Использование ЭВМ при управлении предприятием как объективная необходимость
Введение
Автоматизация сопровождает человеческое общество с момента его зарождения, она внутренне присуща его развитию. В методологии ее определяют как замещение процессов человеческой деятельности процессами технических устройств. С каждым новым открытием человек снимал с себя очередную "обязанность" и перекладывал ее на подручные средства, на животных, потом на машины. Появился компьютер, и человеку так захотелось и свою главную функцию переложить на машину, что даже споры разгорелись: может ли компьютер думать? Однако процесс познания нельзя переложить на машину, поскольку именно он направляет развитие. Если познавать будут машины, то и развиваться будут они, а не человек. Императив развития предполагает, что сначала человек должен познать процесс и только потом он сможет переложить его реализацию на машины. Невозможно автоматизировать ни один процесс, пока не получены знания о том, как, а главное, почему его осуществляет человек. Автоматизация идет следом за знанием, но никогда не предшествует ему. Кроме того, нужно понимать, что автоматизация - не самоцель. Она должна служить определенным целям. Российским фирмам она необходима, но, как и во всяком деле, голова должна быть на месте. Иначе автоматизация превратится в бардак и неразбериху, и толку от нее не будет.
Очевидно, что автоматизация "бардака", не нужна. Вопрос надо ставить так: как изменить технологию управления фирмой, чтобы решить задачу выживания предприятия, или задачу улучшения финансовых показателей, или задачу построения стратегически устойчивого предприятия, или задачу контроля над предприятием со стороны собственников. Поставив вопрос таким образом, понимаешь, что без оперативной и достоверной информации решить его невозможно. А откуда берется эта информация - из системы, или собирается вручную - это уже вопрос в каком-то смысле второстепенный. Поэтому немаловажно, с чьей позиции рассматриваются результаты автоматизации. Если задачей автоматизации является повышение управляемости, то, как правило, толк от автоматизации есть!
Использование ЭВМ при управлении предприятием как объективная необходимость
Для развития фирмы необходимо создать определенную структуру, чтобы упорядочить ее деятельность, иначе при стремительных темпах роста через некоторое время может наступить «хаос». Какую-то структуру, вероятно, можно было бы создать и с помощью служебных инструкций и обучения персонала, но тогда в период развития эти инструкции пришлось бы постоянно переписывать, а смена персонала свела бы на нет все усилия. Поэтому лучше, если структура будет заложена в автоматизированной системе, которая будет иметь возможность развиваться вместе с фирмой. Тогда новые сотрудники, приходя на фирму, поневоле будут адаптироваться к существующей системе. Такой взгляд на автоматизацию выявляет основное ее свойство: способствовать систематизации труда персонала на предприятии.
Многие руководители предприятий, поставившие своим сотрудникам задачу внедрить средства автоматизации на фирме, скорее всего, приведут другие аргументы: наладить учет, облегчить работу персоналу, сократить время на подготовку отчетности и т. п. Однако легко показать, что все указанные задачи сводятся к одной - систематизировать труд на предприятии. При кажущейся простоте это самая сложная задача для любого предприятия, и тем более нового, которое взаимодействует с такими же "новичками". Нередко случается, что руководство, не сумев организовать труд на предприятии, надеется, что внедрение автоматизации обеспечит решение этой задачи. В большинстве случаев такие надежды не сбываются. Образно выражаясь, автоматизация — это система с положительной обратной связью: кто работал хорошо, будет работать лучше, кто работал плохо, будет работать если не хуже, то во всяком случае не лучше. Поэтому руководителю, у которого возникло желание внедрить автоматизацию, необходимо ответить на первый вопрос: "Почему у меня возникло такое желание?" Часто предпосылкой автоматизации служат жалобы сотрудников бухгалтерии на то, что они "зашиваются", или складских работников, которые выписывают накладных больше, чем имеется товара на складе. Такие жалобы порождают естественное стремление "расшить узкие места" с помощью компьютера и при этом подешевле. Пойдя таким путем, руководство через некоторое время узнает, что большинство проблем осталось. С помощью компьютера люди стали работать быстрее, но в принципе мало что изменилось, потому что проблема была не столько в деятельности отдельных сотрудников, сколько в обеспечении их взаимодействия.
Здесь необходимо вспомнить о базисных свойствах систем: система, организующая взаимодействие своих элементов, даже без использования технических средств, способна сама выявлять и отчуждать элемент, не отвечающий ее целевой функции. Если, к примеру, на хорошо работающем предприятии с приходом на склад нового сотрудника начали пропадать накладные или обнаруживаться недостачи товара, то руководителю недолго придется размышлять, в чем причина. Но если на предприятии на различных участках спорадически возникают проблемы, то руководству трудно кого-либо винить, так как в данном случае причина не столько в нерадивости отдельных сотрудников, сколько в отсутствии систематизации труда, и вина за это возлагается только на руководство. Понимание этого породило в цивилизованном мире целый класс менеджеров, т. е. организаторов трудового процесса. Мы же только сейчас внедряемся в пространство самоорганизующегося взаимообусловленного взаимодействия. Из-за отсутствия необходимых знаний и опыта сумятица в умах естественным образом порождает сумятицу в терминах, и в результате продавца называют менеджером, магазин - складом, а программу, решающую одну задачку, — системой.
Рано или поздно появляется осознание необходимости уделять специальное внимание организации труда на предприятии. Приходит понимание того, что менеджер не принимает участия в процессе производства (торговля - это тоже производство услуг по продаже товара), а организует этот процесс. И вот когда необходимое понимание реализовалось на предприятии в конкретные решения и появились менеджеры в истинном смысле этого слова, начинается осмысленная деятельность руководства, направленная на систематизацию труда. Возникает необходимость автоматизировать не отдельные рабочие места, а технологические цепочки, после чего встает вопрос об автоматизации деятельности всей фирмы. Наивно при этом думать, что по всему офису будут бегать шустрые роботы и делать всю работу, а сотрудники - с умилением за ними наблюдать. К сожалению, с похожими представлениями об автоматизированном офисе иногда приходится встречаться. Здесь опять происходит путаница в терминах: нарисованная картинка с роботами соответствует автоматическому, а не автоматизированному офису. Автоматизированная система помогает человеку выполнять операции, а не выполняет их за него. Главное при создании систем такого рода — определить, на каких этапах технологического процесса должен принять решение человек-оператор. Для этого необходимо отчетливо представлять весь технологический процесс, затем следует организовать труд людей в соответствий с данным знанием и уже после всего можно думать об автоматизации. Персонал должен знать: откуда и в каком виде он получает начальные условия для совершения операции; алгоритм или способ совершения своей операции; какой результат и в каком виде он должен получить; кому и что передать при завершении данной операции. Казалось бы, чего проще... Однако все это просто понять, когда речь идет о конвейере и рабочему необходимо завернуть одну гайку, которая у него под рукой. В системах организационного управления все несколько сложнее.
Готовность предприятия к использованию автоматизированной системы управления
Когда результат одной операции однозначно определяет начальные условия следующей операции, то операция линейная, для человека же она представляется рутинной. Например, один сотрудник выписал накладную клиенту для получения товара, а другой должен на складе выдать товар по этой накладной. Затем сотрудник в бухгалтерии обязан учесть расход данного товара с данного склада данному клиенту. Эта операция тривиальна, когда она однозначна. Если же однозначность отсутствует (как это бывает в реальной жизни), то необходимо определить точки принятия решения и ответственность за принятое решение. Если не касаться перспектив использования в этих точках интеллектуальных систем, то в общем случае ответственность за принятое решение лежит на человеке. Посмотрим на примере, где человеку необходимо принимать решения или, что, в общем, одно и то же, нести ответственность.
1. Сотрудник выписал накладную клиенту, который не оплатил товар.
2. Накладная выписана на товар, которого нет на складе.
3. Накладная выписана на количество товара, превышающее его наличие.
4. Накладная выписана не на тот товар, который заказал и оплатил клиент (другой артикул, например).
5. Клиент не пришел на склад за товаром по выписанной накладной.
6. Клиент отказался получать товар или его часть из-за обнаруженных дефектов.
7. По просьбе клиента на складе ему вместо товара, указанного в накладной, выдали другой товар, к тому же отличающийся по цене.
8. Клиент потерял накладную по пути на склад.
9. Кладовщик неправильно оприходовал товар по количеству и номенклатуре.
10. Кладовщик похитил или укрыл товар.
11. Кладовщик ошибся при отпуске товара.
12. Кладовщик потерял накладные.
Здесь перечислены далеко не все возможные ситуации в этой простой цепочке операций. Нестандартные ситуации влекут за собой потери времени или денег. Сокращая время на их разрешение, или предотвращая их, мы экономим деньги. Однако нам нечего будет экономить, если персонал не будет знать, как отрабатывать стандартные ситуации, а тем более нестандартные.
Если персонал это знает, то независимо от использования средств автоматизации на предприятии труд систематизирован. В таком случае даже использование автономных средств автоматизации принесет ощутимый результат. Для подобных предприятий легко создавать АСУ, беда только в том, что таких предприятий крайне мало. Большинство предприятий характеризуется той или иной энтропией. Поэтому прежде чем начать автоматизацию, следует оценить степень систематизации труда на предприятии и, насколько это удастся, свести труд отдельных людей в систему.
Организацией труда на предприятии призваны заниматься менеджеры. Помимо общего знания о технологических процессах, они имеют конкретный опыт работы на данном предприятии, так как именно им приходится разрешать нестандартные ситуации. Идеальный вариант, когда на предприятии один менеджер и он же - директор (да к тому же и владелец). Тогда ему достаточно делового набора Microsoft под Windows и пакета элементарных программ для сотрудников. К сожалению, такой идеальный вариант может быть реализован только в очень маленькой фирме с толковым и энергичным владельцем. Однако в большинстве же случаев владельцу -индивидуальному или коллективному — приходится организовывать труд на предприятии с привлечением менеджеров по найму.
Лемма*. Если на предприятии больше одного менеджера, то их больше двух, ведь двоим нужен третий, чтобы разделить сферы ответственности. Так на предприятии возникает структура системы управления. Даже в самом простом случае мы получаем трехуровневую иерархическую систему управления.
Предположим, что в какой-то момент на предприятии создана оптимальная система управления (речь идет о "живой", человеческой, а не об автоматизированной системе управления). Понятно, что предприятие не сможет сколь угодно долго жить с этой системой управления, так как внешние условия непрерывно изменяются, и эти изменения должны отражаться в системе. Поэтому необходимы средства поддержания системы и обеспечения ее развития без потери свойств системности.
К сожалению, средства поддержания системы управления, будучи включенными в саму систему, имеют тенденцию по мере роста числа элементов системы порождать побочные информационные потоки, которые со временем способны подавить основные. Этот процесс ведет к деградации организации. Попробуем показать, какова его связь с проблемой автоматизации. Начнем с последнего этапа развития организации, когда система организационного управления практически подавила производственные структуры и начинается процесс деградации. Может показаться, что именно в этот момент необходимо ставить вопрос о внедрении системы автоматизации на предприятии. Так как объем информации стал чрезвычайно велик и без помощи компьютеров его не обработать, то необходимо приглашать команду "автоматизаторов", которые исследуют информационные потоки, направят их в компьютерные "русла", "обвяжут" сетями, и справки и сводки будут вылетать на столы руководителям, как газетные листы из печатного станка. Наш же опыт показывает, что в такой ситуации никакая автоматизация не поможет. Кто будет ставить задачу "автоматизаторам"? Те же менеджеры и руководители отделов, которые захлебываются в потоке информации. Но когда начинается обследование их деятельности, то выясняется, что их работа заключается в проверке результатов предыдущей операции или их интерпретации для вышестоящего контролирующего звена. Подобные звенья в системе многократно дублируют исходную информацию и, следовательно, порождают обвальные информационные потоки. Но они никогда не сознаются в этом и будут уверять в абсолютной необходимости и сложности их труда.
Теперь предположим, что молодая фирма, только что набравшая сотрудников (да и то не всех), решила сразу оснаститься по высшему классу, а уж потом думать, что и как она будет делать. Такая ситуация встречается не так уж редко. И в этом случае затраты на автоматизацию не приводят к оптимальному результату. Формирование "живой" системы требует определенного времени и усилий конкретных людей с их личным опытом и знаниями. Сам процесс формирования системы носит отпечаток личностей, в нем участвующих, и поэтому противоречив. В общем случае для такой фирмы рано создавать систему автоматизации. С большой степенью вероятности через некоторое время данная система перестанет быть адекватной "живой" системе, которая неминуемо сформируется, если фирма будет эффективно работать. Итак, как всегда, истина лежит посредине. Фирма готова к автоматизации, когда деятельность отдельных элементов в ее "живой" системе начинает стабилизироваться: направление определено, состав менеджеров минимальный, но функционально полный, показатели деятельности фирмы стабильно растут. Теперь перед руководством фирмы встает вопрос: «Создавать самим или заказать на стороне систему автоматизации фирмы?».
Преимущества разработки автоматизированной системы управления специализированной фирмой
В большинстве случаев целесообразно заказывать систему на стороне, а не создавать собственное подразделение разработчиков. Почему так происходит, рассмотрим ниже.
Нередко случается так, что руководство нанимает "околокомпьютерного мальчика", который приносит кучу дискет, на которых записано множество "неофициально" полученных пакетов программ (от редакторов текстов до пакетов трехмерной графики). После этого устанавливают на компьютеры весь этот ворох программ, который венчает легально приобретенная бухгалтерская программа, к примеру "Финансы без проблем". Теперь можно сказать, что офис компьютеризован. Бог в помощь такому руководителю и процветания его фирме!
Но бывает и иной подход. Руководитель дает объявление, что примет на работу людей, умеющих то–то и то-то, и такие люди находятся. Перед ними ставится задача создать автоматизированную систему для управления предприятием... хорошую, очень хорошую, самую лучшую. Не исключено, что это будет "новое платье короля". Более того, нередко так и бывает. Но предположим, что система вышла на славу. Так могло получиться, только если в процессе работы сложился дружный творческий коллектив. Но работа у данного заказчика закончилась. Что предстоит такому коллективу разработчиков, неужели его деятельность ограничится внесением эпизодических улучшений в созданное изделие? Скорее всего, разработчики попрощаются с заказчиком и будут создавать аналогичные изделия для других. А с чем же останется наш заказчик? Так как работа производилась его персоналом, то никаких гарантийных обязательств по этой работе у него не осталось. Со всеми пожеланиями о доработках ему придется обращаться к самостоятельному коллективу и, как говорится, за отдельную плату. Следует вывод, что, пойдя по пути самостоятельной разработки, к тому же при очень малой вероятности хорошего результата, заказчик получает то, от чего хотел уйти.
Кратко обозначим основные преимущества внешнего разработчика, которые свойственны ему по определению.
Профессионализм. Внешний разработчик интегрирует не только опыт многих разработок, но и многих "живых" систем, которые ему пришлось автоматизировать.
Реализм. Разработчик должен отчетливо представлять степень реализуемости задания, тем самым предохраняя заказчика от неоправданных затрат финансов и/или времени на нереализуемые проекты. Это, на наш взгляд, самое важное преимущество.
Ответственность. Внешний разработчик несет перед заказчиком юридическую и финансовую ответственность за разработку в полном объеме (в отличие от собственного разработчика).
Экономическая целесообразность. Разработку системы может выполнить только подготовленный коллектив, имеющий концептуальные, инструментальные и технологические наработки. На оснащение, обкатку и наработку всего этого уходит немало времени и средств. Поэтому при относительно небольших планируемых сроках (до двух лет) на эту работу и разовом ее характере на данном предприятии разработка внешним исполнителем будет стоить дешевле, чем собственным. В некоторых случаях могут быть варианты, но это требует детального анализа.
К созданию своих коллективов разработчиков обычно тяготеют те фирмы, которые сами специализируются в этой или близких областях. Собирая или приглашая к себе коллектив разработчиков, фирмы чаще всего имеют в виду, что, выполнив работу для них, данный коллектив впоследствии создаст рыночный продукт, который окупит разработку и сохранит коллектив для последующих усовершенствований созданной программы. Конечно, резон в таком подходе есть, и существуют примеры успешной его реализации. Однако в общем случае стимулы у коллектива, который находится на постоянной зарплате в организации, гораздо менее сильные, чем у фирмы, привлеченной для выполнения конкретной работы за конкретное вознаграждение. Есть еще один психологический момент, связанный с разработкой, выполненной собственным коллективом. После того как работа выполнена и ее стали использовать на предприятии, база данных системы начинает очень быстро насыщаться информацией. Если концепция и средства разработки были выбраны неправильно, то это ведет к стремительному падению эффективности ее применения. Руководство в этом случае требует ее доработки, даже когда оно уже понимает, что неправильна сама концепция системы. Слишком тяжело принять решение о создании или приобретении новой разработки и тем самым признать свою прежнюю ошибку.
Автоматизация учета или учет на базе автоматизации?
Главная цель и к тому же первый результат системной автоматизации в области организационного управления — это нормальный учет.
Основное предназначение учета — сформировать базис данных о состоянии предприятия. При этом речь идет не только об учете товаров, но и о состоянии всех данных, характеризующих предприятие (количество товара на складе, в пути, сколько товара заказано, оплачено, выписано, разрешено к отпуску, сколько отпущено, отпущено в кредит, за наличную оплату, сколько возвращено по рекламациям и т. д.). И этот далеко не полный перечень относится к товарам, а ведь есть еще основные средства, "малоцен-ка", производственные запасы, договорные отношения с обязательствами, отношения с персоналом, с представителями бюджета, частные отношения руководителя фирмы. Все аспекты производственной деятельности, как в зеркале, находят отражение (хотя порой своеобразное) в бухгалтерии предприятия. Предприятию необходима бухгалтерия, чтобы увидеть недостатки в работе и устранить их. Отсюда главное и, пожалуй, единственное назначение бухгалтерии - отражать фактическое (!) состояние дел предприятия.
Бухгалтерский учет - прикладная экономическая дисциплина, приобретающая в условиях переходной экономики первостепенное значение для предприятий всех форм собственности и размеров - обеспечивает регистрацию, хранение и обработку информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия. В условиях экономической нестабильности и частой смены нормативных актов государства, правил ведения бухгалтерского учета профессия бухгалтера становится все более престижной, а его роль в управлении предприятием - ключевой. Сложности настоящего времени вынуждают бухгалтеров постоянно совершенствовать квалификацию, отслеживать последние изменения и дополнения к действующим законам и учитывать их в практической деятельности. Бухгалтерский учет в таких условиях гораздо менее формализуется, чем при стабильной экономической ситуации, и от бухгалтера подчас требуется настоящее искусство, чтобы, с одной стороны, не загнать предприятие в угол из-за уплаты налогов, а с другой - формально не нарушить закон и избежать штрафных санкций.
Использование персональных компьютеров для автоматизации бухгалтерского учета является важной составной частью системы информационного обеспечения всей деятельности предприятия. Сам по себе бухгалтерский учет состоит из множества рутинных операций, связанных с многократным выполнением одних и тех же арифметических действий, подготовкой разнообразных по форме отчетных и платежных документов и переносом данных из одних документов в другие. Несмотря на кажущуюся простоту автоматизации бухгалтерской деятельности, не так-то легко получить решение, удобное для неискушенного в применении компьютеров человека. Кроме того, определенную трудность представляет постоянное изменение требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету, увеличивающее потребность в гибких, быстро адаптируемых к новым условиям программных комплексах.
Чем же может помочь российскому бухгалтеру компьютер? Безусловно, компьютерная программа не может заменить грамотного бухгалтера, но она позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы. Кроме того, автоматизированные системы бухгалтерского учета способны помочь подготовить и сохранить в электронном виде первичные и отчетные документы, а также бланки часто повторяющихся форм (платежные поручения, счета-фактуры, приходные и расходные ордера, авансовые отчеты и др.) с уже сформированными реквизитами предприятия.
Часто под бухгалтерией понимают все функции управления финансами предприятия, в том числе планирование, прогнозирование, расчет затрат и т. п., поскольку на небольших предприятиях все эти вопросы зачастую находятся в ведении одних и тех же людей. Когда же разрабатываются средства автоматизации, эти функции необходимо различать. Не зря в структуре управления крупных предприятий существуют помимо бухгалтерии плановый, финансовый, экономический, а иногда и договорный отделы.
Рассмотрим процедуру отпуска товара со склада. Один из основных циклов, включающий данную процедуру, состоит из взаимосвязанных операций. К ним относятся:
1) выписка счета на интересующий покупателя товар;
2) оплата этого счета клиентом;
3) учет в бухгалтерии факта оплаты;
4) выписка расходной накладной на склад, где хранится товар;
5) расходование данного товара со склада;
6) учет в бухгалтерии израсходованного товара.
Попробуем проанализировать некоторые ситуации указанного цикла, из числа тех, которые могут привести к осложнениям при использовании автоматизированной системы.
Рассмотрим вопрос оплаты счета. Если счет оплачен наличными сразу после выписки, то его незачем выписывать. Это обычная продажа, скажем, со склада-магазина. Казалось бы, можно автоматически учесть в бухгалтерии расход этого товара со склада. Но бывают ситуации, когда покупатель, выписав и оплатив товар, не забирает его со склада в течение месяца. И, конечно, дотошный бухгалтер тут же заметит, что можно автоматически формировать кредиторскую задолженность по товару и погашать ее после возвращения накладной со склада. Пока мы рассматриваем идеальный вариант, когда все схемы проводок разработаны и отлажены, это будет верно. Однако введение дополнительного цикла приведет к появлению дополнительных ошибок в бухгалтерии, где их и так бывает достаточно.
Стандартной ситуацией отпуска товара со склада является отпуск, точно соответствующий выписанной накладной. Но кто из коммерсантов не сталкивался с клиентом, который в момент отпуска товара вдруг изменил свое решение? Бывают ситуации когда, придя на склад одной из торговой фирмы, клиент увидит товар, который ему нужнее, чем тот, который оплачен. Просьба произвести замену и принять доплату наличными нередко приводит сотрудников фирмы в оцепенение. Как же это можно сделать, если уже выписан счет, по нему произведена оплата и выписана накладная, которая учтена в бухгалтерии? Только старший менеджер или другой крупный начальник, скрепя сердце, разрешит произвести замену. Он мысленно проклянет подобных клиентов, которые сами не знают, чего хотят. Причиной этому нередко бывает автоматизированная система, в которой оказался реализован только стандартный алгоритм отпуска, не допускающий ветвления.
В другой фирме такая же ситуация не вызывает никакого замешательства. Клиенту тут же переписывают счет с тем же номером, принимают доплату на основании того же счета и выдают товар по новой расходной накладной с тем же номером. Предыдущие документы уничтожаются. И это происходит на фирме нет никакой системы автоматизации.
Говорят ли приведенные примеры о том, что всякая автоматизация плоха? Нет. Плоха та автоматизация, которая ограничивает человека в принятии им решения. Но это к слову.
Несмотря на столь длительное описание процедуры отпуска товара со склада, мы не рассмотрели и десятой части возможных стандартных и нестандартных ситуаций, связанных с этой процедурой. Пока мы не пришли к внедрению в хозяйственную деятельность систем искусственного интеллекта, приходится констатировать, что большинство решений по нестандартным ситуациям надо принимать человеку.
При традиционном способе учета на предприятии бухгалтерия является его центром. В ней сосредотачиваются все факты хозяйственной жизни в денежном выражении. Однако характеризующие их данные не присутствуют в чистом виде. Они выделяются из множества документов, обращающихся на предприятии. Более того, в нашей стране каждая бухгалтерская операция должна быть подтверждена документом, на основании которого она была выполнена. Обратив на это внимание, мы пришли к выводу: пока тот или иной документ о хозяйственной жизни предприятия будет выписываться, как ни автоматизируй бухгалтерию -всегда останется проблема ручного ввода документа. Отсюда будут ошибки при вводе, несогласованность информационных баз, нарушения причинно-следственных связей событий, грандиозные затраты времени на поиск ошибки, вызванной утерей невведенного документа, и т. д. Чтобы этого избежать, необходимо все документы создавать в той же среде, где формируются справки и отчеты по ним. Следовательно, эффективная автоматизация в организационном управлении возможна только тогда, когда она осуществляется в единой системе.
Эта система должна, в первую очередь, формировать базис всех данных, которыми оперируют на предприятии. Если все документы на предприятии будут создаваться в единой электронной среде, то первая и наиважнейшая задача -учет - будет решена автоматически. Когда все сведения, которые могут потребоваться для различных справок и отчетов, находятся в единой базе данных, то задача их интерпретации становится чисто технической. Именно поэтому система, построенная на базисе исходных данных, а не их интерпретаций в виде разнообразных сводов и регистров, становится открытой, т. е. способной к развитию. К примеру, в системе "ЛокОФФИС" в момент ее создания было 750 полей (т. е. атрибутов базы данных). В версии, которая сейчас находится на рынке, этих полей 1200. Скоро, по некоторым предположениям, в версии 2.0 база данных будет содержать уже более 1500 полей. При этом для пользователя системы переход на новую версию "прозрачен", так как ему не надо повторять ввод каких-либо данных. Все справки, которые он мог получить в предыдущих, он найдет и в новых версиях. Для администратора системы процедура перехода на новую версию состоит в экспорте данных из старой базы и импорте в новую.
Большинство программ бухгалтерского учета реализуют те или иные алгоритмы с набором выходных форм, которые до сих пор используются бухгалтерами предприятий, однако эти программы ускоряют их труд, но не изменяют его характера. Весь набор процедур, которые бухгалтер совершает при ручном учете, приходится совершать и при автоматизированном. Иначе и не может быть, если объектом автоматизации является только бухгалтерия. Однако многие виды учета логичнее вести не с помощью бухгалтерской записи, а в естественном виде на месте возникновения учитываемых фактов. Например, если учет отпущенного со склада товара вести на складе, а платежи за товар — в бухгалтерии, при этом и отпущенный товар, и платеж соотнести с получателем товара, то отпадает необходимость в ведении аналитического учета по дебиторской задолженности получателя или кредиторской задолженности перед получателем, но только в том случае, если данные об отпуске товара и платежах за него доступны и актуальны.
Ясно, что такой способ учета проще и точнее. Но для его реализации необходимо все факты хозяйственной жизни предприятия соединить в одной автоматизированной системе. Тогда данные будут естественным путем систематизироваться и накапливаться по мере их возникновения и становиться доступными для анализа. Очевидным следствием такого подхода является использование сети компьютеров с единой схемой базы данных.
Комплексная и системная автоматизация
Основной проблемой, определяющей путь развития автоматизации предприятия, является выбор объекта автоматизации.
Проще всего, конечно, приобрести у разных фирм-разработчиков программы, автоматизирующие те или иные сферы деятельности: бухучет, работу в торговом зале или на складе. Но в этом случае может возникнуть ситуация, когда форматы данных, используемые в одной системе, не будут совместимы с другой, а значит, получить полную картину работы предприятия окажется довольно трудно. Отсюда вытекает, что приобретение программ разных производителей не позволит решить проблемы комплексной автоматизации.
По мере роста числа партнеров, товарооборота, количества складов или розничных магазинов и расстояния от них до центрального офиса требования, предъявляемые к системам автоматизации управленческой деятельности, становятся все более жесткими; они включают в себя единый формат базы данных, полноту функциональных возможностей, необходимость получения информации или данных, актуальных на данный момент времени. Следовательно, встает вопрос о системе комплексной автоматизации деятельности, которая должна обеспечить: •полноту и корректность данных; •гибкость и настраиваемость большинства параметров, отражающих специфику деятельности конкретного предприятия; •высокую надежность и быстродействие; •сохранность информации в базе данных и возможность ее быстрого восстановления; •возможность наращивания и модернизации системы. Соединение складской, бухгалтерской и финансовой систем в единый комплекс является, по мнению многих разработчиков, необходимым условием для реализации на предприятии управленческого учета в режиме реального времени.
При комплексной автоматизации предприятие оснащается набором автоматизированных рабочих мест (АРМ), каждое из которых помогает решению той или иной задачи. АРМ имеет процедуры ручного или полуавтоматического (с дискет) ввода исходной информации, автономно производит ее обработку без привлечения информации из других АРМ. Результатом обработки является выходной документ, который сохраняется в базе данных АРМ или в приписанной ему области общей базы данных. Информационные связи между автономными АРМ разорваны, что дает почву для умышленных искажений, злоупотреблений, небрежности отдельных лиц или обычных ошибок и требует дополнительного контроля и дублирования информации. В системе же разрыв какой-либо информационной цепочки сигнализирует об аварии и локализует ее источник. При системной автоматизации предполагается, что объектом выступает не отдельная задача, а предприятие в целом или его часть, которая сама по себе образует систему.
Есть особенность в создании систем автоматизации организационного управления предприятием. Она заключается в необходимости автоматизировать управление предприятием, внедряя компьютерные средства в существующую систему управления в отличие от технологических автоматизированных систем, которые создаются одновременно с технологией производства. Эта особенность наиболее сильно проявляется при разработке именно СИСТЕМ. А поскольку системы автоматизации организационного управления предназначены для внедрения в существующую систему управления предприятием, то мы дополняем это название термином “интегрированная".
Системный подход требует, чтобы каждый объект или задача рассматривались не сами по себе, а с учетом взаимосвязей и взаимодействия с окружающими объектами и соответствующими задачами. При этом выбор окружения зависит от целевой функции автоматизируемого объекта.
Документы, имманентные (т. е. внутренне присущие) деятельности конторы, будем называть первичными. Внутренние справки, своды, реестры, регистры - это производные от первичных документов, сопровождающих перемещение материальных ценностей и движение денег. Есть еще документы отчетные, которые по сути - те же справки, но представляемые в контрольные органы и поэтому становящиеся документами. Назовем их (вместе со справками) вторичными. Разнообразные справочники, инструкции, положения и т. п. - нормативно-справочная информация. Теперь определим, что составляет базис данных предприятия. Понимая под базисом основные, элементарные, неизменяемые в дальнейшем данные, отражающие факты деятельности предприятия, придем к выводу, что его составляют данные из первичных документов. Вторичные документы и справки формируются на основе данных первичных документов, а нормативно-справочная информация не связана с фактами деятельности предприятия. Здесь необходимо подчеркнуть, что базис составляют именно данные из документов, а не сами первичные документы.
Начиная разработку системы автоматизации управления на предприятии, необходимо определить, что составляет информационное содержание базы данных- основного системообразующего звена в системе. Естественно предположить, что основное содержание базы данных — это определенный нами базис. Базис данных задает схему базы данных автоматизированной системы и ее информационное наполнение.
Возникает вопрос: надо ли хранить в базе данных информ