3.3. Документация и учет кассовых операций
3.3.1. Порядок ведения кассовых операций в Республике Беларусь
Для приема, хранения и расходования наличных денег предприятие имеет кассу. Учет кассовых операций регламентируется Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь от 31 июля 1996 г. № 90 и последующими изменениями и дополнениями.
Расчеты между субъектами хозяйствования и физическими лицами, вытекающие из гражданско-правовых отношений, производятся как наличными деньгами, так и безналичным путем в соответствии с законодательством.
Расчеты физических лиц с субъектами хозяйствования за товары и услуги расчетными чеками и чеками из чековых книжек являются безналичной формой расчетов на потребительском рынке.
Порядок учета движения чеков в уплату за товары и услуги регулируется отдельными правилами, принимаемыми Национальным банком Республики Беларусь.
Наличные денежные средства могут быть получены субъектами хозяйствования, физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в учреждениях банков, в которых открыты соответствующие счета, на цели, установленные законодательством Республики Беларусь.
Наличные деньги, полученные в банке субъектами хозяйствования, физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, расходуются на те цели, на которые они получены.
Субъекты хозяйствования, физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица и применяющие наемный труд, могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных учреждениями банков, в которых открыты их счета. Субъекты хозяйствования, за исключением физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, не применяющих наемный труд, обязаны ежегодно представлять в обслуживающее учреждение банка заявку для установления лимитов остатка кассы, порядка и сроков сдачи денежной выручки, размеров ее использования. Учреждения банков на основании указанных расчетов по согласованию с руководством субъектов хозяйствования, физическим лицом, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, устанавливают предельный остаток (лимит) наличных денег в кассах, порядок и сроки сдачи денежной выручки, а также размеры ее использования в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Предельный остаток кассы, порядок и сроки сдачи выручки для обособленных подразделений, входящих в состав субъекта хозяйствования, физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труд', независимо от того, состоят или не состоят они на самостоятельном балансе, устанавливается для каждого из них субъектом хозяйствования, физическим лицом, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, по согласованию с учреждением банка с учетом особенностей осуществления уставной деятельности и доводится до них приказом по субъекту хозяйствования, физическому лицу, осуществляющему предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда. Лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная в учреждение банка денежная наличность — сверхлимитной для субъектов хозяйствования, физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, не представивших расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе в обслуживающее учреждение банка в срок, определенный обслуживающим банком. Лимит остатка кассы может быть пересмотрен в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и др.) субъекта хозяйствования, физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, а также с договором банковского счета.
Всю денежную наличность сверх установленного лимита остатка кассы, а также в случае неустановленного лимита, субъекты хозяйствования, физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, обязаны сдавать в обслуживающие учреждения банков» на свой расчетный счет в порядке и сроки, согласованные с этими учреждениями.
Субъекты хозяйствования, физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленного лимита остатка кассы только для оплаты труда (заработная плата), социальных выплат, стипендий, пенсий, дивидендов и только на срок не свыше 3-х рабочих дней (для колхозов, органов государственного управления, расположенных в, сельской местности, — не свыше 5 рабочих дней), включая день получения денег в учреждении банка либо день наступления установленного срока их выплаты при использовании по согласованию с обслуживающим банком выручки на эти цели. По истечении этого срока неиспользованные по назначению суммы наличных денег сдаются в учреждения банков, и в последующем указанные средства выдаются в очередности, установленной законодательством Республики Беларусь и разрабатываемыми в соответствии с ним банковскими правилами очередности платежей со счетов субъектов хозяйствования, физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица. Выдача денег субъектам хозяйствования, физическим лицам, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица и открывшим счет в банке, на оплату труда (заработная плата), социальных выплат, пенсий, выплату стипендий, дивидендов производится обслуживающими банками в сроки, установленные в соответствии с законодательством Республики Беларусь, коллективными (трудовыми) договорами. Если в коллективном (трудовом) договоре, соглашении срок оплаты труда (заработная плата) предусмотрен не в один, а в несколько дней, обслуживающий банк по письменному согласию руководителя субъекта хозяйствования, физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, устанавливает, в какие конкретно дни субъект хозяйствования, физическое лицо осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, будет получать деньги на оплату труда.
Выдача наличных денег для расчетов с увольняемыми работниками и уходящими в отпуск, а также в случаях, предусмотренных законодательством, производится независимо от установленных субъектом хозяйствования, физическим лицом, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, сроков выплаты заработной платы.
Субъекты хозяйствования, физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица и открывшие счета в банке, используют наличные денежные средства, поступившие в их кассу от деятельности, предусмотренной уставом, по согласованию с обслуживающим банком, на цели, определенные законодательством.
Субъекты хозяйствования, физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, не имеют права накапливать в кассах наличные деньги для осуществления предстоящих расходов (в том числе на заработную плату, оплату труда, дивиденды, социальные выплаты, стипендии, пенсии) до установленного срока их выплат.
Заимствование денежной выручки одними субъектами хозяйствования у других, имеющих постоянную денежную выручку от реализации продукции (работ, услуг) за наличный расчет, производится в соответствии с законодательством Республики Беларусь на цели, предусмотренные уставной деятельностью, на основе договоров между субъектами хозяйствования по согласованию с обслуживающими эти субъекты хозяйствования учреждениями банков и Главными управлениями Национального банка в порядке, установленном Национальным банком.
Ответственность за соблюдение требований Правил ведения кассовых операций возлагается на руководителей субъектов хозяйствования, главных бухгалтеров, руководителей финансовых служб и кассиров, само физическое лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица. При этом руководители и главные бухгалтеры субъектов хозяйствования, физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, за грубые нарушения Правил ведения кассовых операций привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Грубым нарушением Правил ведения кассовых операций являются систематические нарушения:
— порядка расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования, физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица;
— порядка хранения свободных денежных средств и накопления в кассах наличных денег сверх установленных лимитов;
— порядка оприходования в кассу денежной наличности;
— нецелевого использования наличных денег, полученных из касс банков;
— порядка заимствования наличных денег другим субъектам;
— порядка использования выручки на собственные нужды;
— порядка приема и выдачи наличных денег и оформления кассовых документов;
— порядка ведения кассовое ^.шги и хранения денег.
Систематическими нарушениями следует признавать выявленные два и более нарушений одной из вышеперечисленных кассовых операций в ходе проверок, произведенных в течение календарного года, независимо от того, налагались ли ранее за такие нарушения взыскания.
За нарушения требований Правил ведения кассовых операций применяются следующие штрафные санкции:
1. За осуществление расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования сверх установленных норм взыскивается в доход соответствующих местных бюджетов штраф в 2-кратном размере суммы произведенного платежа с каждого субъекта, участвующего в расчетах, плательщиков и получателей.
В двухкратном размере суммы произведенного платежа также взыскивается штраф с субъектов хозяйствования в следующих случаях: при отсутствии разрешения руководителя обслуживающего банка о проведении субъектом расчетов наличными денежными средствами, даже если общая сумма сделок не превысила установленный Временным порядком нормализации расчетов между субъектами хозяйствования в Республике Беларусь (утвержден Указом Президента Республики Беларусь от 5.10.1994 г. № 135) предел. Разрешение на проведение расчетов субъектами хозяйствования наличными денежными средствами до 50 минимальных заработных плат в месяц должны иметь все стороны, участвующие в расчетах, за исключением физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица независимо от наличия счета в банке;
при превышении субъектом хозяйствования (за исключением физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, независимо от наличия счета в банке) в расчетах предела, разрешенного руководителем обслуживающего банка, в случае, если сумма платежа при этом не превысила установленный Временным порядком (от 5.10.1994 г. № 135) предельный размер расчетов наличными денежными средствами; при совершении субъектом хозяйствования в течение месяца нескольких сделок, в общей сумме превышающих установленный Временным порядком предел, с субъекта, допустившего превышение, штраф взыскивается в двойном размере от всей суммы произведенных за месяц платежей (данная норма распространяется на субъекты хозяйствования всех форм собственности);
2. За несвоевременное оприходование в кассу денежной наличности:
до 2 рабочих дней взыскивается штраф в размере 100% несвоевременно оприходованной суммы;
свыше 2 рабочих дней взыскивается штраф в 3-кратном размере несвоевременно оприходованной суммы.
Штраф зачисляется в доход соответствующих местных бюджетов.
3. За несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств и
накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов взыскивается штраф в доход соответствующих местных бюджетов в размере 25% от суь мы выявленного за каждый день превышения лимита остатка кассы. При каждом последующем установлении превышений лимита остатка кассы проверками, произведенными в течение календарного года со дня установления нарушения, штраф взыскивается в двойном размере от суммы выявленного за каждый день превышения лимита остатка кассы.
4. За незаконное позаимствование наличных денег другим субъектам взыскивается штраф в размере 20% от суммы нарушения в доход местных бюджетов:
при использовании выручки на собственные нужды без согласования с обслуживающим банком, а также сверх установленных банком размеров;
при несоблюдении порядка выдачи наличных денег под отчет, срока использования сумм, выданных под отчет, выдаче наличных денег под отчет без полного отчета по ранее выданным суммам.
В случае установления нарушения банком 50 % штрафа направляется в доход соответствующих бюджетов и 50 % — в доход банка, установившего нарушения.
5. За нецелевое использование наличных денег, полученных из касс банков, взыскивается штраф в размере 10% от суммы нарушения в доход соответствующих местных бюджетов. При установлении нарушений банком 50% штрафа направляется в доход соответствующих бюджетов и 50% — в доход банка, установившего нарушения.
6. За другие нарушения кассовой дисциплины, ведущие к сокрытию перелимитов остатков касс, взыскивается штраф в размере 25% от суммы нарушения в доход соответствующих местных бюджетов.
7. При выявлении у одного субъекта нескольких нарушений сумма штрафа начисляется и взыскивается по совокупности нарушений.
8. Штрафные санкции налагаются банком, выявившим нарушения, финансовыми, налоговыми и другими контролирующими органами Республики Беларусь, в соответствии с возложенными на них обязанностями.
На основании акта проверки субъекта хозяйствования, произведенной банком, последним выписывается поручение налоговому органу по месту нахождения субъекта для взыскания части штрафа в доход бюджета и распоряжение на взыскание штрафа в доход банка.
9. Пункты 2—6 распространяются на все предприятия, объединения, организации и учреждения, иные юридические лица, их филиалы и представительства на территории Республики Беларусь, основанные на государственной, коллективной, частной формах собственности, а также физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица и открывшие счета в банке.
При проверках субъектов хозяйствования, производимых впервые, и установлении единичных случаев нарушений по пунктам 2—6 вопрос о применении штрафных санкций решается по усмотрению органа, выявившего нарушения.
Кассовые операции осуществляет кассир, являющийся материально ответственным лицом. При приеме на работу издается приказ по предприятию и с ним заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности (табл. 3.4, 3.5). При этом руководитель должен под роспись ознакомить кассира с действующими Правилами ведения кассовых операций (табл. 3.6). Он несет ответственность за сохранность денежных средств, ценных бумаг и других ценностей, находящихся на хранении в кассе. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученных ему обязанностей другим лицам, хранить в кассе наличные деньги и другие ценности, не принадлежащие данному предприятию.
3.4. Учет расчетов с подотчетными лицами
Для учета денежных средств, выданных подотчет своим работникам (состоящим в списочном составе) на административно-хозяйственные и операционные расходы и служебные командировки, предназначен активно-пассивный счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
Денежные средства выдаются под отчет в соответствии с Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь (1996 г.).
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на оплату стоимости проезда к месту командировки и обратно, суточных за каждый день командировки, расходов за наем помещений на срок командировки в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Выдача наличных денег на расходы, связанные со служебными командировками, может быть произведена за счет возврата средств, ранее выданных на эти цели и хранящихся в кассе субъекта хозяйствования, физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, в пределах установленного лимита остатка кассы. Под отчет суммы, выдаются на основании оформленного расходного кассового ордера.
Порядок выдачи наличных денег под отчет заключается прежде всего в обязательном предварительном обеспечении уполномоченных работников авансом на предстоящие хозяйственно-операционные расходы.
В исключительных случаях допускается использование личных денежных средств физических лиц, состоящих в трудовых отношениях, в интересах субъекта хозяйствования, физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, на приобретение товарно-материальных ценностей, оказание услуг в пределах норм расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования, установленных обслуживающим учреждением банка в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Субъекты хозяйствования,'физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, а также отдельных подразделений субъектов хозяйствования, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности субъектов хозяйствования, в размере и на сроки, определяемые руководителя-ми, но не более предельного размера, установленного обслуживающим учреждением банка для расчетов между субъектами хозяйствования наличными деньгами в соответствии с законодательством Республики Беларусь и на сроки:
— не более трех рабочих дней на хозяйственно-операционные расходы, производимые в месте нахождения субъекта хозяйствования, физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда;
— не более десяти рабочих дней на хозяйственно-операционные расходы, производимые вне места расположения субъектов хозяйствования, физического лица. осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда;
— до тридцати рабочих дней в сумме, не превышающей размера одной минимальной заработной платы.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию субъекта хозяйствования, физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные деньги.
К документам, подтверждающим факт приобретения (поступления, изготовления, выполнения) продукции (товаров, работ, услуг), относятся: кассовый чек либо квитанция к приходному кассовому ордеру формы № КО-1 с приложением к ним копии товарного чека, квитанция к отрывному талону формы № 20-ФС, квитанция формы № КВ-1, другие приходно-расходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам. Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим запрещается.
Физические лица, использовавшие собственные денежные средства на покупку товарно-материальных ценностей, оказание услуг, обязаны не позднее трех рабочих дней со дня приобретения составить отчет об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах субъекта хозяйствования. Возмещение средств, использованных физическими лицами в интересах субъекта хозяйствования, физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, производится в установленной законодательством Республики Беларусь и разрабатываемыми в соответствии с ним банковскими правилами очередности платежей со счетов субъектов хозяйствования, физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.
Командировка оформляется приказом (распоряжением) с указанием пункта назначения, наименования предприятия Сорганизации), куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки. Командированному работнику выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем предприятия и скрепленное печатью. При этом срок командировки работника определяется нанимателем и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается с разрешения нанимателя не более чем на 10 дней.
Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.
Расходовать полученные под отчет суммы допускается лишь на те цели, на которые они выданы.
Лица, убывающие в командировки и прибывающие из них, на предприятиях (организациях) регистрируются в специальных журналах.
Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса либо другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда — день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. Если место отправления транспортного средства находится за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда туда. На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени тех предприятий (организаций), в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Если работник специально командирован для работы в выходные или Праздничные дни, компенсация за работув эти дни производится в соответствии с действующим законодательством. В случае, когда по распоряжению нанимателя работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки по решению нанимателя предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.
Вопрос явки на работу в день отъезда в командировку или в день прибытия из командировки решается по договоренности с нанимателем.
Направление в командировку работника, работающего по совместительству, допускается в свободное от основной работы время (при предоставлении подтверждения с основного места работы) или в случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе.
За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок за время командировки. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Пересылка зарплаты командированному работнику по его просьбе производится за счет предприятия.
При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок ему сохраняется на том предприятии, которое его командировало. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям (работам), а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими предприятиями по соглашению между ними.
После возвращения из командировки работник в течение трех дней отчитывается о проделанной работе во время командировки и использовании полученных денег. При этом об использовании денежных средств составляется авансовый отчет. К нему прилагаются командировочное удостоверение с отметками о времени выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и др.
Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, проезду, выплачиваются суточные и другие расходы в соответствии с действующим порядком.
Расходы по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) возмещаются в размере оплаченных счетов (квитанций) и других документов, подтверждающих размер фактически понесенных расходов (кроме случаев, когда командированному предоставляется бесплатное помещение), без представления подтверждающих документов — по нормам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь. Когда в стоимость номера не включены дополнительные услуги (предоставление проживающему телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), то они также подлежат возмещению. Если же в стоимость номера (места) включена стоимость завтрака, суточные возмещаются командированному в размере 70% от установленной нормы.
е.7
Расходы по междугородным телефонным переговорам возмещаются командированным работникам лишь в случае, когда они производились в интересах выполнения служебного задания на основании соответствующих квитанций с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.
Водителям грузовых автомобилей и лицам, командированным вместе с ними, останавливающаяся в соответствии с графиком движения в пути следования на отдых и не представившим оплаченных счетов, расходы по найму жилого помещения за время нахождения в пути подлежат возмещению на общих основаниях (по нормам, установленным Министерством финансов).
Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются в размере стоимости представленных проездных документов (включая страховые платежи и комиссионный сбор). Командированному работнику возмещаются также расходы по бронированию билетов. В исключительных случаях, при отсутствии транспортного сообщения в пределах одного административного района, плата за проезд без представления проездных документов с разрешения нанимателя может быть компенсирована по минималь^ ной стоимости проезда. Подлежат возмещению также расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. Расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями возмещаются командированным работникам при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных или мягких вагонах без предоставления подтверждающих документов.»
Для покрытия дополнительных личных расходов во время нахождения в командировке выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке по нормам, устанавливаемым Министерством финансов Республики Беларусь. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в месте командировки.
При командировании работников на незначительное расстояние от постоянного места работы, вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается нанимателем (оговаривается в приказе о командировании работника) с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.
В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту постоянной работы (но не свыше 40 дней). В случае стационарного лечения в больнице командированному работнику возмещаются суточные расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту работы должны быть удостоверены в установленном порядке.
За время временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности, и эти дни не включаются в срок командировки.
В случае использования командированным работником своих выходных дней в месте командировки до начала или после ее окончания оплата проезда работнику производится на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются.
При командировках за рубеж расходы до момента пересечения границы
Республики Беларусь и обратно возмещаются в установленном порядке. Для оплаты проезда от границы и обратно до границы, за гостиницу в стране пребывания и на личные расходы (суточные) в обслуживающем предприятие учреждении банка командированному работнику деньги обмениваются на иностранную валюту. Валютные средства выдаются в размерах, установленных нормами командировочных расходов в иностранной валюте, утвержденными Минфином, оплата сверх норм производится из чистой прибыли.
Подотчетные суммы на операционные и хозяйственные расходы выдаются в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий по согласованию с учреждениями банка, осуществляющими их кассовое обслуживание.
Сданный командированным авансовый отчет с приложенными оправдательными документами проверяется бухгалтерией и утверждается главным бухгалтером предприятия. Проверяя законность произведенных расходов из подотчетных сумм, бухгалтер одновременно против каждой суммы, приведенной в авансовом отчете, проставляет дебетуемые счета, субсчета и статьи расходов.
В случае непредставления в установленный срок отчетов об израсходован™ подотчетных сумм или невозврата в кассу предприятия остатков неиспользованных авансов бухгалтерия вправе произвести удержание их из заработной платы работников в установленном порядке.
Учет наличия и движения подотчетных сумм обобщается в ведомости № В-5, которая ведется по данным расходных и приходных кассовых ордеров, авансовых отчетов и других документов (приложение 3.29).
В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по счету 71 ведется в журнале-ордере № 7 (приложение 4.6). Он является комбинированным регистром, сочетающим аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка.
При применении сокращенной журнально-ордерной формы учет по счету 71 ведется в журнале-ордере № 03 (приложение 5.3).
Бухгалтерские записи по выдаче и возврату подотчетных сумм см. в разделе 3.3.
Израсходованные подотчетные суммы согласно авансовым отчетам списываются со счета 71 следующими проводками:
К-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами", ж/о 7 (03)
Д-т сч. ^"Материалы" (07, 12-1, 15, 41) — на стоимость приобретения через подотчетных лиц материальных ценностей, а также расходы, связанные с их приобретением, В-2;
Д-т сч. 08 "Капитальные вложения" — на расходы, связанные с выполнением строительно-монтажных работ, перегоном транспортных средств и другими работами, требующими капитальных вложений, В-3;
Д-т сч. 20 "Основное производство" (25, 26) — на суммы расходов, связанных с производством продукции, обслуживанием производства и др., В-3;
Д-т сч. 28 "Брак в производстве" — на суммы затрат, связанных с исправлением внешнего брака у покупателя, В-3;
Д-т сч. 29 "Обслуживающие производства и хозяйства" — на суммы расходов, связанных с выполнением работ, относящихся к непромышленной деятельности предприятия, В-3;
Д-т сч. 31 "Расходы будущих периодов" — на суммы затрат, связанных с выполнением работ, относящихся к расходам будущих периодов, В-5;
Д-т сч. 43 "Коммерческие расходы" — на суммы расходов по командировкам работников, сопровождающих отгруженную покупателям продукцию (если такие расходы, согласно договорным обязательствам, не возмещаются покупателями), по организации рекламы, участию в выставках, ярмарках и других мероприятиях, связанных со сбытовой деятельностью, В-5;
Д-т сч. 50 "Касса" — при сдаче выручки за реализованные товары (продукцию) на рынке, выручки столовых, буфетов, В-4;
Д-т сч. 51 "Расчетный счет" (57) — на сданную выручку подотчетным лицом за реализованные товары (продукцию) на рынке, В-4;
Д-т сч. 56 "Денежные документы" — на стоимость приобретенных марок, талонов, абонементов, билетов и т.п. через подотчетных лиц, В-4;
Д-т сч. .70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" — на удержание невозвращенного остатка подотчетных сумм в пределах, разрешенных законодательством; выдачу заработной платы по трудовому соглашению из подотчетных сумм за выполнение погрузочных, транспортных и других работ по месту командировки работника предприятия, В-8;
Д-т сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" — при отнесении на виновных лиц своевременно не возвращенных подотчетных сумм, В-5;
Д-т сч. 80 "Прибыли и убытки" — на расходы по командировкам, связанным с выполнением работ по ликвидации последствий стихийных бедствий и иных чрезвычайных происшествий, вызванных экстремальными обстоятельствами; списание на убытки подотчетных сумм при невозможности цх взыскания; оплата подотчетными лицами судебных издержек и сборов, В-4;
Д-т сч. 81 "Использование прибыли" — при списании сумм на командировочные расходы, произведенные сверх установленных норм В-4;
Д-т сч. 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" — на суммы невозвращенного остатка аванса, а также суммы, подлежащие удержанию по исполнительному листу, В-5;
Д-т сч. 96 "Целевые финансирование и поступления" — при оплате расходов из подотчетных сумм, связанных с целевыми мероприятиями, В-4.
3.5. Применяемые формы расчетов
В соответствии с Положением о безналичных расчетах в Республике Беларусь (1994 г.) и последующими дополнениями и изменениями безналичные расчеты между предприятиями производятся: платежными требованиями; платежными поручениями; платежными требованиями-поручеиями; чеками; аккредитивами; векселями; инкассовыми распоряжениями; в порядке плановых платежей; зачетов взаимных требований и др.
3.5.1. Учет расчетов платежными требованиями
Платежные требования используются при расчетах через инкассо. Они представляют собой расчетный документ, содержащий требование поставщика (грузоотправителя) и других получателей средств плательщику об уплате определенной суммы через банк.
Инкассо — банковская операция, при которой банк по поручению своего клиента, получает причитающиеся ему денежные суммы от других хозяйствующих субъектов на основании расчетных документов и зачисляет в установленном порядке на счет получателя средств. При этом акцепт требований может быть только предварительным за исключением расчетов за сельскохозяйственную продукцию и продовольствие, где наряду с другими формами расчетов применяются расчеты платежными требованиями с последующим акцептом, что определяется договором между поставщиком и покупателем. Сущность этой формы расчетов заключается в следующем. Н