Псковский Вольный университет

Курсовая работа

MICROSOFT ACCESS

студетов 3 курса факультет информационных систем
Банахова Олега Святославовича
Зуева Юрия Владимировича

Научный консультант: Басин Юрий Абрамович.

г.Псков 1995г.

СОДЕРЖАНИЕ

I. Введение.
II. Access - что это такое.

1. Несколько слов о ...

2. Таблицы.

3. Запросы.

4. Формуляры.

5. Отчеты.

6. Макросы.

7. Модули.
III. Построение небольшой Базы данных.
IV. Небольшая сравнительная характеристика.

1. ВВЕДЕНИЕ.

Перед тем как приступить к изучению СУБД ACCESS рассмотрим несколько основных понятий.

Данные - систематизированная и структурированная каким-либо образом информация. Существуют по крайней мере три модели данных: иерархическая, сетевая, реляционная.

Модели данных - представление данных и их взаимосвязей, описывающих понятия проблемной среды. Модели данных используются как для концептуального , так и для логического и физического представления данных.

В данной работе мы будем рассматривать только логическое представление данных, т.е. с точки зрения прикладного программиста и пользователя. С их точки зрения данные делятся на записи, те в свою очередь делятся на поля, и между полями, а так же и между записями могут быть установлены различные связи.

Поле - основной и минимальный элемент данных.

Запись - несколько полей.

Связи - логические взаимосвязи между записями или полями.

Иерархически структурированные данные состоят из нескольких записей одна из которых определена как корневая. Примером иерархической модели могут служить деревья:

Где КЛИЕНТ, ЗАКАЗ, ТОРГОВЫЙ АГЕНТ являются записями (КЛИЕНТ - корневая запись), НОМЕР, ФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО - поля записи КЛИЕНТ, линиями показаны связи.

Дерево - ориентированный граф(граф - пара множеств, одно из которых описывает множество вершин, а другое множество связей между ними) где все вершины, кроме корня, находятся в голове только одной дуги, корень не находится в голове ни одной из дуг и связан с вершиной дерева.

Между записями в иерархии могут быть определены связи: “один ко многим”, или “один к одному”, где запись соответствующая элементу “один” указанной связи, определяется как исходная, а соответствующая элементу
“много” - как порожденная.

Сетевая модель подобна иерархической, но является более общей моделью, в том смысле, что между записями присутствуют связи “много ко многим” и “много к одному”, а так же здесь нет корневого узла, т.е. любая запись может быть корневой.

Сетевая модель:

Где КЛИЕНТ, ЗАКАЗ, ТОРГОВЫЙ АГЕНТ являются записями, НОМЕР, ФАМИЛИЯ,
ИМЯ, ОТЧЕСТВО - поля записи КЛИЕНТ, линиями показаны связи.

Реляционная модель данных является одним из самых простых видов представления информации и самой легкой концепцией для понимания. Эта модель представляет собой данные упорядоченные в таблицы, чаше всего двухмерные. Таблицы такого вида называются отношениями (реляциями) и каждая таблица представляет собой отдельный файл.

Реляционная модель:

Строка Столбец

|НОМЕР - КЛИЕНТА|ФАМИЛИЯ - КЛИЕНТА |ИМЯ - КЛИЕНТА |ОТЧЕСТВО - КЛИЕНТА |
| | | | |
| | | | |

Поле

|НОМЕР - |НАЗВАНИЕ - |ТОРГОВЫЙ АГЕНТ |
|ЗАКАЗА |ЗАКАЗА | |
| | | |
| | | |

|НОМЕР - ТОРГОВОГО АГЕНТА|ФАМИЛИЯ |ИМЯ |ОТЧЕСТВО |ПОСТАВЛЯЕМЫЙ ТОВАР |
| | | | | |
| | | | | |

Каждая таблица состоит из столбов, строк каждому столбцу присвоено однозначное имя, один элемент столбца называется полем, а строка называется записью. Данный пример показывает, что и сетевая модель, и иерархическая могут быть приведены к реляционной.

Структурированные таким образом данные могут хранится в ЭВМ в виде
Баз Данных. База данных может быть определена как совокупность предназначенных для машинной обработки и хранения данных, которые могут использоваться одним или несколькими пользователями.

В зависимости от рассмотренных выше моделей данных базы данных могут быть иерархическим, сетевыми и реляциоными. Дальше мы будем рассматривать только реляционные базы данных.

С базами данных неразрывно связано такое понятие как СУБД.
СУБД(система управления базами данных) - программа которая управляет данными, осуществляет хранение, извлечение, поиск, редактирование информации хранимой в базе данных. СУБД также подразделяются на иерархические, сетевые и реляционые в зависимости от данных которые они обрабатывают. Существуют множество различных СУБД: IMS, СЕТОР, ORACLE,
CLIPPER, FOX PRO, ACCESS. В данной работе мы рассмотрим только MICROSOFT
ACCESS.

2. MICROSOFT ACCESS.

Несколько слов о ...

Microsoft Access - это интерактивная реляционная СУБД(relational database management system - RDBMS ) для WINDOWS . Это программа, которую
Вы можете использовать для хранения и извлечения данных в зависимости от отношений, которые Вы установили. Работа с ней упрощена посредством манипулятора мыши. Графические возможности оболочки производят большое впечатление при изготовлении высококачественных отчетов и распечаток. Все это благодаря поддержки True-type шрифтов и встраивания OLE- объектов(Object Linking and Embeding) в рамках среды WINDOWS. OLE - объект представляет собой ссылку на определенную информацию, которая остается в своей первоначальной форме. OLE-объектом может быть EXCEL - таблица,
Paintbrush - иллюстрация или Sound - файл.

Новинкой программы Access является Cue Cards - Система суфлирования.
Это обучающая система, предоставляющая пользователю рекомендации по выходу из реальных ситуаций при решении прикладных задач. При знании английского языка пользователь всегда сможет получить подсказку о том, что следует делать далее.

Access также предоставляет в распоряжение пользователя механизмы работы с базами данных различных форматов. К примеру, можно прямо обращаться к базам данных dBASE, Paradox или Btrieve без конвертирования их в формат, используемый Access. В состав пакета Access также входит язык Access Basic (встроенный диалект языка Visual Basic ), дающий возможность формирования специализированных систем управления базами данных.

Теперь перейдем к более подробному рассмотрению системы Access.
Основными понятиями или объектами этой системы являются: таблицы, запросы, формуляры, отчеты, макросы и модули. И конечно же главным понятием будет база данных (database).

База данных это набор данных, который связан с определенной темой или назначением. Когда Вы создаете базу данных в Microsoft Access, Вы создаете один файл, который содержит все таблицы, запросы, формуляры, отчеты и другие объекты, которые помогают Вам использовать информацию в базе данных. Для создания базы данных необходимо выполнить следующие шаги
:
. Активизируйте окно Microsoft Access и выберите в меню File директиву New

Database (или щелкните кнопкой New Database в строке пиктограмм).

Microsoft Access высвечивает диалоговое окно New Database и автоматически дает имя Вашей базе данных , которое Вы можете заменить.
. В строке File Name, напечатайте Ваш вариант имени базы данных. Оно может содержать до 8 символов без пробелов. Microsoft Access автоматически добавляет расширение .MDB к имени Вашей базы данных, если Вы этого не сделали.
. Если Вы хотите хранить базу данных в определенном месте выберите соответствующую директорию в списке директорий Directories list.
. Нажмите на кнопку OK.

Microsoft Access создает пустой файл базы данных и открывает окно базы данных Database window.

Окно Базы данных:

Созданную базу данных можно наполнить объектами различного рода и выполнять операции с ними. Но с базой данных можно выполнять операции как с неделимым образованием. Все операции такого рода - операции управления базой данных - сосредоточены в меню File прикладного окна Access или в окне базы данных. Например, операция открытия базы данных включает следующие шаги:
. Если необходимо, активизируйте Microsoft Access.
. Из меню File выберите директиву Open Database (или щелкните кнопкой Open

Database в строке пиктограмм ). Microsoft Access высвечивает диалоговое окно Open Database.
. В строке File Name выберите соответствующее имя базы данных, предварительно выбрав соответствующую директорию в списке директорий

Directories list и соответствующий накопитель в строке Drives.
. Нажмите на кнопку OK.

Microsoft Access высветит окно соответствующей базы данных. При открытии базы данных можно ограничить возможные операции с базой данных только чтением и ограничить круг пользователей, имеющих доступ к базе данных только собственной персоной. Такие ограничения могут оказаться полезными, если база данных эксплуатируется в многопользовательской системе. Если необходимо только просмотреть базу данных и содержащиеся в ней объекты, но не изменять их, то при открытии базы данных необходимо активизировать контрольный индикатор Read Only (только чтение).

Если необходимо предотвратить изменения данных и объектов данной базы данных со стороны других пользователей, то при открытии базы данных необходимо установить опцию Exlusive (исключительные права).

Базу данных можно подвергнуть сжатию, для этого необходимо выбрать в меню File директиву Compact Database (сжать базу данных). Access создает копию базы данных и по-новому размещает ее на диске. После выбора сжимаемого файла в диалоговом окне сжатия базы данных появляется диалоговое окно цели сжатия(Database to Compact Into), в котором можно выбрать имя для сжатой версии базы данных. Если используется то же самое имя, и база данных оказывается успешно сжатой, то по завершении сжатия Access автоматически уничтожает исходную(несжатую) версию.

Базу данных можно зашифровать для защиты секретной информации от просмотра. Это осуществляется с помощью директивы Encrypt Database
(расшифровать - Decrypt Database). В появившемся диалоговом окне выберите подлежащую шифрованию/дешифрованию базу данных и щелкните на кнопке OK. В результате откроется диалоговое окно целевого файла, где следует указать имя файла, в который будет помещен результат шифрования/дешифрования. Если используется то же самое имя и база данных была успешно зашифрована/расшифрована, то Access автоматически заменяет оригинальный файл на полученный в результате преобразования.

В некоторых ситуациях база данных может оказаться поврежденной. Для восстановления базы данных служит директива Repair Database (восстановить базу данных) в меню File. Эту операцию рекомендуется применять в целях профилактики так как Access не замечает, что база данных была повреждена. В диалоговом окне ремонта нужно ввести имя, директорию и накопитель поврежденной(или подозреваемой в повреждении) базы данных и нажать кнопку
OK. После этого Access займется “починкой” заданной базы данных и спасет то, что еще можно спасти.

Если пользователь закончил работу с базой данных, то ее следует закрыть. Для этого:
. Активизируйте окно базы данных, если это необходимо.
. В меню File выберите директиву Close Database.

Можно закрыть базу данных и с помощью двойного щелчка мышью на кнопке вызова управляющего меню окна базы данных или нажатием клавиш (Ctrl
+ F4).

Таблицы.

Следующим шагом в построении базы данных будет ее заполнение, т.е. создание объектов и присвоение последним необходимых свойств. Какого бы типа ни были Ваши данные, Вам придется хранить их в одной или нескольких таблицах. Таким образом, первым шагом в построении базы данных будет создание таблицы.

ТАБЛИЦА - это набор записей(строк таблицы), состоящих из отдельных полей(колонок таблицы), в которых хранится информация и составляющая, собственно, содержание базы данных.

Таблицы являются основной формой представления информации, содержащейся в базе данных. Без таблицы нельзя спроектировать формуляр, на базе таблиц составляются запросы и отчеты. Создать таблицу можно двумя способами:
1. С помощью Конструктора таблиц.
В окне базы данных щелкните на кнопке Table.
Выберите кнопку New в окне базы данных.

Microsoft Access высветит диалоговое окно New Table.
Выберите кнопку TableWizards(Конструктора таблиц).
В диалоговом окне Конструктора следуйте указаниям по добавлению полей в
Вашей таблице.
6. Без помощи Конструктора.
. В окне базы данных щелкните на кнопке Table (или выберите директиву

Tables в меню View).
. Нажмите кнопку New в окне базы данных.

Microsoft Access высветит диалоговое окно New Table.
. Нажмите кнопку New Table.

Microsoft Access откроет пустое окно проектирования таблицы. Оно будет выглядеть так:

В этом окне задаются характеристики полей, составляющих запись (блок данных) базы, т.е. вводится спецификация записи. В нижней части окна Access выдает справочную информацию о допустимых на каждом шаге проектирования действиях.

Каждому полю, включаемому в запись, приписывается тип данных, определяющий вид информации, которая будет храниться в данном поле. Тип данных вносится в колонку Data Type, причем его можно выбрать из списка доступных типов.

Access различает следующие типы данных полей:
. Text Текстовые поля содержат текст, длина которого не может быть более 255 символов. Реальная длина поля устанавливается с помощью параметра Field Size(размер поля).
. Memo В Memo-полях сохраняется текст длиной до 32000 символов. Поля этого типа данных не могут индексироваться.
. Number Числовые поля содержат произвольные числовые значению. Диапазон допустимых значений определяется параметром Field Size (размер поля).
. Date/Time Поля даты/времени содержат значения даты и времени в диапазоне от 100 до 9999 года.
. Currency В денежных полях можно хранить числа с точностью до 15 разрядов слева от запятой и четырех десятичных разрядов справа от запятой.
. Counter Поле счетчика содержит число, которое автоматически увеличивается Access на 1, когда в таблицу добавляется новый блок данных.

. Yes/No В таких полях сохраняются значения Да или Нет. Поля данного типа не могут индексироваться.
. OLE Object В OLE - полях помещаются объекты, такие как, например,

Excel-таблица или Microsoft Draw - графика, обработанные OLE - сервером.

Размер поля может быть до 128 МБ. Поля данного типа не могут индексироваться.

Характеристики каждого поля определяются рядом параметров(свойств).
Эти параметры объявляют способы обработки, сохранения и индикации данных.
Параметры специфицируемого поля перечисляются в режиме проектирования в нижней части окна таблицы. Набор характеризующих поле параметров зависит от типа данных, выбранного пользователем для данного поля.
. Field Size Размер поля устанавливает максимальную длину текстового поля или способ представления чисел в поле типа Number.
. Format Формат определяет способ представления данных. Наряду с предопределенными форматами допускается использование собственных форматов пользователя.
. Decimal Places Десятичные разряды устанавливают количество разрядов справа от десятичной запятой.
. Caption Заголовок определяет надпись, которая будет использоваться в качестве наименования поля в формуляре или отчете. Если для этого параметра не будет задано никакое значение, то в качестве надписи будет по умолчанию использовано имя поля.
. Default Value Значение по умолчанию устанавливает значение, которое будет автоматически введено в поле при генерации блока данных.
. Validation Rule Ограничение ввода - правило, ограничивающее допустимые для ввода в поле данные.
. Validation Text Сообщение о нарушении - текст возникающий при попытке ввести в поле данные, не удовлетворяющие правилу, сформулированному в

Validation Rule.
. Indexed Признак индексирования.

В готовую спецификацию можно вносить изменения. В частности, можно изменять параметры отдельных полей, добавлять поля в запись в нужных местах и удалять лишние. Но при этом следует постараться внести все исправления в спецификацию до начала заполнения базы данных, т.к. попытка изменить параметры полей, заполненной базы может повлечь за собой потерю или искажение данных.

Переупорядочение полей:
. Выберите поле, подлежащее переразмещению, щелкнув кнопкой мыши в селекторной колонке, расположенной на левом краю окна таблицы.
. Щелкните в селекторной колонке опять и удерживая правую кнопку мыши нажатой перетащите указатель мыши в нужную позицию.

Microsoft Access расположит маркированное Вами поле в новом месте.

Удаление полей.
. Откройте таблицу в режиме проектирования.
. Маркируйте подлежащее удалению поле, щелкнув кнопкой мыши в селекторной колонке.(Или используйте клавиши управления курсором и подведя указатель к соответствующему полю нажмите комбинацию клавиш Shift+Spacebar).
. Из меню Edit выберите директиву Delete Row (или нажмите кнопку Delete Row в строке пиктограмм).

Microsoft Access удалит поле и все его данные из Вашей таблицы.

Вставка полей.
. Установите указатель строки к полю, над которым Вы бы хотели разместить новое поле, с помощью мыши или клавишами управления курсором.
. Из меню Edit выберите директиву Insert Row(или выберите кнопку Insert Row в строке пиктограмм).

Microsoft Access вставит пустое поле над текущей строкой.
. Microsoft Access работает наиболее эффективно, если Вы определили первичный ключ. Первичный ключ таблицы состоит из одного или нескольких полей, которые однозначно идентифицируют каждую запись в Вашей таблице.

Вам следует всегда определять первичный ключ т.к. при этом таблица имеет следующие преимущества:
. мicrosoft Access автоматически создает индекс для первичного ключа. Этот индекс ускоряет процессы запросов и другие операции.
. Когда Вы просматриваете записи, Microsoft Access покажет их упорядоченными по первичному ключу по умолчанию.
. Когда Вы добавляете данные к Вашей таблице, Access не позволит хранить данные с одним и тем же значением первичного ключа. Поэтому Вы можете быть уверены ,что каждая запись уникальна.

Установка первичного ключа.
. Маркируйте поле, которое Вы хотите использовать в качестве первичного ключа. Для объявления нескольких полей первичным ключом, удерживая клавишу Ctrl маркируйте все необходимые поля.
. В меню Edit выберите директиву Set Primary Key (или нажмите кнопку Set

Primary Key в строке пиктограмм).

У полей определенных как первичный ключ слева от строки добавится идентификатор в виде ключа.

В Access-таблицы можно встроить объекты из других поддерживающих интерфейс OLE прикладных программ и связать эти объекты с их родительскими программами.

При встраивании объекта Access сохраняет объект в таблице. Двойным щелчком мышью на объекте запускается прикладная программа, с помощью которой он был изготовлен - в ней можно произвести изменения в объекте.
После завершения работы с родительской программой объект в измененной форме будет сохранен в таблице. Объект следует встраивать только в том случае, если его необходимо обрабатывать не покидая Access. Обычно речь идет об объекте , который должен стать фиксированной составной частью базы данных, но его нельзя изготовить прямо в Access, например, Paintbrush-иллюстрация на странице Access-отчета.

Если же объект, порожденный другой прикладной программой, связывается с Access-таблицей без встраивания, то объект сохраняется не в таблице, а в отдельном файле, причем формат этого файла определяется прикладной программой, с помощью которой объект был создан. В момент загрузки и открытия таблицы Access связывается с этим файлом, извлекает его содержимое и вставляет его в таблицу. Связывание объектов (а не встраивание) рекомендуется в тех случаях, когда в Access-базу необходимо включить объект, не подлежащий изменению при работе с Access. Например, речь может идти о таблице счетов, обрабатываемой Excel и используемой в нескольких
Access-базах. Наличие связи этих баз с одним и тем же Excel-файлом гарантирует наличие последней версии таблицы счетов во всех этих базах.
Преимущество связи заключается в том, что один оригинальный объект можно связать с несколькими Access-таблицами, и при этом его не нужно многократно подвергать сохранению.

Встраивание объектов.
. В меню Edit обратитесь к директиве Insert Object (Эта директива будет доступна в том случае, если в спецификации таблицы активному в данный момент полю был присвоен тип OLE Object.)
. В списке Object Type выберите необходимую Вам, поддерживающую OLE интерфейс прикладную программу.
. Если объект уже существует, щелкните мышью на кнопке File , чтобы открыть диалоговое окно Insert Object from File.
. Выберите нужный файл и нажмите кнопку OK.

Связывание объектов.
. В меню Edit выберите директиву Past Link. (Однако эта директива становится доступной лишь после того , как подлежащий связыванию объект будет скопирован, т.е. помещен в буфер обмена Clipboard .)
. Нажмите кнопку OK.

Access позволяет создавать реляционные базы данных. В реляционной базе данных пользователь может описать отношения между несколькими таблицами. Access учитывает эти отношения при поиске взаимосвязанных данных во время обработки запросов, формуляров и отчетов, базирующихся на нескольких таблицах.

Установка связи между таблицами.
. В меню Edit выберите директиву Relationships, или щелкните мышью на кнопке Relationships в строке пиктограмм. Откроется окно Relationships , затем окно Add Table.
. Если окно Add Table не появилось, выберите соответствующую директиву в окне Relationships.
. В строке Table/Query выберите таблицу для которой вы хотите создать связь. Для выбора более чем одной таблицы одновременно, удерживая клавишу

Ctrl выберите все необходимые таблицы. Чтобы выбрать все или блок таблиц отметьте первую таблицу, а затем удерживая клавишу Shift укажите последнюю, нажмите кнопку Add. Вы также можете добавлять таблицы перетаскивая их с помощью мыши из окна базы данных в окно отношений.
. Теперь с помощью мыши перетащите поля первичного ключа первичной таблицы в соответствующее положение в связываемой таблице. Microsoft Access выдаст диалоговое окно Relationships.
. Проверьте имена полей подлежащих связыванию, отредактируйте при необходимости. Установите соответствующие опции, например, тип отношения:

One(один к одному) или Many(один ко многим).
. Нажмите кнопку Create.

Связанные таблицы, например, могут выглядеть так:

Таблицы, находящиеся в базе данных, созданной другой программой, можно импортировать в Access, также можно и экспортировать Access-таблицы, сохраняя их в форматах, понятных другим прикладным программам управления базами данных. Но прежде чем непосредственно приступить к импорту или экспорту, необходимо совершить соответствующие установки импорта или экспорта.

Установка опций импорта/экспорта.
. В меню File выберите директиву Import|Export Setup
. Проще всего выбрать уже существующую спецификацию из списка Specification

Name, и отредактировать ее при необходимости.
. Если Вы будете использовать свою собственную спецификацию неоднократно, нажмите кнопку Save as и впишите имя, нажмите OK.
. Нажмите OK.

Импортирование таблиц.
. В меню File выберите директиву Import или нажмите кнопку Import в строке пиктограмм.
. В диалоговом окне импорта из списка Data Source выберите нужный формат файла базы данных. Он может быть типа:

- Собственный формат

- Текст с символом - разделителем между полями

- Текст с фиксированным форматом полей

- Таблицы Microsoft Excel

- Таблицы Lotus 1-2-3 или 1-2-3/W

- Базы данных Paradox

- Файлы dBASE iii или iv

- Btrieve (с файлом словаря Xtrieve)

- Microsoft SQL -сервер
. Нажмите кнопку OK. Появится диалоговое окно для выбора импортируемого файла.
. Выберите нужный файл , нажмите кнопку Import.
. Microsoft Access выдаст сообщение о результате импортирования.

Экспортирование таблиц.
. В меню File выберите директиву Export или нажмите кнопку Export в строке пиктограмм.(Первоначально нужно активизировать Базу данных из которой Вы хотите экспортировать таблицу).
. В диалоговом окне экспорта из списка Data Source выберите нужный формат файла базы данных, куда Вы хотите экспортировать таблицу. Он может быть типа:

- таблицы Microsoft Access

- базы данных Paradox

- файлы dBASE iii или iv

- Btrieve (с файлом словаря Xtrieve)

- Microsoft SQL-сервер
. Нажмите кнопку OK. В зависимости от выбранного формата появится соответствующее диалоговое окно для выбора таблиц из базы-источника, а затем диалоговое окно для выбора файла назначения.
. Выберите соответствующие спецификации и выполните экспортирование.
. Microsoft Access выдаст сообщение о результате экспортирования.

Запросы.

Запрос можно представить себе как точку зрения на данные, включенные в таблицу. Запросы служат для селекции и фильтрации набора данных. Они позволяют выбрать из базы только необходимую информацию, т.е. ту, которая соответствует определенному критерию(условию) и нужна для решения конкретной задачи. Например, Вам может понадобится информация о поставщиках и поставляемых ими товарах. Вы можете создать запрос типа “Какие товары поставляют московские поставщики” или “Кто из петербургских поставщиков сигарет продал за последний квартал наибольшую партию”. Результат обработки программой Access такого запроса представляет собой таблицу называемую
Dynaset. В эту таблицу включены выбранные из основной таблицы(или нескольких таблиц) блоки данных, которые удовлетворяют критериям запроса.
Dynaset - динамический, временный набор данных, поэтому при каждом выполнении запроса он строится вновь на основе “свежих” табличных данных.

Microsoft Access дает большие возможности в гибкости проектирования запросов. Вы можете:
. Выбрать поля, Вам не надо включать все поля таблицы в запрос.
. Выбрать записи, Вы можете специфицировать запрос таким образом что получите данные определенного вида. Например, цены на товары за определенный месяц.
. Отсортировать записи, Вы можете просматривать записи в определенном порядке. Например, Вы можете вывести имена клиентов на экран в алфавитном порядке.
. Запрашивать данные из нескольких таблиц, данные из нескольких таблиц могут обрабатываться вместе и Вы можете просмотреть совмещенные данные.

Также Вы можете запрашивать данные из других баз данных, таких как

Microsoft FoxPro, Paradox, dBASE, Btrieve и Microsoft или Sybase SQL- серверы.
. Выполнять вычисления, Вы можете создавать новые поля которые будут содержать результаты вычислений.
. Использовать запрос в качестве источника данных для формуляров, отчетов и других запросов. Каждый раз когда Вы будете открывать формуляр или печатать отчет, Ваш запрос будет извлекать новейшую информацию из таблиц.

Вы также сможете модифицировать существующие данные прямо в формуляре основанном на запросе.
. Изменять данные в таблицах, Вы можете обновлять, удалять, добавлять группы записей все сразу. Вы также можете создать новую таблицу на базе существующей таблицы или группы таблиц.

Выделяют два типа запросов:
1. QBE-запросы (Query by Example -Запрос по образцу). Пользователь дает им определения, специфицируя отдельные параметры в окне проектирования с использованием подсказок(образцов).
2. SQL - запросы (Structured Query Language -Структурированный язык запросов ). Пользователь формулирует их с использованием инструкций и функций, выстраивая описание. QBE-запрос Access легко транслирует в соответствующий SQL-запрос. Обратная операция тоже не составляет труда.

Вообще для Access безразлично, с каким типом запроса работает пользователь.

Запросы можно создавать с помощью Конструктора запросов. Он ускоряет проектирование нескольких специальных типов запросов:
. Запросы кросс-таблиц. Представляют Ваши данные в компактном суммированном формате.
. Запросы нахождения дубликатов. Находят дубликатные записи в выбранной

Вами таблице или запросе.
. Запросы нахождения несоответствия. Находят все записи в таблице которые не связаны с записями в другой таблице.
. Запросы архивов. Копируют записи из существующей таблицы в новую и затем удаляют (по желанию) эти записи из таблицы оригинала.

Но для большинства общеиспользуемых запросов не нужна помощь
Конструктора запросов.

Создание запроса без помощи Конструктора запросов
. В окне базы данных нажмите кнопку Query.
. Нажмите кнопку New. Microsoft Access выдаст диалоговое окно New Query.
. Нажмите кнопку New. Откроется окно Select Query.
. Если Ваш запрос основывается на таблицах активизируйте индикатор Tables на панели View. Если на запросах - активизируйте Queries, если на обоих типах объектов выберите Both. В списке Table / Query выберите необходимые для запроса источники. Для выбора более чем одной таблицы/запроса одновременно, удерживая клавишу Ctrl выберите все необходимые таблицы/запросы. Чтобы выбрать все или блок отметьте первый пункт, а затем удерживая клавишу Shift укажите последний . Нажмите кнопку Add.
. Нажмите кнопку Close.

Окно проектирования QBE-запроса и сам QBE-запроса может выглядеть так:

Критерии отбора - это инструкции, посредством которых пользователь сообщает Access ,какие блоки данных должны отбираться по запросу и индицироваться в Dynaset. Критерии могут задаваться для одного или нескольких полей запроса.

Спецификация критерия запроса отбора.
. Войдите в режим проектирования запроса, для этого из меню View выберите директиву Query Design или щелкните мышью на кнопке Design View в пиктографическом меню.
. В нижней части окна проектирования, в строке Criteria в ячейке Category

Name введите выражение критерия отбора.

После того как выражение введено и нажата клавиша ввода, Access проверяет корректность выражения по правилам записи критериев и нормализует запись по этим правилам.

Пользователь может воспользоваться запросом для проведения вычислений с блоками данных. Он может задать в каждом поле некоторую функцию, обрабатывающую содержимое этого поля. Результат обработки выдается в
Dynaset. Функция обработки задается в строке Total, которая появляется после нажатия в пиктографическом меню кнопки с греческой литерой “сигма”.
Саму функцию можно выбрать в этой строке, развернув список возможных значений.

После того как запрос спроектирован, его можно выполнить, щелкнув мышью в строке пиктограмм на кнопке с восклицательным знаком или вызывая в меню Query директиву Run. Access индицирует отобранные по запросу в
Dynaset блоки в виде таблицы.

С помощью структурированного языка запросов SQL в рамках Access пользователь может сформулировать сколь угодно сложные по структуре критериев и вычислений запросы. Этот же язык позволяет управлять обработкой запросов. SQL-запрос представляет собой последовательность инструкций, в которую могут включаться выражения и вызовы агрегатных функций. Начинающим пользователям рекомендуется создавать запросы в режиме проектирования, выбирая необходимые поля, критерии сортировки и функции в зоне спецификации. Для описания запросов на языке SQL нужен достаточный опыт работы с базами данных не в качестве пользователя, а в качестве программиста.

Если пользователь хочет иметь разработанный проект запроса в своем распоряжении и во время следующих сеансов работы, то он должен его сохранить с помощью директивы Save в меню File. Если проект сохраняется впервые, то после обращения к этой директиве появится диалоговое окно Save
As. В нем следует назначить запросу имя, под которым он будет сохранен и включен в список запросов в окне банка данных. Имя запроса не должно совпадать с именем таблицы.

Если данный запрос уже был однажды сохранен и пользователь выбрал директиву Save, то старая версия будет заменена новым, измененным проектом запроса. Если изменения не должны испортить предыдущую версию, а должны быть сохранены в другом запросе, то следует вызвать директиву Save As и назначить сохраняемому проекту новое имя. Для сохранения табличного представления запроса следует выбрать директиву Save Query в меню File. Эта директива сохраняет изменения в проекте имеющегося запроса и заменяет предыдущую версию запроса на активную версию. Для того чтобы сохранить запрос впервые или создать копию активного запроса, Dynaset которого виден на экране, следует выбрать директиву Save Query As.

Наряду с запросами выбора, с помощью Access можно реализовать также запросы действий, параметрические запросы и запросы кросс-таблиц.

Запросы действия.

С помощью запроса действия пользователь может изменять или переносить данные таблицы, а также актуализировать, добавлять или удалять группы блоков данных ,изготавливать новые таблицы из набора Dynaset. Различают четыре типа запросов действий: запрос добавления, запрос удаления, запрос актуализации и запрос создания таблицы.

Параметрические апросы.

Часто используются запросы,которые представляют собой незначительно видоизмененные варианты однажды подготовленного базового запроса.
Речь может идти, например, о запросе, который позволяет выбирать из базы данных телефоны клиентов определенного региона, причем сам регион задается отдельно, в диалоге. Такие запросы, параметрические, видоизменяются от случая к случаю, но незначительно. Для их реализации проектируется один параметрический запрос, в котором указывается тот критерий (критерии), который может изменяться по заказу пользователя.

Запросы кросс-таблиц.

Если необходимо объединить данные в формате строк-колонок (двумерная таблица), то следует изготовить запрос кросс-таблицы. При проектировании запроса кросс-таблицы можно указать в качестве заголовков для колонок значения некоторых полей или выражений. Запросы кросс-таблиц позволяют более компактно, чем обычные запросы, индицировать данные, объединяя однотипную информацию.

Формуляры.

Просмотр базы данных в виде таблицы в режиме заполнения дает пользователю возможность оценить базу как единое целое, сравнить записи и т.п. Часто, однако, возникает необходимость работы с отдельными записями базы. В этом случае присутствие на экране других записей (как это имеет место в режиме заполнения) только мешает и отвлекает. Работа с отдельными записями посредством формуляров позволяет сосредоточиться только на относящейся к делу информации.

Формуляр представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску, накладываемую на набор данных. Бланк-формуляр позволяет упростить процесс заполнения базы данных, благодаря чему появляется возможность поручить ввод информации персоналу невысокой квалификации. Маска-формуляр позволяет ограничить объем информации, доступной пользователю, обращающемуся к базе.
Речь здесь также может идти о блокировании индикации служебных или засекреченных полей.

Проще всего создать формуляр спомощью Конструктора.
. окне базы данных активизируйте кнопку Form. При этом Microsoft Access покажет набор существующих формуляров Вашей базы данных, если они есть.
. Нажмите кнопку New. Microsoft Access высветит диалоговое окно New Form.
. строке Select A Table/Query выберите необходимую таблицу или запрос.
. Нажмите кнопку Form Wizard. Microsoft Access высветит первое диалоговое окно Form Wizard.
. Выберите AutoForm. Нажмите OK.

В других окнах Form Wizard Вам будут предложены вопросы, и на основе
Ваших ответов Конструктор создаст формуляр.

Если пользователь уверен в том, что сможет самостоятельно спроектировать формуляр без помощи Конструктора Формуляров (вполне реальная ситуация при наличии достаточного опыта), то ему следует создать пустой формуляр и затем внести в него требуемые поля, элементы оформления и управляющие элементы.
. окне базы данных активизируйте кнопку Form. При этом Microsoft Access покажет набор существующих формуляров Вашей базы данных, если они есть.
. Нажмите кнопку New. Microsoft Access высветит диалоговое окно New Form.
. строке Select A Table/Query выберите необходимую таблицу или запрос.
. Нажмите кнопку Blank Form (Пустой формуляр). Access индицирует окно формуляра в режиме проектирования.В нем можно разместить поля и другие элементы.

Внешний вид, структура и режимы работы отдельных управляющих элементов и формуляров определяются значениями характеристик этих объектов.
Характеристики объектов доступны пользователю через окно характеристик. Для установки или изменения характеристик элемента его надлежит маркировать и из меню View вызвать директиву Properties. Можно также выполнить двойной щелчок мышью на том элементе, окно свойств которого необходимо вывести на экран.

Для индикации инструментального окна установите в меню View опцию
Toolbox. Каждый инструмент, а точнее, создаваемый с его помощью элемент управления/оформления, располагает собственным окном характеристик, и в нем в виде списка представлены стандартные установки для соответствующего управляющего элемента.

Включаемые в формуляр поля можно выбрать из списка полей, который будет виден на экране после обращения к директиве Field List в менюView.

При проектировании формуляра в него можно вставить управляющие элементы. Речь идет, например, о командных кнопках, списках, иллюстрациях и пр. Каждый управляющий элемент может быть связан с некоторым объектом
(полем) в таблице (или запросе), на которой базируется форма.Например, связанное с некоторым полем блока таблицы текстовое поле формуляра будет постоянно отображать содержимое “своего” поля активной запис