Системы календарного планирования проектов

Системы учета, в том числе сметные, дают оценку проекта с точки зрения объемов работ, стоимости, общей потребности в ресурсах по проекту, но не предоставляют таких важных для успешного выполнения проекта сведений, как календарный план работ, график потребности в ресурсах, календарный профиль затрат.

В строительных организациях существует высокая потребность в программном обеспечении именно по календарному планированию. Поскольку нахождение оптимального способа реализации проекта по времени при максимально эффективном использовании ресурсов являются ключевыми факторами успеха, а при растущей с каждым днем конкуренции – гарантом выживания организации.

Среди запросов от строительных компаний почти всегда фигурируют следующие пункты:

Планирование широкого спектра ресурсов: как исполнителей и механизмов (возобновляемых ресурсов), так и материалов (расходуемых ресурсов).

Проигрывание различных вариантов планирования – при жестких временных ограничениях и при ограниченных ресурсах. Варьирование этих способов поможет найти наиболее удачный компромисс в дилемме – быстрее – дешевле.

Нахождение наиболее “экономного” варианта реализации проекта за счет оптимизации стоимостных характеристик проекта при проведении проекта в различные сроки, привлечении других ресурсов

Построение графика потребностей в ресурсах, графика расходования денежных средств на проект в целом и на отдельный вид работ, ресурсов – планирование ресурсного обеспечения.

Анализ распределения затрат на элементы объекта, на строительные работы различных типов.

Интеграция с другими программными приложениями, возможность импорта-экспорта в программы составления строительных смет, складские, бухгалтерские программы.

Для решения подобных задач используется специальный класс программного обеспечения –системы календарного планирования и контроля реализации проектов (далее СКПК), которые обеспечивают поддержку основных процессов временного, ресурсного и стоимостного планирования и контроля на основе алгоритмов сетевого планирования и метода критического пути.

Строительные проекты лежали у истоков сетевого планирования. Собственно метод критического пути был разработан для координации работ по строительству заводов химического концерна “Дюпон”. В настоящее время большое количество строительных компаний в России начинает применять системы календарного планирования для повышения эффективности своей работы.

Ниже приводится комментарии Виктора Коротина, специалиста по информационным технологиям МТФ “Мостоотряд 18” об эффективности применения одной из систем календарного планирования – Time Line 6.5 в рамках строительных проектов:

В связи с ограничениями на проведение работ на Москва реке в дневное время, мы столкнулись с необходимостью четкого планирования использования плавсредств на строительстве моста в центре Москвы (проект Москва-СИТИ). Time Line позволил нам построить модель проведения работ, рассчитать и скоординировать расписания работы оборудования и график поставки материалов и комплектующих. Благодаря оперативному контролю за ходом работ отклонения от плана не превышали одного-двух дней.

На проекте восстановления Храма Христа Спасителя наша компания выполняла работы, связанные с подготовкой фундамента под храм и вокруг объекта. Историческое место расположения Храма известно сложным строением грунтов. Это потребовало использования сложных современных технологий строительства и определяло сложность проекта. Значительное количество соисполнителей на данном проекте требовало согласования наших планов с работами других субподрядчиков. В отдельные периоды строительства (например, перед празднованием Пасхи) график работ был настолько напряженным, что графики работ планировались в Time Line и контролировались с точностью до часа.

Основные возможности СКПК

Менеджер и команда проекта могут эффективно применять автоматизированные системы календарного планирования на разных этапах проекта:

На прединвестиционном этапе или на этапе тендера

Произвести укрупненную оценку временных и стоимостных параметров проекта, его реализуемости и эффективности, потребности в ресурсах и производственных мощностях, сформировать качественную тендерную документацию или бизнес-план.

На этапе планирования

Произвести расчет и оптимизацию плановых сроков реализации проекта с учетом существующих ограничений на ресурсы. В СКПК менеджер может легко проиграть различные варианты реализации проекта - при жестких временных или ресурсных ограничениях. Во все системы СКПК заложены математические алгоритмы оптимизации использования различных типов ресурсов, с помощью которых значительно упрощается решение задач:

Построения графиков потребности проекта в трудовых ресурсах, машинах и механизмах, оптимизации загрузки имеющихся производственных мощностей;

Определения потребностей проекта в материалах, формирования графика поставок и закупок материалов;

Определения необходимых затрат на реализацию проекта и его отдельных фаз, а также распределения финансовых потребностей проекта во времени, на элементы объекта, на строительные работы различных типов.

Немаловажным фактором является легкость и удобство получения различной отчетной и аналитической информации по проекту в графическом, табличном виде, диаграмм Гантта, сетевых графиков и т.д.

На этапе реализации проекта

СКПК позволяет хранить в своей модели проекта плановые показатели по проекту (сроки, стоимости, объемы и т.д.) и вводить фактические данные по ходу реализации проекта. Конечно же исходный календарный план "плывет". Но система позволяет увидеть эти отклонения, оценить их последствия на проект в целом, проиграть и выбрать оптимальный вариант реакции на изменения, при необходимости перепланировать оставшуюся часть проекта с учетом новых реалий, оперативно внести изменения в документацию по проекту. Именно на этом этапе система проявляет свои лучшие качества - модель проекта живет вместе с реальным проектом. Менеджер получает в свои руки инструмент не только контроля за свершившимися событиями, но и прогнозирования предстоящих. В то же время, удобные, простые средства генерации отчетности по проекту позволяют легко довести необходимую информацию по проекту до всех заинтересованных лиц в требуемой форме.

На этапе завершения проекта

Накопление статистических данных по проектам компании (описание ресурсов, типовые наборы работ, стоимостные оценки и т.д.) может позволить в дальнейшем существенно повысить качество планирования и управления проектами.

Модель проекта в СКПК

В статье уже несколько раз упоминался термин модель проекта в СКПК. В основе его лежат три элемента:

Структура работ проекта.

Структура ресурсов.

Матрица назначений ресурсов на работы проекта.

Структура работ проекта– представляет собой перечень этапов и работ проекта, внутри которого определяются правила вложенности (одна работа состоит из набора других); взаимосвязи между работами (стартовать после завершения, стартовать одновременно и др.), ориентировочные длительности работ. По перечисленным параметрам система рассчитывает календарный график проекта, определяя даты старта и финиша отдельных работ и всего проекта, временные резервы.

Сами работы тоже могут различные характеристики, например:

Желаемый характер планирования работ - как можно раньше или как можно позже (удобно использовать для работ типа платеж: опаздывать нельзя, но и раньше платить нежелательно).

Календарные ограничения на работы - по контракту могут быть определены некие предельные даты и сроки - начать работы не позже, завершить этап тогда-то. Подобные условия легко могут быть включены в проект.

Менеджер проекта на основании проектной документации, директивных указаний руководства или условий контракта производит определение состава работ и расчет продолжительности проекта.

Особенностью планирования в СКПК является то, что мы, как правило, не привязываем работы к конкретным датам, а лишь указываем их структуру, взаимосвязь и длительности. Это позволяет системе в дальнейшем, использовать различные алгоритмы оптимизации проекта, динамически отслеживать изменения календарного графика проекта в ходе реализации.

Используя процедуры оптимизации календарных планов по методу критического пути, варьируя параметры работ, характер связей между ними менеджер может существенно сократить первоначальный срок реализации проекта. Не учитывая на данном этапе ограничения проекта по ресурсам.

Структура ресурсов проекта – людские, механизмы, материалы, финансы. Обычно в компаниях ведутся электронные справочники ресурсов компании с описанием их основных характеристик: стоимости, производительности, доступного количества. Для некоторых типов ресурсов можно задавать календари их использования и т.д.

Матрица назначений – какие ресурсы, каких типов, каким образом используются на работах проекта.

В системе хранятся данные о потребностях работ в ресурсах, свойствах и количестве ресурсов, календарный план работ. Менеджер производится назначение ресурсов на задачи проекта и пересчет календарного плана проекта с учетом ограничений на ресурсы.

Решается классическая дилемма: увеличить срок реализации проекта или увеличить стоимость проекта за счет привлечения дополнительных мощностей.

Собственно оптимизация использования ресурсов заключается в следующем - для разных типов ресурсов решаются разные управленческие задачи:

Для людских ресурсов и механизмов необходимо обеспечить равномерную загрузку (экскаватор не может работать одновременно в двух места, но его простой также нежелателен).

Для ресурсов типа материал необходимо обеспечить наличие его на объекте в нужное время в нужном количестве.

Удобство динамической модели проекта в СКПК в том, что система хранит не конкретный вариант календарного плана проекта, а набор параметров, характеристик элементов проекта (работы, ресурсы, назначения). Исходя из этого формируются календарные графики, диаграммы, таблицы и т.д. Менеджер проекта, поменяв один из параметров проекта, например, стоимость бетона, автоматически получает измененный план проекта. В данном случае изменится профиль затрат на проект и стоимость всего проекта.

Особенно это важно на этапе контроля реализации проекта. По введенным фактическим данным о выполнении работ, расходовании материалов, сроках - система динамически пересчитывает календарный план проекта. Менеджер может сравнивать плановые и фактические, плановые и прогнозируемые показатели проекта (с учетом реального хода исполнения проекта) и своевременно принимать управленческие решения.

Уровни использования СКПК в строительных компаниях

В системах календарного планирования можно получать данные с различной степенью детализации, что делает возможным использование одного и то же программного обеспечения на различных уровнях управления:

Руководство компании - определение и контроль укрупненных параметров проекта - деньги, сроки,

Менеджер проекта - планирование состава работ, оптимизация использования производственных мощностей, контроль и управление ходом реализации работ по проекту

Службы снабжения - анализ потребности проекта в материальных ресурсах, формирование графиков закупок, поставок материалов.

Финансовые службы - решение вопросов финансирования проекта, контроль затрат, расчет зарплат и т.д.

Исполнители, подрядные организации - ввод или предоставление фактических данных по проекту по установленным формам.

Конечно в конкретных организациях перечень уровней и решаемых на их основе задач может существенно меняться. Но системы календарного планирования позволяют для каждого уровня сформировать свой набор функций, что позволяет строить распределенные системы управления проекта и, соответственно, повышать качество управления.

Выбор СКПК

В настоящее время практически любая система календарного планирования обладает средствами для построения календарного графика работ, стоимостного анализа, получения отчетов. Класс программы уже определяется не количеством работ и ресурсов, которые можно “загнать” в систему, и скоростью пересчета проекта, а мощностью процедур ресурсного планирования, организацией работы в мультипроектном режиме, средствами для интеграции с другими программными приложениями.

На Российском рынке представлены несколько видов программного обеспечения данного класса. Из более простых систем стоит отметить уже упоминавшийся Time Line 6,5 и Microsoft Project 98. Из профессиональных систем - Open Plan Professional и Primavera.

Чтобы сравнить уровень этих системы небольшой пример.

В Microsoft Project 98 в качестве ресурсов можно использовать только людей и механизмы. При этом, соответственно, можно задать календари работы, стоимости назначения, работы, работы во внеурочное время. Можно задать изменение стоимости ресурса во времени и многое другое. Но планирование расходуемых ресурсов типа материал крайне не удобно. Впрочем, при внедрении систем календарного планирования, вопросы планирования материальных ресурсов затрагиваются в последнюю очередь.

В Open Plan Professional возможно планировать ресурсы всех типов. Можно задавать иерархическую структуру ресурсов (например, организационно-штатную структуру компании). Можно определить список квалификаций исполнителей и в дальнейшем планировать на работы не только конкретных исполнителей, но и специальности. Что увеличивает возможности по оптимизации использования ресурсов. Можно указывать альтернативные назначения ресурсов, если конкретного не окажется в наличии и т.д. То есть в профессиональных системах можно с большей вероятностью описать модель проекта, а значит и повысить качество планирования и управления.

Кстати, Open Plan Professional единственная из упомянутых систем полностью локализована (переведена на русский язык).

То, какое программное обеспечение стоит использовать в организации, зависит от многих обстоятельств и, в частности, выбора модели управления проектами в организации. Часто в вопросах выбора нужной именно для вас системы календарного планирования имеет смысл обратиться к специалистам.

Направления интеграции СКПК с корпоративным программным обеспечением.

Успешное функционирование системы календарного планирования существенным образом зависит от полноты и достоверности исходных данных. В то же время, обычно в компаниях уже функционируют различные информационные системы (бухгалтерские, сметные системы, программы материального учета и т.д.), в рамках которых большая часть информации уже существует. Конечно возникает желание объединить и взаимодополнить информационные потоки, порождаемые разными системами. Направления интеграции можно рассматривать по группам:

Финансы

Информация о планируемом профиле затрат по проекту из СКПК может использоваться в системах финансового планирования и анализа проектов и системами бюджетирования компании. И наоборот, данные из этих систем могут являться директивными ограничениями при формировании календарного плана проекта.

Информация об использовании людских ресурсов, об объеме выполненных по проекту работ может быть использована для расчета заработной платы.

Материалы, состав работ

В СКПК нетрудно сформировать график потребности проекта в ресурсах и затем использовать в системах материального учета или снабжения для формирования графиков закупок и поставок.

Информацию о составе работ, необходимом количестве материалов и механизмов можно получить в СКПК из сметных систем.

Нормирование

Сметные системы обычно содержат нормы расходования материалов на различные виды работ, производительности машин и механизмов, единичные стоимости материалов. Но часто эти данные настолько не соответствуют сегодняшним реалиям, что использовать их для реальных расчетов нельзя. Многие компании идут по пути создания своих ведомственных нормативных баз и интеграции их с системами календарного планирования.

Тем не менее, реализация связи сметных программ с СКПК привлекает большинство строительных компаний, занимающихся внедрением у себя систем календарного планирования

Пример реализации связи между сметной системой и СКПК

Идея упомянутой связки не нова и существует в разных вариантах. Основные возможности ее можно рассмотреть на примере модуля экспорта данных из сметной системы WinАВеРС, разработанного совместными усилиями компании Эрти-Soft, производителя WinАВеРС и консалтинговой компании в области управления проектами A-Project.

В настоящее время такой модуль работает со следующими системами управления проектами:

Microsoft Project 98

Time Line 6.5

Open Plan Professional

Результирующий файл проекта содержит в себе следующую информацию:

список задач (этапов работ) и их параметры

список ресурсов (материалы и механизмы) и их параметры

назначения ресурсов и их параметры.

Большинство систем календарного планирования не позволяют стандартно планировать объемы работ в терминах физ. Объемов. Поэтому для сохранения информации об объемах работ и нормах в СКПК используются дополнительные пользовательские поля.

Предлагаемый механизм передачи данных из сметы позволяет значительно сократить время создания плана строительного проекта, поскольку отпадает необходимость ввода значительного объема входной информации.

Но после переброски данных в СКПК необходимо произвести ряд дополнительных действий по формированию календарного плана проекта:

задать логические связи между работами,

добавить людские ресурсы, так как в сметных программах в ресурсы не включены исполнители,

произвести назначения людских ресурсов на проект и пересчитать длительность работ проекта с учетом производительности ресурсов и единичной трудоемкости и объемов работ.

Уже отмечалось, что в различных программах календарного планирования существуют разные возможности по описанию ресурсов и способов их назначения на задачи проекта. Соответственно, для разных СКПК разработаны специальные наборы процедур и форм, для оптимального использования полученной из смет информации.

В профессиональной системе календарного планирования Open Plan производится разбиение ресурсов на возобновляемые (механизмы) и расходуемые (материалы), что позволяет в дальнейшем корректно проводить ресурсное планирование. В упрощенную систему типа Microsoft Project не всегда есть смысл перебрасывать список материалов.

Список литературы

Трубицын Юрий. Системы календарного планирования проектов.