Текстовый процессор Win Word в упражнениях

Министерство общего и профессионального образования

Ростовской области

Департамент федеральной государственной службы занятости населения по Ростовской области

г. Ростов - на - Дону

1998 г.

РОСТОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ЛИЦЕЙ – РЕГИОНАЛЬНЫЙ УЧЕБНЫЙ

ЦЕНТР

"СПЕКТР"

О.В. Моргунова

Текстовый процессор Win Word в упражнениях

УЧЕБНО – МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ

ПО КУРСУ «ИНФОРМАТИКА»

г. Ростов - на - Дону

1998 г.

Учебно - методическое пособие "Текстовый процессор Win Word в упражнениях" разработано ассистентом кафедры "Информатика и ВЭ" РГУ, преподавателем курсов "Информационные технологии" и "Обработка текста" в
РГПЛ – РУЦ "Спектр" Моргуновой О.В. и основано на опыте практической работы при обучении безработных граждан и незанятого населения.

Рецензенты:

Введение

В связи с широким распространением вычислительной техники и внедрением в самые различные сферы деятельности персональных компьютеров, функционирование любого предприятия или организации сегодня не обходится без применении современных информационных технологий. Знание основ автоматизации процессов обработки, хранения и передачи информации таким образом становиться необходимым слушателю курсов переподготовки специалистов, чтобы быть конкурентно-способным на рынке труда и иметь возможность найти интересную и перспективную работу.

Программа курса (Информатика( для слушателей РГПЛ РУЦ "СПЕКТР" предусматривает подробное знакомство и приобретение основных навыков работы с широко распространенным в настоящее время программным продуктом фирмы
Microsoft – (Microsoft Office(.

В настоящем учебно-методическом пособии описаны основные приемы использования в практической работе мощного и удобного текстового процессора WinWord. Используя предоставляемые этой программой возможности, можно выполнять разнообразные операции с текстом: набор, правку, верстку, вставку графических элементов, изготовление типовых документов и т.д.

Пособие рассчитано на слушателей, обладающих минимальными навыками работы в среде Win95 и работающих с русифицированной версией программы.
Материал представлен в виде кратких теоретических сведений и большого количества практических упражнений, это позволяет использовать данное пособие как в качестве методического материала на практических занятиях, так и для самостоятельного изучения многочисленных возможностей Word и использования их в практической работе слушателями РГПЛ РУЦ "СПЕКТР".

Основные понятия

Окно WORD

Рабочее поле Microsoft Word имитирует чистый лист бумаги, на котором можно сразу начать подготовку нового документа.

1. Строка меню Word содержит девять пунктов меню, в которых тематически сгруппированы все команды и инструменты, имеющиеся в распоряжении пользователя. Чтобы получить краткую справку о любой из этих команд, необходимо щелкнуть сначала указателем мыши – по кнопке на стандартной панели инструментов, затем видоизмененным курсором – по интересующей вас команде. Точно также можно получить справку о любом видимом элементе окна Word (кнопке, линейке и т.д.).

2. Панели инструментов содержат кнопки для быстрого вызова наиболее употребительных команд. Рисунок на кнопки символизирует выполняемую операцию. Если задержать указатель мыши на конкретной кнопке, то появится всплывающая подсказка – ярлычок, поясняющий действие кнопки.

3. Линейки форматирования служат для установки полей страницы, отступов абзаца, позиций табуляции и размеров ячеек в таблицах.

Полосы прокрутки (линейки просмотра) позволяют перемещаться по листкам документов в горизонтальном и вертикальном направлениях.

5. Строка состояния отображает информацию об активном документе (количество страниц, местонахождение курсора и т.д.), а при указании курсором на конкретную кнопку панели инструментов – кратко поясняет функции указанной кнопки.

6. Кнопки выбора режима просмотра позволяют просматривать документ в разных режимах, однако способ представления документа никак не влияет на его содержание.

нормальный режим просмотра документа;

просмотр структуры документа;

просмотр документа в режиме разметки страницы позволяет увидеть, как документ будет размещен на страницах при печати.

Параметры документа

Параметры, влияющие на внешний вид документа, перечислены ниже:

Размер листа бумаги

8. Ориентация страницы

(книжная или альбомная)

9. Поля страницы

Колонтитулы

Номера страниц

Номера строк

Вертикальное выравнивание

14. Количество колонок

(газетный стиль)

Кнопка Масштаб стандартной панели инструментов позволит изменить масштаб изображения документа на экране, если необходимо увидеть страницу документа крупным планом или обозреть ее целиком.

Сохранение документа на диске

По окончании работы с документом необходимо сохранить его на диске, поскольку:
15. Документ находится в памяти компьютера только во время работы Word;

Если выйти из Word или выключить компьютер, не сохранив предварительно документ, – то он будет потерян безвозвратно.

Чтобы сохранить документ, надо выбрать команду Сохранить из меню Файл или щелкнуть по кнопке Сохранить на панели инструментов, и в появившемся диалоговом окне ввести имя файла, выбрать диск и указать папку (каталог) на диске, где будет храниться файл.

О форматировании

Форматирование – это преобразование внешнего вида текста и его расположения на странице. В Word есть несколько способов форматирования:
17. Форматирование символов - применяется к отдельным символам или их группе;
18. Форматирование абзацев - применяется к целым абзацам;
19. Автоформатирование - использование стилей, шаблонов и команды
Автоформат.
Например, символы могут иметь полужирное, курсивное, подчеркнутое начертания, или могут быть набраны шрифтом большего размера.

Абзацы текста можно:
Выровнять по левому краю.

Выровнять по центру.

Выровнять по правому краю.
Чтобы форматировать фрагмент текста, необходимо его выделить. Простейший способ выделить фрагмент – нажать кнопку мыши и протащить курсор по выделяемому тексту.
Выделенный текст отображается негативно – как в этой строке.
Для форматирования используют или кнопки панели инструментов
Форматирование, или соответствующие команды из меню Формат. В Word реализован следующий важный принцип: «Что Вы видите на экране, то и получаете при печати.»

Упражнение №1 Параметры страницы.

Загрузить MS WORD

2. В меню Файл выбрать команду Параметры страницы, и в появившемся окне диалога a) на закладке Поля установить значение всех четырех полей 0,5 см

b) на закладке Размер бумаги задать параметры:

Ширина листа : 8 см

Высота : 5 см
3. Набрать текст своей визитной карточки, где должны быть указаны :
20. Фамилия, имя, отчество
21. домашний телефон
22. служебный телефон
23. место работы или учебы (курс, группа)
24. адрес

И В А Н О В

Иван Иванович

слушатель курса "Пользователь ПЭВМ"

. РГПЛ – РУЦ "СПЕКТР"

. тел.раб. : 64-46-66 тел.дом. : 24-42-22 адрес: г.Ростов н/Д, ул. Суворова д.9, кв.3

Например:

5. Самостоятельно оформить свою визитку, пользуясь кнопками панели
Форматирование. (Информацию о действиях кнопок можно получить кнопкой
Справка ).

6. Сохранить документ в своей рабочей папке под именем text1 с помощью команды Сохранить из меню Файл.

7. Выйти из WORD с помощью команды Выход из меню Файл.

Абзац в Word

При наборе текста Word автоматически переносит текст на следующую сроку.

Не совершайте типичную ошибку неопытных пользователей – не нажимайте клавишу Enter для перехода на новую строку, так как нажатие Enter в Word обозначает конец одного абзаца и переход к началу другого. Конец абзаца всегда обозначается специальным символом – – маркером конца абзаца, в котором также содержится информация о форматах абзаца. Если Вы удаляете маркер абзаца, то удаляется и форматирование, а текст в этом абзаце получит форматирование следующего за ним абзаца.

Маркер конца абзаца относиться к непечатаемым символам, т.е. при распечатывании документа на принтере этот символ не отображается. На экране можно сделать видимыми все непечатаемые символы, в том числе маркеры абзацев и пробелы, если нажать кнопку Непечатаемые символы на стандартной панели инструментов.

Таким образом, Абзац – это любая часть документа, введенная от одного нажатия клавиши Enter до другого. Абзац может содержать текст, графику, объекты (например, формулы и диаграммы) или другие элементы. Конец абзаца обозначается маркером абзаца.
Разные абзацы текста могут быть по разному отформатированы.

Упражнение №2 Параметры абзаца.

1. В меню Формат выбрать команду Абзац, и в появившемся диалоговом окне на страничке Отступы и интервалы установить:

2. В меню Формат выбрать команду Шрифт и установить шрифт

Times New Roman Cyr , размер - 12, начертание - обычный.

2. Набрать приведенный ниже текст соблюдая оформление (жирный, курсивный или подчеркнутый шрифт для отдельных фрагментов текста.

текст для набора:

Команды меню

Если щелкнуть по любому пункту меню, то на экран будут выведены все сгруппированные в этом пункте команды. Чтобы выполнить нужную команду, достаточно щелкнуть по ней указателем мыши.

Чтобы закрыть меню, надо щелкнуть на любом месте документа

(только не по команде меню).

Как получить информацию об определенной команде меню.

1. Нажать кнопку Справка стандартной панели инструментов. При этом указатель мыши изменится на вопросительный знак.

2. Щелкнуть видоизмененным курсором на нужном пункте меню, затем щелкнуть на интересующей Вас команде. Word откроет окно Справка.

Замечание. Точно также можно получить справку о любом видимом элементе окна Word (кнопке, линейке и т.д.).

4. Для абзаца, содержащего заголовок, установить размер 14, выравнивание по центру.

4. Сохранить документ в своей рабочей папке под именем text2 с помощью команды Сохранить из меню Файл

Примечание. Во время ввода текста Word может автоматически выполнять орфографическую проверку. Каждое слово, отсутствующее в словаре, воспринимается как ошибочное и подчеркивается волнистой красной линией.
Чтобы увидеть список возможных правильных слов для исправления, установите указатель мыши на волнистую красную линию, нажмите правую кнопку мыши, а затем выберите правильное слово. Чтобы проверить сразу весь текст, надо выбрать в меню Сервис команду Орфография.

Самостоятельная работа по теме 1

Используя Справочную систему Word, письменно ответьте на следующие вопросы:

1) На какие объекты Word указывают стрелки следующего рисунка и что можно делать с помощью этих объектов:

2) Подробно перечислите порядок действий при выполнении команд Открыть и

Сохранить как... из меню Файл..

3) Что входит в понятие “Форматирование текста”? Опишите, какие действия по форматированию Вы уже выполняли.

4) Как получить информацию об определенной команде меню? Об определенном элементе окна Word?

5) В каких режимах можно просматривать документ Word? Как переключаться из одного режима просмотра в другой?

Основные приемы редактирования

Метод перенести-и-оставить

Word обладает полезной возможностью перемещать и копировать выделенный текст и графику посредством перетаскивания мышью (метод drag-and-drop).
Правильное использование этого метода ускоряет обработку документа.

Упражнение 3 Перемещение текста.

1. Набрать приведенный ниже текст, соблюдая оформление (жирный, курсивный или подчеркнутый шрифт), и установив параметры:

2. При наборе текста используйте для повторяющихся фрагментов способ копирования, описанный в этом тексте

текст для набора:

Метод drag-and-drop (перенести-и-оставить)

Метод drag-and-drop представляет собой простейший способ перемещения или копирования выделенного фрагмента текста на небольшие расстояния, однако использовать этот метод можно и между документами. Тем не менее, перемещать и копировать на значительные расстояния зачастую бывает удобнее с помощью команд Вырезать, Копировать и Вставить из меню

Правка.

I. Как переместить текст и графику:

1. Выделите копируемый текст или графику.

1. Поместите курсор на выделенный фрагмент (курсор при этом из напоминающего латинскую букву I превратиться в стрелку).

1. Щелкните на выделенном тексте и, удерживая нажатой кнопку мыши, потяните – курсор примет вид курсора перетаскивания (превратится в стрелку с маленьким серым прямоугольником).

1. Перемещая мышь, установите пунктирный курсор, который указывает точку вставки фрагмента, в нужное место документа и отпустите кнопку мыши.

Выделенный фрагмент будет перемещен на новое место.

II. Как скопировать текст и графику:

1. Выделите копируемый текст или графику.

1. Щелкните на выделенном тексте и, удерживая нажатой кнопку мыши, потяните - курсор примет вид курсора перетаскивания.

1. Нажмите клавишу Сtrl и удерживая ее нажатой, переместите мышью пунктирный курсор в нужное место документа. Отпустите вначале кнопку мыши, затем клавишу Сtrl. Выделенный фрагмент будет скопирован на новое место.

3. Поменять местами I и II части текста, используя способ, описанный в этом тексте.

3. Сохранить документ в своей рабочей папке под именем text3 с помощью команды Сохранить из меню Файл.

Упражнение 4 Форматирование текста.

1. Набрать приведенный ниже текст, соблюдая оформление, и установив параметры:

текст для набора:

Выделение фрагмента текста

Выделить текст можно разными способами.

Простейший способ выделения – нажать кнопку мыши и, не отпуская, протащить курсор над выделяемым фрагментом текста.

Чтобы выделить:

25. одно слово – дважды щелкнуть на нем мышью.

26. один абзац – трижды щелкнуть на нем мышью.

27. одно предложение – прижав клавишу Ctrl, щелкнуть на нем мышью

28. всю строку – установить курсор мыши слева от текста (на полях) и щелкнуть мышью. Если, не отпуская кнопку мыши, протащить курсор вверх или вниз, то будут выделены все строки, на которые в этом процессе указывала мышь.

29. весь текст – курсор мыши слева от текста и трижды щелкнуть.

30. один символ – установить курсор перед этим символом, и, прижав клавишу Shift, нажать на клавиатуре клавишу «стрелка вправо».

Отменить выделение – щелкнуть по любому месту текста.

Все перечисленные методы выделения можно использовать и для выделения графических элементов (например, рисунков).

2. Сохранить документ в своей рабочей папке под именем text4

2. Переформатировать абзац, содержащий заголовок: установить размер 16, шрифт Times New Roman Cyr, выравнивание по правому краю.
2. Используя кнопку маркированный список – на панели инструментов
Форматирование, пометить маркерами пять абзацев текста, следующих за словами «Чтобы выделить...».

2. Переформатировать эти пять абзацев, установив для них следующие параметры:

6. Включить панель обрамление кнопкой и отчеркнуть эти пять абзацев линией сверху и линией снизу, выбрав тип линии «двойная черта».

6. Используя команду Сохранить как... сохранить переформатированный документ в своей рабочей папке с новым именем text4-1 Таким образом у Вас получатся два документа с одним и тем же текстом, но с разным оформлением.

Обмен данными при помощи Буфера Обмена

Word (как и все приложения Windows) использует временную область памяти –
Буфер Обмена – для хранения данных, которые вы хотите скопировать или переместить в другое место либо этого же документа, либо в другой открытый документ. Причем обмен данными можно производить между разными приложениями
Windows и эти данные могут быть в текстовом, графическом или смешанном виде.

Можно нарисовать схему или рисунок в графическом редакторе Paint, скопировать иллюстрацию в буфер обмена и вставить ее в документ Word.
Использование Буфера обмена для этих целей называется вырезанием, копированием и вставкой.

Для выделения копируемого или вырезаемого текста (или рисунка, как в данном примере), используйте любой подходящий метод.

Выделить рисунок, уже вставленный в документ Word, можно быстрее всего щелчком мыши на полосе выделения. Полоса выделения расположена слева от текста на каждой странице документа Word.

Упражнение 5 Копирование текста.

1. Набрать приведенный ниже текст, соблюдая оформление, и установив параметры:

текст для набора:

Копирование, вырезание и вставка

Чтобы копировать или вырезать фрагмент текста (графики) в Буфер Обмена, его надо выделить.

Следует применять команду:

31. копировать фрагмент в буфер обмена, если надо, чтобы он и остался в этом месте документа, и появился в другом;

32. вырезать фрагмент в буфер обмена, если надо удалить его из одного места документа и перенести в другое.

Вставить из буфера обмена скопированный или вырезанный туда фрагмент можно любое количество раз, при чем этот фрагмент будет появляться в том месте текста, где расположен курсор ввода.

В буфер обмена можно поместить только один фрагмент текста, и этот фрагмент будет храниться в буфере, пока Вы не поместите туда другой текст или графику или не выйдете из Word.

Операции вырезать, копировать, вставить можно выполнить:

1. либо используя кнопки стандартной панели инструментов,

2. либо соответствующие команды из меню Правка,

3. либо с помощью команд контекстного меню, которое выводится щелчком правой клавиши мыши внутри выделенного фрагмента текста (графики).

Кроме операций вырезать и копировать, выделенный текст можно:
33. удалить клавишей Del.
34. форматировать, изменяя шрифт и параметры абзаца.

3. Оформить соответствующие абзацы как маркированный список и как нумерованный список, используя команду Список из меню Формат.

4. Сохранить документ в своей рабочей папке под именем text5

3. Скопировать в буфер обмена пронумерованные абзацы, перейти в конец документа и вставить из буфера обмена три копии этого фрагмента текста.

4. Пользуясь командой Открыть из меню Файл открыть документ с именем text4, скопировать в буфер обмена фрагмент, описывающий способы выделения текста.

5. Вернуться через меню Окно в документ с именем text5 и вставить скопированный фрагмент из буфера обмена в текст после первого абзаца.

5. Сохранить документ в своей рабочей папке под именем text5-1

Команды Найти и Заменить

Режим поиска или замены позволяет быстро найти фрагмент текста, графики или любой иной элемент документа, и, если требуется, заменить найденный фрагмент на другой. Причем замену можно произвести автоматически сразу во всем документе, сколько бы раз ни встречался там заменяемый фрагмент.
Элементом поиска может быть и специальный символ, например, маркер конца абзаца или символ табуляции. Все эти действия выполняются с помощью команд
Найти и Заменить из меню Правка.

Команды Найти и Заменить используются для:

35. Поиска всех вхождений фрагмента текста. При этом можно задать поиск текста, отформатированного определенным образом, в частности, полужирного или с каким-либо шаблоном расстановки заглавных букв.

Например, можно искать все вхождения слов "синий" в отличие от

"синий", или "ЗелЕный" в отличие от "зеленый".

36. Поиска вхождений определенного текста и замены его на другой текст.

Можно оговорить, является ли искомый фрагмент текста целым словом или его частью, чтобы, например, при требуемой замене кл на клавиша, не заменилось буквосочетание кл в слове включить. Можно одновременно с заменой текста производить и замену форматирования. Например, задать замену фразы "Фирма Лотос" на "АО Лотос".

37. Поиска и замены форматирования и стилей. Например, найти весь подчеркнутый текст и заменить его на курсив, или найти все абзацы с определенным стилем, чтобы применить к ним другой стиль, или изменять фрагмент текста только в тех случаях, когда он встречается в абзаце определенного стиля. При замене формата заменяется каждое его вхождение, например, если заменять шрифт Arial на шрифт Times New

Roman, то измениться и полужирный текст с шрифтом Arial на полужирный текст с шрифтом Times New Roman.

По умолчанию поиск осуществляется во всем документе, включая примечания, сноски и колонтитулы. Можно управлять поиском, устанавливая соответствующие опции в диалоговом окне Найти:

38. искать только в части документа, находящейся позади или впереди текущего положения курсора ввода;

39. искать только целые слова, а не части слов, в том числе и при поиске формата искать только целые слова с указанным форматированием;

40. искать текст по специально введенному шаблону.

Примеры сложных условий поиска

Как найти текст или форматирование:

1. В меню Правка выбрать команду Найти – появится окно, аналогичное рисунку, приведенному ниже.

1. В поле Что (на рисунке помечено [1]) выполнить одно из действий:

Задать необходимые опции управления поиском[5].

4. Нажать кнопку Найти далее[6]. Если текст или форматирование найдутся, документ откроется на странице, где этот текст расположен. Можно редактировать текст и при открытом диалоге Найти, а затем продолжить поиск, нажав кнопку Найти далее.

Чтобы закончить поиск – нажать кнопку Отмена или закрыть окно Найти.

Как заменить текст или форматирование

1. Выбрать в меню Правка команду Заменить (или в диалоге Найти кнопку
Заменить. )

Диалоговое окно Заменить, кроме полей и опций управления поиском, таких же, как в окне Найти, имеет еще добавочное поле Заменить на:
2. Заполнить поле Заменить на: по таким же правилам, что и поле Что.

3. Выполнить одно из следующих действий:

| |Выполнение нескольких замен командой Заменить требует |
| |значительного объема памяти. Чтобы освободить память после |
| |выполнения множественной замены – выполните команду Сохранить |

Упражнение 6 Поиск и Замена текста

1. Набрать приведенный ниже текст, соблюдая оформление, и установив параметры:

текст для набора:

Поиск и замена специальных символов

В дополнение к тексту и форматам можно найти и заменить специальные и непечатаемые символы, например:
41. Символы концов страниц, установленные вручную.
42. Маркеры абзаца.
43. Символы табуляции, концов разделов и т.д.

При помощи поиска и замены спец.символов можно быстро и сразу во всем тексте исправить типичные ошибки неопытных пользователей, которые часто неправильно набирают текст. Так, при наборе текста не следует:

44. Нажимать клавишу Enter для перехода на новую строку – Word делает это автоматически, а нажатие Enter обозначает конец абзаца и начало нового.

45. Вводить между словами более одного пробела, или пытаться за счет ввода пробелов поместить заголовок по центру страницы.

46. Вводить между абзацами более одного маркера конца абзаца.

Исправление ошибок неопытных пользователей

47. Чтобы убрать “лишние” символы конца абзаца, надо заменить встречающиеся подряд два символа: пробел и маркер конца абзаца на один символ пробела.

48. Чтобы удалить “лишние” пробелы, надо выполнять замену двух пробелов на один до тех пор, пока Word не выдаст сообщение: “элемент не найден”.

49. Чтобы удалить “лишние” пустые строки, надо, аналогично предыдущему, выполнять замену двух символов маркеров абзаца на один.

Поместить нужный спец.символ в поля Что или Заменить на можно нажав кнопку Специальный в диалоговом окне Найти или Заменить.

Лучше всего осуществлять подобные замены в режиме отображения непечатаемых символов. Для включения этого режима надо нажать кнопку

Непечатаемые символы стандартной панели инструментов. Если этот режим не включен, то непечатаемые символы не отображаются и при их нахождении подсвечивается та область, которую они занимают.

2. Сохранить документ в своей рабочей папке под именем text6

3. Заменить во всем тексте слова символ на знак и символы на знаки.

4. Используя режим Поиска найдите слово “Пробельное“, заключите его в кавычки и измените шрифт на курсивный.

5. Заменить во всем тексте формат шрифта полужирный размер 11 на курсивный
12.

6. Сохранить измененный документ в своей рабочей папке под именем text6-1

Три способа вставки часто используемой информации

1. Автозамена

С помощью автозамены Word автоматически заменяет элементы при наборе.
Например, можно создать сокращения для часто встречающихся в тексте (или для трудно набираемых) слов и словосочетаний.

Посредством автозамены можно также расшифровывать аббревиатуры или исправлять часто встречающиеся ошибки, например:

50. неверно набранное слово "рубь" – автоматически заменять на "рубль"

51. ТОО – заменять на "Товарищество с ограниченной ответственностью"

52. фраг – заменять на фразу: "фрагмент текста и графики"

Для этого в меню Сервис выберите команду Автозамена, а затем наберите в списке Заменить аббревиатуру или слово[1], которое следует автоматически заменять в процессе ввода с клавиатуры и текст[2], который будет появляться взамен указанного.

Можно добавлять элементы автозамены в процессе проверки орфографии. Для этого в диалоге Орфография из меню Сервис следует использовать кнопку
Автозамена.

2. Автотекcт

Элементы автотекста вставляются, если нажать кнопку Автотекст стандартной панели инструментов или выбрать команду Автотекст в меню Правка. Информацию можно вставлять в двух режимах – с сохранением исходного оформления или без сохранения.

Автотекст можно использовать для сохранения иллюстрации, графики, часто используемого фрагмента текста и т.д. Для этого необходимо выделить фрагмент, затем нажать кнопку Автотекст, набрать имя для фрагмента и нажать кнопку Добавить.

Чтобы вставить элемент Автотекста в текст, наберите его имя и нажмите кнопку Автотекст (или кнопку F3). Если Вы не помните имя нужного фрагмента, можно щелкнуть по команде Автотекст в меню Правка и выбрать элемент Автотекста из списка всех существующих элементов.

Отличия Автотекста и Автозамены:

53. Автотекст позволяет запоминать отформатированные фрагменты

текста.

54. Элементами Автотекста могут быть рисунки, графика, таблицы и т.д.

55. Чтобы вставить элемент Автотекста, надо указать его имя, элементы же

Автозамены вставляются автоматически при наборе текста.

Ненужные элементы Автотекста можно удалять. Для этого в диалоговом окне
Автотекст выделить имя ненужного фрагмента и щелкнуть по кнопке Удалить.

Чтобы сохранить отформатированную таблицу как элемент автотекста выделите таблицу, нажмите кнопку Автотекст стандартной панели инструментов, наберите сокращенное название таблицы и нажмите кнопку Добавить. Чтобы вставить таблицу в документ – наберите название таблицы и нажмите кнопку Автотекст.

3. Копилка

Это инструмент, который используется для объединения нескольких объектов из разных частей одного или нескольких документов и вставки их в другой документ как единого целого.

При использовании копилки объекты из одного или нескольких документов в нее перемещаются, а не копируются. Однако элементы, находящиеся в копилке, всегда можно вставить обратно в документ.

Упражнение 7 Автозамена

1. Прочитайте внимательно нижеследующий текст. Подберите для наиболее часто встречающихся слов или словосочетаний подходящие способы быстрой вставки этих фрагментов в документ при наборе текста.

1. Наберите текст, пользуясь способами, описанными выше и соблюдая оформление.

текст для набора:

Вставка текста и графики с использованием копилки

Для помещения разных фрагментов текста и графики в копилку:

1. Выделите часть документа, помещаемую в копилку.

1. Нажмите CTRL+F3, при этом выделенные элементы удаляются и попадают в копилку.

1. Повторите шаги 1 и 2 для тех частей документа (фрагментов текста и графики), которые Вы хотите поместить в копилку.

При вставке сохраненных в копилке частей документа каждая такая часть помещается в отдельный абзац.

Для вставки содержимого копилки (фрагментов текста и графики) без ее очистки, то есть так, чтобы ее содержимое могло быть использовано повторно:

1. Поместите курсор в то место, куда нужно поместить содержимое копилки.

Убедитесь, что курсор находится в начале строки или окружен пробелами.

2. Введите слово копилка и щелкните по кнопке Автотекст стандартной панели инструментов (или нажмите клавишу F3).

Для вставки фрагментов текста и графики из копилки с ее одновременной очисткой:

1. Укажите курсором, где требуется содержимое копилки.

2. Нажмите клавиши CTRL+SHIFT+F3

3. Сохраните документ в своей рабочей папке под именем text7

Печать документов

Предварительный просмотр документа перед печатью

Прежде чем отправить документ на печать следует проверить, выглядит ли документ требуемым образом. В режиме предварительного просмотра печати документ отображается так, как он будет выглядеть после вывода на печать, страницы документа видны целиком – одна или несколько сразу, и можно внести в документ окончательные изменения перед выводом на печать.
Включается этот режим щелчком по кнопке стандартной панели инструментов или командой Предварительный просмотр из меню Файл. Режим просмотра печати имеет свою панель инструментов. и ее кнопки позволяют:
56. Отображать одну или несколько страниц;

57. Изменять масштаб и включать режим увеличения для отдельного фрагмента;

58. Осуществлять подгонку страниц – если на последней странице документа расположен лишь небольшой фрагмент текста, то щелчок по этой кнопке может сжать текст так, что одной страницей станет меньше.

59. Распечатывать просматриваемый документ.

Упражнение 8 Печать документа.

1. Набрать приведенный ниже текст, соблюдая оформление, и установив параметры:

текст для набора:

При попытке напечатать ничего не происходит. Что предпринять?

Есть множество причин, по которым принтер не может печатать. Вот способы устранения некоторых из них:

60. Убедитесь, что принтер включен. (На принтере может быть кнопка

Online, которая тоже должна быть включена).

61. Проверьте, плотно ли подсоединены оба конца кабеля, соединяющего компьютер и принтер.

62. Проверьте, соответствует ли диапазон страниц, выбранный в диалоге

Печать (меню Файл), печатаемым страницам активного документа.

63. Убедитесь, что выбран нужный принтер. В меню Файл выберите команду

Печать и проверьте активный принтер.

64. Попытайтесь распечатать какой-либо другой документ. Если он распечатается, проблема связана только с первым документом.

Скопируйте и вставьте содержимое первого документа в другой документ и попытайтесь напечатать его еще раз.

65. Проверьте состояние печати в Диспетчере Печати Windows. Для возобновления приостановленной печати кнопку Восстановить.

66. Если печать производится в сети, убедитесь, что соединение сети работает. Обратитесь за помощью к администратору сети.

2. Сохранить документ в своей рабочей папке под именем text8

3. Войдите в режим предварительного просмотра печати для набранного документа и ответьте на вопрос: какие еще действия, кроме перечисленных выше, можно выполнить с помощью кнопок на панели Просмотра печати.

4. Используя указания, приведенные ниже, распечатайте две копии документа.

Как напечатать подготовленный документ

Если Ваш компьютер правильно соединен с принтером, и они включены и работают, то:

1. В меню Файл выберите команду Печать – появится диалоговое окно (см. рисунок ниже).

1. Проверьте, чтобы в качестве текущего был задан принтер, который установлен у Вас (на рис. помечено [1]). Если это не так, щелкните в раскрывающемся списке Имя[2] и выберите нужный принтер или установите нужный принтер из Панели Управления Windows.

1. В поле Страницы[3] укажите страницы, которые Вы хотите напечатать.

1. В поле Копии[4] введите, сколько копий указанных страниц надо печатать, и щелкните по кнопке ОК

Дополнительные возможности диалога Печать

67. Поле Выдать на печать[5] позволяет печатать либо все страницы диапазона, либо, если документ двухсторонний, его четные или нечетные стороны.

68. Если задать Печать в файл[6], то информация о распечатываемом документе будет направлена не на принтер, а в новый файл, имя которого запрашивается. Затем этот файл можно распечатать из другого компьютера, на котором WinWord может быть не установлен.

69. В раскрывающемся списке Напечатать[7] можно выбрать, что именно Вы хотите выдать на печать: непосредственно сам документ, или примечания к нему, или использующиеся в документе стили, или элементы автотекста и т.д.

70. Кнопка Параметры[8] позволяет установить нужные опции печати

(например, задать черновой режим или печать в фоновом режиме, а также указать способ подачи бумаги – ручной или автоматический).

| |Щелчок мышью по кнопке Печать на стандартной панели |
| |отправит на печать текущий документ с установленными |
| |по умолчанию опциями, минуя диалоговое окно Печать, |
| |это намного проще и быстрее ! |

Диалоговое окно Печать

Диалоговое окно Параметры

Если диалоговое окно Параметры вызвано не из диалогового окна Печать, то закладка Печать может быть неактивной, в этом случае следу

Вернуться