 на имя каждого командируемого лица или на имя старшего группы командируемых лиц. В организации учет этих справок ведется в специальном журнале. Выдача уполномоченным банком клиенту наличной иностранной валюты или дорожных чеков на сумму свыше 10тыс. долларов США осуществляется только при наличии разрешения ЦБ РФ. При этом необходимо не позднее чем через 5 рабочих дней с даты выдачи предоставления банком извещения, подтверждающего выполнение данной операции, направить соответствующую информацию в Министерство экономического развития и торговли. Этот же срок с даты предполагаемого убытия командируемого лица и в случае возврата в банк иностранной валюты из-за несостоявшейся командировки. Это позволяет более четко отслеживать движение наличной иностранной валюты в особо крупных размерах.
Организация учета приобретения иностранной валюты осуществляется в соответствии с требованиями письма Банка России от 25.06.97г. №62 «Положение о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов». Процедура вывоза физическими лицами и в т.ч. командированными иностранной валюты за рубеж регулируется совместным Положением ЦБ РФ и ГТК РФ от 12.01.2000г. №105-П, 01-100/1 «О порядке вывоза физическими лицами из Российской Федерации наличной иностранной валюты». Максимальная сумма единовременного вывоза наличной иностранной валюты без получения разрешений ЦБ РФ при соблюдении таможенных правил – 10000 долларов США. В сумме единовременного вывоза 1500 долларов или менее процедура вывоза не требует представления таможенным органам документов, подтверждающих необходимость перевода или ввоза иностранной валюты в РФ, снятие ее с текущего валютного счета или покупку в уполномоченном банке.
Все указанные операции требуют документального подтверждения таможенному органу при единовременном вывозе наличной иностранной валюты в сумме, превышающей в эквиваленте 1500 долларов США, но не более 10000 долларов США. Для единовременного вывоза наличной иностранной валюты (за исключением иностранной валюты, полученной для оплаты командировочных расходов) в сумме более 10000 долларов США физические лица-резиденты обязаны представить таможенному органу разрешение ЦБ РФ. Уполномоченный банк вправе отказать командируемому лицу в выдаче новых сумм в иностранной валюте, если по требованию банка данное лицо не представило авансовый отчет и документы, подтверждающие его расходы на сумму более 10000 долларов. По окончании командировки оставшаяся сумма аванса в иностранной валюте сдается командированным лицом в кассу организации или переводиться в безналичном порядке путем списания со счета данного лица (или со счета третьего лица) в банке-нерезиденте на счет организации (индивидуального предпринимателя без образования юридического лица) в уполномоченном банке Российской Федерации.
Внесение в кассу организации неиспользованной наличной иностранной валюты должно быть осуществлено не позднее даты, указанной уполномоченным банком в графе 12 заявки клиента. В течение трех банковских дней с момента возвращения в кассу организации эти валютные средства должны быть сданы в уполномоченный банк на текущий валютный счет организации.
Погашение задолженности в иностранной валюте по суммам, выданным работникам организации под отчет на осуществление определенных расходов в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утвержденным приказом Минфина РФ №2н от 10.01.2000г., принимается к учету по дате утверждения авансового отчета. Такой порядок находится в полном соответствии с п.2ст.11 Закона РФ №129-ФЗ от 21.11.96г. (с изменениями от 23.07.98г.) «О бухгалтерском учете», согласно которому бухгалтерский учет по валютным счетам организаций и операциям в иностранной валюте ведется в рублях на основании перерасчета иностранной валюты по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции. Согласно положению «О порядке покупки и выдаче иностранной валюты для оплаты командировочных расходов», срок представления в организацию авансового отчета командированного лица не должен выходить за пределы 10 календарных дней с даты окончания командировки за пределы РФ. Если командировка по какой-либо причине не состоялась, организация обязана сдать в уполномоченный банк наличную иностранную валюту, дорожные чеки, а также справку (ф.№0406007) не позднее пяти рабочих дней с даты предполагавшегося убытия командированного лица за пределы РФ.
В тоже время не полностью израсходованные в период служебной командировки наличная иностранная валюта или дорожные чеки должны быть сданы организацией в уполномоченный банк в течение 10 рабочих дней с момента оприходования этих сумм в кассе. Сдача их осуществляется вместе с отчетом организации. В любом случае предельным сроком представления данного отчета должна быть соблюдена дата, указанная уполномоченным банком в графе 12 заявки клиента.
Организация представляет в уполномоченный банк отчет в двух экземплярах. Один экземпляр (оригинал) подшивается в досье «Командировочные расходы», второй (копия) с отметкой банка о дате приема оригинала отчета возвращается данной организации. Погашение справок по форме №0406007 уполномоченным банком осуществляется путем проставления на всем поле каждой ее лицевой стороны знака «Z», заверяется подписью кассира или ответственного исполнителя бухгалтерии по учету валютных операций. После этого справки помещаются в досье «Командировочные расходы».
Уполномоченный банк, по данным отчета организации, обязан купить проданные ранее дорожные чеки, не использованные для оплаты командировочных расходов. Сумма от этой операции зачисляется банком на текущий счет данных клиента. В случае превышения расходов и подтверждения этого документально разница возмещается работнику в соответствии с постановлением Минтруда и социального развития РФ №12 от20.08.92г. «О порядке расчетов в иностранной валюте с работниками, выезжающими за границу». Погашение задолженности работнику производится в рублях по курсу ЦБ РФ на дату выплаты или путем перечисления на текущий валютный счет работника, в банк осуществляющий такие операции.
Если отчет не представлен в уполномоченный банк в течение трех месяцев с даты предусмотренной в графе 12 заявки клиента, а ожидаемая в соответствии с заявкой сумма отчета превышает 5000 долларов США, банк не позднее 5 дней с даты истечения указанных трех месяцев обязан известить об этом Министерство экономического развития и торговли.
Предельные размеры возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках в страны СНГ, действовавшие с 01.04.97г., 01.07.01г. были отменены. С указанного времени приказом Министерства финансов РФ от 11.07.01г. №51н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран» установлены новые повышенные ставки компенсации расходов на указанные цели. В сравнении с ранее действовавшими нормами эти расходы в целом выросли, а по странам - бывшим союзным республикам – стали более дифференцированными: в столице и на основной территории.
При направлении работника в командировку в две или более страны суточные за день перемещения из одной страны в другую (дата определяется по отметке на загранпаспорте) выплачиваются в валюте и по нормам той страны, в которую он направляется. Нормы суточных дифференцированы в зависимости от продолжительности командировки: для работников, направляемых в краткосрочные командировки в данную зарубежную страну из России или из других зарубежных стран (категория А), для работников загранучреждений РФ, направляемых на работу в данную зарубежную страну на длительные сроки и получающих в период нахождения за границей заработную плату в иностранной валюте, и направляемых в краткосрочные командировки в пределах этой зарубежной страны (категория Б).
По нормам категории Б производится возмещение расходов работникам на проезд по иностранной территории при следовании к месту работы за рубежом и обратно, а также при следовании в краткосрочную командировку из-за границы в Россию и обратно. Приведенные нормы возмещения командировочных расходов в указанных пределах учитываются в себестоимости продукции (работ, услуг) только в целях налогообложения. При формировании их фактической себестоимости командировочные расходы на оплату командировок связанных с производственной деятельностью, принимаются к учету в полном объеме. Другими словами надо четко разграничивать суммы НДС по возмещению командировочных расходов, относимых на себестоимость продукции (работ, услуг). Суммы НДС подлежат возмещению из бюджета только в пределах норм, установленных законодательством. Сверх установленных норм суммы НДС возмещению из бюджета не подлежат. Они рассматриваются как прочие внереализационные расходы и списываются в учете следующей записью:
Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы».
Кредит счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».
С 01.12.93г. в тех случаях, когда работники, выезжающие за границу в краткосрочную командировку, в период ее обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны по месту своей работы, они суточные не получают. Если командированный обеспечивается только питанием за счет принимающей стороны, то направляющая сторона выплачивает ему суточные в размере 30% нормы, включая надбавки, утвержденные с конца 1993г. Работникам, имеющим право на получение надбавок к суточным, возмещаются расходы по проезду в период командировки по тарифам первого класса и фактические расходы по найму жилого помещения. При нахождении сотрудника в загранкомандировке свыше двух месяцев, начиная с 61 дня, выплата суточных производится в размерах, установленных как для работников загранучреждений, т.е. сниженных примерно на 30%. При возвращении из загранкомандировки – в день выезда – суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% от нормы.
Установленные нормы суточных применяются также при возмещении работникам расходов за время проезда по иностранной территории при следовании к месту работы за границей и обратно в Россию. Нормы, кроме того, колеблются по размеру, а в ряде случаев и по срокам, в зависимости от политического положения в некоторых странах.
Порядок регулирования средств, направляемых на выплату суточных, неоднократно изменялся. В соответствии с письмом Минтруда и социального развития РФ №1037-ИХ от 17.05.96г. «О порядке выплаты суточных работникам, направленным в краткосрочные командировки за границу» было определено, что таким работникам выплачивают суточные и за каждый день пребывания в командировке. При этом со дня пересечения государственной границы при выезде из РФ суточные выплачиваются в размере, определенном по норме, которая установлена для выплаты в стране, куда направляется работник. При въезде в Россию он получает суточные по норме, действующей на территории РФ. В тоже время, когда командированный за границей получает от принимающей стороны инвалюту на личные нужды, суточные направляющей стороной не выплачиваются.
Возмещение расходов по найму жилого помещения в пределах установленных норм производится за каждые сутки без зачета перерасхода за отдельные дни командировки, как по данной стране, так и по другим странам в целом. При командировании работника за границу его расходы по найму жилого помещения возмещаются только при их документальном подтверждении. Неподтвержденные документами расходы по найму жилого помещения могут быть возмещены работнику с разрешения руководства организации. Данная сумма относится на уменьшение ее собственных источников.
Работнику, командированному за границу, возмещаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по провозу багажа массой до 30кг. (независимо от массы багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету того вида транспорта, которым следует работник).
Он имеет также право на компенсацию фактически произведенных и документально подтвержденных расходов по проезду на вокзал, аэродром или пристань и с указанных пунктов в местах отправления, назначения и пересадок (кроме случаев, когда средства передвижения предоставляются работнику бесплатно).
Согласно п.2 постановления Правительства РФ №661 от 01.07.95г. (с изменениями от 22.11.96г.) «О внесении изменений и дополнений в Положение о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли», с 01.01.95г. в себестоимость продукции включаются затраты на командировки, связанные с производственной деятельностью, расходы по оформлению заграничных паспортов и других выездных документов.
В аналитическом учете текущих издержек следует выделять субсчета «Расходы на командировки в пределах нормативов, установленных законодательством», и «Расходы на командировки сверх нормативов, установленных законодательством».
Суточные свыше норм должны включаться в совокупный облагаемый годовой доход работника. Основанием для применения данной нормы является п.2 ст.226 части второй НК РФ. Им предусматривается исчисление сумм и уплату налога на доходы физических лиц производить в отношении всех доходов налогоплательщика, источником которых является организация, признаваемая в соответствии с налоговым законодательством налоговым агентом. Исключением из данной нормы является исчисление сумм налога индивидуальными предпринимателями и другими лицами, занимающимися частной практикой, а также исчисление данного налога в отношении отдельных видов доходов. Особенности исчисления налога на доходы физических лиц в таких случаях регулируются ст.227 и 228 части второй НК РФ. Одновременно, если сумма командировочных расходов превышает 10% чистой прибыли, но до исчисления суммы этих расходов на нее следует увеличить совокупный годовой доход работника. В целях налогообложения в указанный доход надо включить не только суточные сверх установленных законодательством норм, но и все суммы командировочных, документально не подтвержденные, в том числе и в пределах действующих норм.
Содержание хозяйственных операций и порядок отражения их в учете включает в себя получение в банке иностранной валюты, выдачу ее подотчетным лицам, принятие предварительно проверенного авансового отчета и списание подотчетных сумм по принадлежности.
Согласно п. 71, 74 постановления Госкомтруда СССР №365 от 25.12.74. (с изменениями и дополнениями от 20.08.92г.), к возмещению принимаются следующие командировочные расходы работника:
суточные;
расходы по проезду до пункта отправления (вокзал, аэропорт и т.п.), включая расходы по провозу багажа (до 30 кг.);
расходы по найму жилого помещения;
расходы на получение заграничного паспорта и виз, за прописку паспорта;
комиссионные, удержанные при обмене чека в банке на иностранную валюту.
Возмещение суточных при проезде в пределах территории РФ осуществляется в валюте РФ по действующим нормам. Со дня приезда и за время пребывания за границей сумма возмещения принимается к учету в иностранной валюте страны пребывания.
Бухгалтер, обрабатывая первичные документы об израсходованных суммах распределяет эти суммы по источникам возмещения: с включением в текущие издержки или относимые за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия. Общая сумма расходов по авансовому отчету утверждается руководителем, а отчет о выполненной работе – непосредственно лицом, санкционировавшим командировку. Движения иностранной валюты, связанные со служебными командировками и за пределы РФ, получают в учете следующее отражение.
Пример.
Курс иностранных валют
На начало хоз. операций
На конец хоз. Операций
1 американский доллар
29 рублей
28 рублей 80 копеек
1 немецкая марка
15 рублей
16 рублей
1 шведская крона
3 рубля 10 копеек
3 рубля 10 копеек
Первая операция. Поступило в кассу с текущего валютного счета:
Дебет счета
Кредит счета
а) 250 долл. – 7250 руб.
502
522
б) 4000 нем. марки. – 60000руб.
502
522
в) 100 шв. крон – 310 руб.
502
522
Вторая операция. Выдана в подотчет иностранная валюта на служебную командировку:
Дебет счета Кредит счета
Перфилову А.Н.
а) 250 дол – 7250 руб.
712
502
Иванову С.И.
б) 4000 нем марки – 60000 руб.
712
502
Корнееву С.И.
в) 100 шв крон – 310 руб.
712
502
Третья операция. Подотчетные лица представили авансовые отчеты:
а) Перфилов А.Н. – на 150 долларов, или 4320 рублей – в связи с падением курса доллара с 29 до 28 рублей 80 копеек за один доллар. Цель командировки – приобретение поточной линии по разливу прохладительных напитков: Дебет счетов 08 «Вложения во вне оборотные активы» - 4320 рублей.
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет 2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте»- 4320 рублей.
На сумму отрицательной курсовой разницы – 30 рублей: Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 22 «Прочие расходы в иностранной валюте».
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет 2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте» – 30 рублей.
б) Корнеев С.И. – на 80 шведских. крон, или 248 рублей (курс еще не изменился). Цель командировки – ознакомление с рынком с целью закупки сырья: Дебет счета 10 «Материалы».
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте» - 248 рублей.
в) Иванов С.И. – на 3536 немецких марок, или на 56576 рублей, т.к. курс немецкой марки возрос с 15 до 16 рублей.
К авансовому отчету каждого командированного должны быть приложены необходимые документы, подтверждающие фактически произведенные расходы, как в рублях, так и в иностранной валюте. При этом документы за проживание принимаются к оплате в фактически израсходованных суммах с отнесением на издержки производства (обращения) в пределах утвержденных норм в иностранной валюте. А свыше этих норм – за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия, т.е. чистой прибыли.
Согласно постановлению Правительства РФ №661, с 01.01.95г. все фактические затраты на служебные командировки подлежат отнесению на издержки производства (обращения). В то же время в аналитическом учете к счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» необходимо накапливать суммы по авансовым отчетам в части, превышающей действующие нормы, поскольку эти суммы подлежат налогообложению и используются при составлении расчета налога от фактической прибыли.
Когда командированный за границу работник организации представил документы, расходы по которым выше, чем они определены по действующим нормам, суммы превышения должны быть ему компенсированы. Согласно Закону РФ №3615-1 от 09.10.92г. «О валютном регулировании и валютном контроле», компенсация должна быть произведена в рублях.
Система налогообложения налогом на доходы физических лиц командировочных расходов при заграничных командировках аналогична командировкам в пределах территории РФ.
В то же время следует иметь в виду, что, согласно п.3 ст.217 части 2 Налогового Кодекса РФ не подлежат включению в налогооблагаемый доход:
суточные в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ;
фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;
расходы на проезд в аэропорт или на вокзал, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, на провоз багажа;
расходы по найму жилого помещения. При не предоставлении командированным документов, подтверждающих эти расходы, суммы их не подлежат налогообложению в пределах установленных норм по законодательству РФ. Компенсация этих расходов может быть произведена на основании заявления работника с разрешения руководителя организации;
расходы на оплату услуг связи;
сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта;
сборы за выдачу (получение) виз;
расходы на обмен наличной валюты или дорожного чека в банке на наличную иностранную валюту.
Приведенные выше расходы не включаются и в состав доходов при исчислении единого социального налога (п. 2 ст. 238 части второй Налогового Кодекса Российской Федерации).
Заключение.
В настоящее время страна переживает экономический кризис. Многие западные кампании вкладывают капитал в отечественное производство. Поэтому валютные операции весьма актуальны в нынешней обстановке. Расчеты с иностранными партнерами предполагают использование иностранной валюты, валютных счетов и иных форм расчетов.
Постепенно российская экономика вовлекается в международное разделение труда, практика нам показывает, что дальнейший процесс интеграции российской экономики и мировой экономической системы потребует более совершенной системы бухгалтерского учета и контроля во внешнеэкономической деятельности.
Список литературы
1. Астахов В.П. Бухгалтерский учет и валютный контроль во внешнеэкономической деятельности. М., Приор, Экспертное бюро, 2000.
2. Бархатов А.П. Бухгалтерский учет совместной предпринимательской и внешнеэкономической деятельности. М., 2001.
3. Фирсова Н.Н., Костина М.В. Внешнеэкономическая деятельность. Бухгалтерский учет и налогообложение. М., 2000.