Внутриорганизационные коммуникации и компьютеризация

Павленкова М.

Компьютер занял доминирующее положение на рабочем столе и дома, и в офисе. Теперь уметь “щелкать по клавишам” так же естественно, как ездить верхом в XIX веке. Как же компьютеризация может отразиться на внутриорганизационных коммуникациях?

"Технология не станет ждать, когда к ней будут готовы люди. "

Билл Гейтс

Децентрализация

Великие теоретики компьютеризации Б. Гейтс и Э. Тоффлер видят в ней возможность децентрализации. Работник теперь может эффективно работать не выходя из дома и общаться с руководителем через Интернет. Это повышает заинтересованность работника, потому что неважно, сколько тебе лет, как выглядишь и т.д. Оценивается лишь “сухой остаток” — продукт, который представлен. Это повышает также заинтересованность работодателя, потому что отпадает особая необходимость в содержании большого офиса для “белых воротничков” и контроле за “усидчивостью” подчиненных. Однако это теоретическая эффективность, а на практике, как всегда, все может сложиться иначе.

Новый смысл занятости

Предполагается, что в офисе сотрудник непрерывно занят весь рабочий день. Тот же сотрудник, работая дома, получает зарплату (возможно, по другой ставке) только за время, действительно отданное службе. Допустим, если вдруг заплачет малыш, мама или папа щелкнет какую-нибудь кнопку вроде “занят” и отправится успокаивать ребенка, — эти минуты уже не зачтут в рабочий день. Вернувшись к компьютеру, она (или он) подаст сигнал о готовности, и сеть вновь начнет передавать рабочие материалы, требующие ее (или его) внимания. Так что работа по неполному графику и совместительство приобретут новый смысл.

Новый офис

Компьютеризация и перенос рабочего места в дом, вероятно, резко сократят число офисов, необходимых компаниям. Единственный офис могли бы обслуживать несколько человек, распределив между собой “присутственные” часы. Завтра компьютеры, телефоны и цифровые видеопанели в таком общем кабинете будут подстраиваться непосредственно под того, кто его занимает в данное время. Например, в первой половине дня видеопанели покажут календарь и семейную фотографию одного сотрудника, а во второй половине дня — картины, к которым неравнодушен сотрудник, его сменивший. Подобная трансформация кабинета будет происходить всякий раз, как только очередной сотрудник зарегистрируется на рабочем месте.

Общение с коллегами

Интересно, что коллеги в случае тотальной компьютеризации и децентрализации фирмы вообще не требуются. Это хорошо, потому что общение с коллегами неминуемо требует определенных усилий. Надо вникнуть в массу проблем, которые их беспокоят, включая домашние. Это плохо, потому что исчезает буфер между работником и непосредственным руководителем.

Трудно оценить собственные успехи, так как нет фона в виде остального персонала, не с кем обсудить последние сплетни. Наконец, с кем договоришься о совместных действиях против руководства? Теперь все эмоциональное напряжение концентрируется в семье, только ей предстоит выслушивать долгие монологи о безбрежной глупости руководства. Впрочем, наличие проблем у одинокого работника зависит от его темперамента, амбиций, отношения к работе и коллегам в целом. Коллеги могут встретиться в Интернете, переписываться по электронной почте и договариваться о встрече в кафе.

Таким образом, для желающих можно восстановить трудовой коллектив, включая организацию виртуального профсоюза. Зато тот, кто, общаясь с коллегами, чувствовал, что теряет время, теперь имеет возможность самореализовываться в гордом одиночестве.

Перестройка системы управления

Физическое разделение работника и работодателя потребует от администрации соответствующей перестройки управления, а от сотрудников — продуктивной работы при полной самостоятельности. Понадобятся также новые механизмы обратной связи, чтобы и работник, и наниматель могли адекватно оценивать качество выполненной работы. Среднее звено управления, передающее информацию вверх-вниз по командной цепочке, уже не будет играть прежней роли.

Благодаря электронной почте между высшим руководителем и подчиненным в определенном смысле вообще нет никаких уровней управления. Поэтому электронная почта — мощный фактор сокращения управленческих иерархий любой корпорации.

Новый работник как вольный специалист

В условиях компьютеризации нужны работники, более способные к самостоятельной деятельности: скорее изобретательные, нежели беспрекословно выполняющие указания. Чтобы подготовить таких работников, школам придется далеко уйти от современных методов обучения, не говоря уж о тех, которые были призваны готовить рабочих, занимающихся однообразным трудом.

Под влиянием компьютеризации компании займутся переоценкой таких кадровых проблем, как оптимальная численность сотрудников вспомогательных отделов (юридических или финансовых), взвешивая все “за” и “против” их работы непосредственно в штате.

В периоды особо активной деятельности компании смогут без труда обращаться за помощью к нужным специалистам, обходясь без расширения штатов и офисов. Предприятия, научившиеся успешнее привлекать доступные кадровые ресурсы по сети, будут работать эффективнее, вынуждая и остальных следовать их примеру.

С точки зрения развития маркетинговых технологий важно, что частью оборудования могут управлять не рабочие, а сами потребители — на расстоянии.

Новый руководитель

В отличие от современного руководителя, обученного сосредотачивать усилия на одной главной задаче, руководитель будущего станет отвечать за выполнение нескольких. Новые организации отбросят старое представление о том, что “один человек — один хозяин”. Все это означает, что решения будут приниматься многими людьми поочередно.

Великие мечтатели, и нужен ли нам компьютер?

Вышеизложенный обзор взглядов Б. Гейтса и Э. Тоффлера исполнен оптимизма, за исключением нашего комментария по поводу общения с коллегами. Но мы, как люди критически мыслящие, должны серьезно подумать, прежде чем принимать решение о тотальной компьютеризации.

Постоянный источник головной боли

Многие отечественные предприятия столкнулись с тем, что компьютер — это источник не только эффективности, но и многих проблем. Одно только обучение сотрудников предпенсионного возраста работе на компьютере — это уже подвиг для руководства. Иногда кажется, что подавляющее большинство людей после сорока вообще не способны освоить компьютер как следует.

Автору этих строк пришлось принять на себя удар “повальной” компьютеризации офиса. Полученных впечатлений хватит на всю жизнь. Когда вежливый, но абсолютно изможденный “адской” машиной сотрудник подпольно ведет привычные ему талмуды, а потом уже из этих талмудов на глазах руководства “забивает” данные второй раз в компьютер, возникает вопрос: а стоила игра свеч? Но предположим, продвинутый сотрудник все-таки освоил компьютер. И тогда “адская” машина опять представляет огромную опасность. Случайно стертые документы, не говоря уже о компьютерных вирусах, для сотрудников с солидным трудовым стажем становятся источником постоянных стрессов. Эти стрессы усугубляются страхом перед безвременной утратой здоровья из-за компьютера.

Перед компьютеризацией стоит хорошо подумать. Вовсе не всем нужен компьютер, по крайней мере сейчас. Ставя компьютер, руководитель должен знать, что он сокращает по крайней мере одно рабочее место в офисе. (Иначе компьютер можно не ставить.) Но и в этом случае часть сэкономленных средств неизбежно уйдет не только на покупку компьютерной техники и многочисленных аксессуаров, но и на постоянную модернизацию “железа” и “софта”, обучение персонала и неусыпный контроль за безопасностью информации. Все это очевидно, но почему-то еще не всем известно.

Демократия и недолгое “головокружение от успехов”

Выше мы очертили техническую сторону дела. Но, как нас убеждают теоретики, главное — даже не в ней. Главное, что с помощью компьютеризации весь мир станет иным, сотрудники — более самостоятельными и развитыми, а руководители — более демократичными и гибкими. Билл Гейтс радостно сообщает нам, что общается с сотрудниками лично с помощью электронной почты.

Возможно, так и будет в очень отдаленном будущем, но не сейчас, поскольку мы обладаем конкретно-историческим мышлением. Электронная почта — это хорошо, но можно ли говорить, что она — мощный фактор сокращения управленческих иерархий? Например, вы идете к вашему руководителю (топ-менеджеру). Для этого надо договориться о встрече, мотивировав приход, и, получив “добро” непосредственного начальника, пройти в административное здание, подняться, зайти в приемную, увидеть секретаршу и услышать: “Х сегодня уже не сможет вас принять, у него важное совещание, которое затянется на N-е время”. Другое дело, венец прогресса — электронная почта: нажал клавишу, и сообщение отослано. Ваш руководитель прочитает его без фильтров непосредственного начальника, секретарши… хотя фильтров бывает гораздо больше.

Однако на практике с электронной почтой возникает множество проблем: она может не дойти, не прочитаться. К тому же, возможно, ваш руководитель ее не просматривает неделями. Встанем-ка на его место. Электронный почтовый ящик давно забит сообщениями, среди которых реклама, письма родных, разного рода информация от сотрудников и тому подобное.

Первое, что он сделает, — это восстановит все фильтры! Электронную почту можно будет отослать только с компьютера вашего непосредственного начальника и только на компьютер секретарши. Получается, что новое техническое оформление вовсе не сокращает иерархическую пирамиду. В свое время венцом прогресса был телефон, и — кто из нас может позвонить вечерком лично Путину? Поэтому демократия в связи с электронной почтой пока нам не грозит. Фильтры существуют по социальным, а не по техническим причинам.

Сложности с персоналом: техноструктура и директор по информационной безопасности

То, что, на наш взгляд, реально может измениться в связи с компьютеризацией, — так это дифференциация персонала. Компьютеризация еще более усиливает дифференциацию. Появляется локальная техноструктура, связанная с компьютером и сетями, — программисты, сетевые администраторы и т.д. Когда все документы фирмы хранились в большом железном сейфе, тогда ключ от него был только у руководителя. Теперь недостаточно компьютерно-образованный руководитель вообще не знает, как “достать” информацию. О контроле речь может идти с большими оговорками. Появляется техноструктура — группа людей, которая может аккумулировать весьма важные информационные ресурсы. Считается, что авторитарно управлять этим персоналом уже не удастся. Видимо, с этим также связаны разговоры теоретиков о демократизации.

Однако на практике мы опять видим укрепление иерархии. Вводится новая должность — информационного директора (как, однако, компьютеры раздувают штат!), который гарантирует безопасность и жестко контролирует представителей техноструктуры.

Заключительные замечания

Все новое приживается с трудом.

Спорить, что будущее за компьютерами, бессмысленно.

Но связывать с ними какие-то особые надежды тоже не стоит.

Социальные структуры никогда не идут след в след за техническими достижениями.

Утопические мечты сковываются суровой реальностью.

Компьютеризация влияет на внутриорганизационные коммуникации гораздо меньше, чем они на нее.

Поэтому она скорее закрепит сложившуюся практику, чем создаст новую.

Список литературы

Гейтс Б. Дорога в будущее. М., 1996.

Тоффлер Э. Третья волна. М., 1999.

Тоффлер А. Футурошок. СПб., 1997.

Кастельс М. Становление общества сетевых структур // Новая постиндустриальная волна на Западе. Антология / Под ред. В.Л. Иноземцева. М., 1999.

Кастельс М. Могущество самобытности // Новая постиндустриальная волна на Западе. Антология /Под ред. В.Л. Иноземцева. М.,

Берлянд А.Т. Б. Гейтс: дорога в будущее (по прочтении книги Билла Гейтса) // Личность. Культура. Общество. 2000. Т. II. Вып. 2 (3).

Для подготовки данной работы были использованы материалы с сайта http://www.i-u.ru/