Лаборатория экономической информатики

Титова Е.Я. – преподаватель дисциплины  " Автоматизированная система обработки информации"

2002 г.

Введение

Методическое пособие по предмету "Автоматизированная система обработки" составлено на основе Примерной программы для средних специальных учебных заведений по специальности: 2311 "Организация обслуживания на предприятиях общественного питания" – Министерства внешних экономических связей Российской Федерации (М.1997г.)

В данном пособии рассмотрены следующие темы, предусмотренные Примерной программой:

Принципы устройства и работы электронно-вычислительных машин.

Состав автоматизированной системы обработки информации. Программное обеспечение профессиональной деятельности.

Работа с текстовыми редакторами.

Работа с электронной таблицей.

Работа с базами данных.

Тема 1 – принципы устройства и работы вычислительных машин: назначение, принцип работы основных устройств, основные характеристики. Организация памяти ЭВМ, оперативные и постоянные запоминающие устройства, их основные характеристики. Устройства ввода – вывода информации.

Тема 2 – состав автоматизированной системы обработки информации. Программное обеспечение профессиональной деятельности: основные понятия. Сервисные программы и операционные оболочки. Локальные и глобальные информационные сети.

Тема 3 – работа с текстовыми редакторами. Загрузка редактора и выход из него. Команды главного меню. Ввод и корректировка текста.

Тема 4 – работа с электронной таблицей. Организация и управление электронной таблицей. Режимы работы электронной таблицы. Команды главного меню. Построение графиков и диаграмм.

Тема 5 – работа с базами данных. Назначение и системы управления базами данных. Основные понятия базы. Структура полей. Методика работы с базой данных.

В результате освоения данного курса студенты должны уметь:

- работать с персональной ЭВМ в различных программных оболочках;

- пользоваться текстовыми, графическими редакторами в процессе своей профессиональной деятельности;

- пользоваться электронной таблицей для решения профессиональных задач;

- производить необходимые расчеты и поиск информации с помощью базы данных. Изучение предмета базируется на использовании современных средств вычислительной техники.

ТЕМА № 2. СОСТАВ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ. ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.

1. Экономическая информация как объект автоматизированной обработки.

Термин "информация" происходит от латинского informetio, что означает разъяснение, осведомление, изложение.

Под информацией в широком смысле понимают сведения об окружающей природной и технической среде и происходящих в них процессах.

1. Одним из важнейших свойств является новизна.

2. Другим свойством является способность информации храниться и накапливаться.

3. Информация может обрабатываться.

4. Информация может передаваться на расстояние. Для этого существуют различные устройства: телефон, телеграф, теле- и радиопередающая аппаратура.

Совокупность методов приема, хранения, обработки и передачи информации называется информационной технологией. Информационная техника и технология, обеспечивающие обработку информации в различных областях человеческой деятельности, образуют информационные системы.

Всякая информация независимо от ее содержания может быть представлена символами, текстом, графикой либо их комбинациями. Наиболее простой формой представления информации является символьная. Эта форма основана на использовании букв, цифр, знаков.

В качестве примера символьного представления информации можно привести светофор. Разные цвета информируют о готовности к разным действиям.

Информационная система обработки.

источник информации:

частные показатели,

исходные данные

получатель информации:

обобщенные показатели,

таблицы, диаграммы

устройство хранения

устройство хранения

устройство обработки

передат -

чик

прием –

ник

устройство обработки

2.Автоматизированные рабочие места и сети персональных ЭВМ

С помощью ПЭВМ решается большое кол-во информационных и вычислительных задач в самых различных областях. При всем их многообразии можно выделить три основных режима ПЭВМ:

автономный режим, когда обработка информации выполняется полностью (от ввода исходных данных, до получения готового результата) на отдельной, не связанной с другими вычислительными устройствами;

работа в составе информационных сетей;

работа в качестве удаленных "интеллектуальных" терминалов ЭВМ более высокого класса.

Перспективным направлением использования ПЭВМ является создание на их основе автоматизированных мест (АРМ) специалистов различных профессий (руководителя, менеджера, бухгалтера, экономиста и др.)

Автоматизированным рабочим местом специалиста называется рабочее место, оборудованное персональной ЭВМ с необходимыми техническими средствами и программным обеспечением, позволяющим с наименьшими затратами решать стоящие перед ним задачи по обработки информации.

АРМ, кроме ПЭВМ, оснащается печатающим устройством, а при необходимости и множительным оборудованием.

Для связи с аналогичными АРМ или другими ЭВМ в состав технических средств могут входить специальные устройства связи.

Программное обеспечение АРМов составляют прикладные программы (базовые и специальные) и наоборот справочные материалы (нормативов, стандартов и др. документов).

Основой базового программного обеспечения современных АРМов составляют программные пакеты: редакторы текстовой информации, табличные процессоры, системы управления базами данных.

Пакет специальных программ включает программы, разработанные для конкретного АРМ, и определяется спецификой решаемых задач. Например, для АРМ бухгалтера-экономиста такими программами могут быть, в частности, следующие:

учет основных средств;

расчет заработной платы;

учет и контроль движения материалов и др.

Автоматизированные рабочие места могут быть соединены друг с другом и, образовывать сети ПЭВМ.

Объединение двух и более ЭВМ, расположенных на сравнительно небольшом расстоянии друг от друга и соединенных каналами передачи информации, называются локальными сетями.

Локальные сети предназначены в основном для сбора передачи и обработки информации на одном предприятии, организации, где расстояние между отдельными ПЭВМ, как правило, не превышает 1 – 2 км.

3. Программная оболочка NORTON COMMANDER.

Существуют программы, которые служат не для получения какого-либо конкретного результата, а призваны, только облегчить работу с другими программами. Это так называемые программы – оболочки. Одной из них является пакет Norton Commander (NC).

Сервисная программа NC состоит из нескольких файлов, расположенных на магнитном диске, как правило, в отдельном каталоге. Запуск программы осуществляется загрузкой в оперативную память файла с именем nc.exe.

После вызова программы на дисплее появляется основной экран Norton Commander. в его состав входят:

информационные панели;

командная строка;

строка подсказки.

Информационные панели (левая и правая) предназначены для отображения информации о файлах, сводной информации о диске, каталогах и т.д.

Информация в панелях может располагаться в алфавитном порядке:

по именам каталогов и файлов;

по расширениям файлов;

по значению даты и времени создания;

по размерам файлов.

В нижней части информационных панелей выводится имя, размер в байтах, дата и время создания файла (или каталога), на который установлен курсор.

Строка подсказки содержит информацию о назначении используемых программой функциональных клавиш.

Функциональные клавиши, используемые программой (NC)

F1. – Помощь – Вывод на экран дисплея информации о назначении и действии команд программы.

F2. – Вызов – Вывод на экран дисплея меню пользователя.

F3. – Чтение – Вывод на экран дисплея содержимого файла, выбранного курсором на панели.

F4. – Правка – Редактирование содержимого файла, выбранного курсором на панели.

F5. – Копия – Копирование файлов и каталогов.

F6. – Имя – Переименование и перенос файлов.

F7. – Новый – Создание каталогов.

F8. – Удаление – Удаление файлов и каталогов.

F9. – Меню – Переход к работе с управляющим меню.

F10. – Выход – Прекращение работы с программой.

Содержимое информационных панелей можно просматривать, используя клавиши управления курсором.

5. Удаление файлов.

Для удаления файла с диска следует установить курсор в информационной панели на имя файла и нажать функциональную клавишу F8. Перед началом удаления на экран дисплея выводится запрос.

В ответ следует нажать клавишу Enter, если выбранный файл действительно нужно удалить. Для отказа от выполнения операции удаления следует в ответ на запрос выбрать Cancel (отмена) и нажать клавишу Enter. При удалении файлов надо быть внимательным, чтобы случайно не удалить файл, содержащий нужную информацию.

Вопросы:

1. Как выполняется вызов программы Norton Commander?

2. Из каких частей состоит основной экран программы N.C?

3. Расскажите о назначении функциональных клавиш, используемых при работе с программой?

4. Какие основные операции выполняются с файлами?

4. Операционная оболочка MICROSOFT WINDOWS.

Microsoft windows – это программа, обеспечивающая удобную среду, в которой вы будете работать. Она использует цветные картинки (которые называются значками), окна и меню. Эта среда называется графический пользовательский интерфейс.

Графический пользовательский интерфейс – это способ взаимодействия с компьютером, основанный на применении значков и изображений.

Чтобы сообщить компьютеру, что вы хотите сделать, вам нужно всего лишь выбрать подходящие пункты меню или значки, а не вводить команды в ответ на приглашение.

Вместе с программой Windows поставляются целый набор прикладных программ.

Прикладная программа – это название объединяет компьютерную программу, которая делает что-то полезное для вас, например, помогает создать письмо (Microsoft Word) или создать сложную таблицу (Microsoft Excel).

Если вы уже установили Windows на свой компьютер, то через некоторое время после его включения вы попадете прямо к рабочему столу Windows.

1. Рабочий стол WINDOWS.

Экран Windows состоит из следующих основных элементов:

Рабочий стол. Эта область, которая занимает весь экран.

Указатель мыши. Указатель, появляющейся на экране (обычно в виде наклонной стрелки), используется для выбора элементов и команд. Указатель передвигается с помощью мыши.

Значки.

Значки – это маленькие картинки, которые символизируют программы (Microsoft Excel, Word Perfect и т.д.), файлы (документы, электронные таблицы, графику), информацию о печати (опции установок, используемые шрифты) и информацию о компьютере (накопители на жестких и гибких магнитных дисках).

Мой компьютер. Значок Мой компьютер дает вам доступ к окну, в котором "находится" содержимое вашего компьютера. Там вы можете найти информацию о Панели управления, накопителях на магнитных дисках и принтерах, которые у вас установлены.

Корзина (Recycle Bin). Корзина является вашим электронным "мусорным ведром". Вы перетаскиваете в корзину ненужные файлы, папки или другие значки. Чтобы удалить ее содержимое, сначала надо выполнить двойной щелчок на значке Корзина, чтобы открыть ее окно. Затем выделить те объекты, которые вы хотите окончательно удалить, развернуть меню Файл и выбрать команду Очистить корзину. Перед тем, как выполнить вашу команду, Windows просит у вас подтверждения.

Справа вверху расположены три кнопки. Рассмотрим их слева на право.

Левая кнопка позволяет свернуть окно. Средняя кнопка позволяет развернуть окно на весь экран (а потом и восстановить его до начального размера). Правая кнопка позволяет закрыть данное окно (и соответственно завершить задачу).

Ниже, сразу за заголовком, расположена строка меню. С ее помощью могут быть вызваны различные функции, характерные для данной программы.

Под строкой меню может располагаться панель инструментов. С помощью инструментов можно быстро выполнять различные действия.

Справа и снизу вдоль окна могут быть расположены линейки (строки) прокрутки. Они используются, если в окне не помещается вся выводимая информация, строки прокрутки в этом случае позволяют просматривать содержимое окна.

Типы окон.

Все окна можно разделить на пять типов:

1. окно Windows программы;

2. окно Dos – программы, запущенной в окне;

3. вторичное окно Windows программы (создается непосредственно самой программой).

4. окно с сообщением или запросом (создается одной из работающих в данный момент Windows программ).

5. окно раскрытой папки.

Активные и неактивные окна.

На экране может быть только одно активное окно, все остальные окна, находящиеся в этот момент на экране, не активны. Активное окно всегда выводится поверх других и все действия, совершаемые в данный момент, относятся именно к нему (программа, которой соответствует данное окно, также называется активной). Заголовок активного окна выделяется ярким цветом, у неактивных окон заголовки блеклого цвета. Если окно данной программы неактивно, то говорят, что программа выполняется в фоновом режиме.

3. МЕНЮ WINDOWS.

Строка меню.

Строка меню расположена сразу за заголовком. Чтобы выбрать один из пунктов меню, необходимо щелкнуть по нему мышью, при этом откроется соответствующее подменю. Приняты следующие соглашения:

- если пункт подменю написан блеклым цветом, то данная опция сейчас недоступна, ее выбор игнорируется;

- если рядом с названием пункта меню стоит троеточие "…", то при выборе данной опции раскроется соответствующее диалоговое окно (окно запроса соответствующих параметров);

отправить – позволяет отправить данный файл (папку) в портфель, на дискету и т.п.

создать – позволяет открыть ярлык, папку, текстовой документ и т.п.;

удалить – позволяет удалить данный объект (поместить его в корзину);

переименовать – позволяет изменить имя (подпись под пиктограммой) данного объекта;

упорядочить значки – позволяет расположить пиктограммы согласно их имени, типу, размеру, дате или автоматически;

выстроить значки – позволяет расположить пиктограммы по условной сетке;

отменить – позволяет отменить последнее действие;

что это такое? – позволяет получить справку по данному объекту;

свойства – позволяет увидеть свойства объекта (например, параметры запуска DOS – программ, параметры рабочего стола, свойство файла) и, при необходимости, настроить их.

4. ЗАПУСК И ЗАВЕРШЕНИЕ WINDOWS 98.

Операционная система Windows98 автоматически запускается при старте компьютера. Обычно также сразу загружается и графическая часть; если этого, по каким либо причинам не произошло, то необходимо набрать в командной строке:

win

Запуск Windows 98 сопровождается выводом заставки, а затем вы попадаете на рабочий стол.

Если вы хотите завершить работу с Windows, нажмите кнопку пуск на панели задач, а затем выберите операцию Завершение работы.

Вам будет предложено:

приостановить работу – перевести компьютер в энергосберегающий режим;

выключить компьютер – завершить работу с операционной системой Windows 98;

перезагрузить компьютер – выйти в режим эмуляции MS-DOS, т.е. выгрузить графическую оболочку.

Если в момент выхода запущены Windows программы и в них есть не сохраненная информация, то перед выходом Windows предложить ее сохранить.

Вопросы:

1. Из каких основных элементов состоит рабочий стол Windows?

2. опишите внешний вид окна.

3. Какие типы окон вам известны?

4.Какие виды меню вы знаете?

5.Как происходит запуск и завершение Windows 98?

ТЕМА №4 РАБОТА С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ

Практически весь диалог пользователя с табличным процессором (выбор режимов, запуск команд, встроенных функций, построение диаграмм и др.) за исключения ввода числовых данных и поясняющих текстов, осуществляется с помощью манипулятора "мышь". Девять режимов работы Microsoft Excel наименование, которых в виде меню отображается в верхней части экрана дисплея, обеспечивают решение учетно-экономических задач практически любой сложности.

Режим "Файл" предназначен для выполнения действий над активными частями (т.е. заполненными данными клетками) электронной таблицы как единым целым. В этом режиме выполняется запись электронных таблиц в файл на магнитный диск, чтение данных из файла в электронную таблицу, переименование, копирование и т.д. Активная часть таблицы может быть выведена на печатающее устройство. По аналогии с текстовым редактором Microsoft Word перед началом печати выполняется установка параметров печатной страницы (размер, величины нижнего, верхнего, левого и правого отступов от края, нумерация страниц).

Подготовленная для печати таблица может быть просмотрена на экране дисплея в виде, соответствующем установленным размерам и параметрам печатной страницы.

В режиме "Правка" выполняются действия по удалению указываемых диапазонов клеток и вставке новых, переносу клеток с данными из одной рабочей таблицы в другую. Здесь же может выполняться автоматический поиск необходимой информации, расположенной в таблице. Поиск производится как по столбцам, так и по строкам. Пользователю перед началом поиска следует только задать содержимое искомой ячейки, например, вид формулы, число, текст.

В режиме "Вид" устанавливается содержание служебной панели основного экрана табличного процессора:

- наличие или отсутствие строки формул;

- наличие или отсутствие строки состояния электронных таблиц;

- компоновка строки с условными графическими обозначениями (пиктограммами) наиболее часто используемых команд;

- размер части электронной таблицы, вводимый на экран дисплея и ее масштаб.

5. Основные обслуживающие программы П.К.

Проверка и оптимизация жестких дисков.

Вы уже знаете, что файл – это поименованная группа байтов, записанная на жесткий или гибкий магнитный диск.

Вся поверхность магнитного диска разделена на пронумерованные участки, каждый из которых имеет длину 512 байтов. Такой участок называется сектором. По команде чтения (записи) данных, поступающей в дисковод из программы, специальное устройство подводит головку чтения (записи) к заданному в команде сектору и читает ровно 512 байтов в оперативную память (или записывает на диск из памяти). Таким образом, информация физически может читаться и записываться только порциями по512 байтов каждая (даже если нам необходимо всего 5 или 100 байтов). Однако для организации файловой системы используются более крупные порции данных – кластеры, каждый из которых состоит из некоторого числа секторов. В типичном случае (для старых дисков) кластер содержит 4 сектора (2048 байтов).

Каждый файл, записываемый на диск, занимает целое число кластеров, причем часть памяти последнего кластера не используется. Например, файл длинной 124 байта занимает один кластер, файл длинной 7262 байта – четыре кластера и т.д.

Однако последовательность кластеров, занимаемых конкретным файлом, не является непрерывной: в общем случае эта некая совокупность разбросанных по диску групп кластеров (в каждой группе – один или более последовательных кластеров), которые соединены между собой специальными ссылками, размещенными в управляющих таблицах диска.

Такая организация файлов обеспечивает максимальную гибкость системы. Например, если вы корректируете файл и увеличиваете его размер так, что файлу потребуется новый кластер, системе не надо переписывать файл заново на свободное место: достаточно найти на диске свободный (не используемый) кластер, записать в него новую информацию и связать его ссылкой с предыдущим кластером. И наоборот, если размер файла при модификации уменьшается, часть его кластеров помечается, как свободная и может быть использована для записи другого файла.

Когда вы начинаете работу с чистым магнитным диском, система пишет на него файлы последовательно, один за другим. Однако при интенсивных манипуляциях с файлами (при модификации, удалении старых и записи новых файлов разной длинны) нарастает уровень фрагментации диска: файл, который логически воспринимается системой как единое целое, физически расщеплен на множество цепочек кластеров, расположенных в разных местах диска. Это приводит к ряду негативных последствий: повышается вероятность разрушения целостности файла, снижается производительность машины, ускоряется износ дисковода.

Время от времени, даже если все работает нормально, рекомендуется проверять логический диск и устранять фрагментацию файлов.

Проверка дисков.

В среде MS-DOS диск проверяют чаще всего с помощью программы NDD (Norton Disk Doctor), а в Windows 95 вместо NDD используют приложение ScanDisk.

Дефрагментация.

В MS-DOS с помощью программы SPEEDISK можно установить фрагментацию файлов и тем самым заметно повысить скорость чтения (записи) информации, а также уменьшить износ дисковода. Суть дефрагментации заключается в том, что все файлы, которые находятся на диске, переписываются в начало диска, - так, чтобы каждый файл занимал непрерывную последовательность кластеров. Заодно выявляются дефектные участки диска.

В Windows 95 вместо SPEEDISK используют приложение Defrag.

Архивирование файлов.

Архивирование – это упаковка (сжатие) файла или группы файлов с целью уменьшить место, занимаемое ими на диске. Архивирование используют при хранении запасных (страховых) копий на дискетах или жестких дисках, а также при создании дистрибутивов программных продуктов, чтобы уменьшить количество дискет при продажи или передачи продукта.

Для упаковки файлов используются служебные программы – архиваторы, каждая из которых вместо одного или нескольких файлов создает один архивный файл в том или ином формате, ассоциированным с расширением. В России наиболее распространены архиваторы LHA (расширение .LZH), ARJ (расширение .ARJ), PKZIP/PKUNZIP (расширение .ZIP). Основными характеристиками архиватора являются:

- степень сжатия файла (отношение размера исходного файла к размеру

упакованного файла);

- скорость работы;

- сервис (т.е. набор функций архиватора).

Архиватор PKZIP/PKUNZIP имеет превосходные качества, однако для упаковки и распаковки файлов в этом архиваторе приходится использовать не одну, а две программы (а это не очень удобно).

Архиваторы ARJ позволяет создавать многотомные архивы (т.е. архивные файлы, которые размещаются на нескольких дискетах).

Почти все архиваторы дают возможность создать удобный "самораспаковывающийся" архив, т.е. архивный файл с расширением .ЕХЕ.

Для распаковки такого архива достаточно запустить его как программу. При вызове архиватора необходимо указать аргументы командной строки: команды режимы, имена архивов и файлов. Если запустить архиватор без аргументов командной строки, на экран выдается подсказка с описанием всех возможностей программы.

Разработчики стремились упростить сервис; поэтому многие команды и ключи одинаковы во всех архиваторах.

В качестве примера рассмотрим две наиболее распространенные операции, выполняемые с помощью архиваторов LHA и ARJ.

1.Создание нового архива или добавление файла в архив:

arj a <имя архива> [<имя файла>].

По команде а (Add – Добавить) в архив <имя архива> добавляется файл <имя файла>. Если <имя файла> не указано и файл <имя архива> не существует, создается новый архив из всех файлов текущего каталога.

Например, по команде

arj a single

создается архив singl.arj из всех файлов текущего каталога.

2. Извлечение файлов из архива и распаковка:

arj e<имя архива>[<имя файла>].

По команде е (Extract – Извлечь) из архива <имя архива> извлекается и распаковывается файл <имя файла>. Если <имя файла> не указано, архив распаковывается полностью и все файлы помещаются в текущий каталог.

Например, по команде

arj e single

архив single.arj распаковывается в текущий каталог.

В последнее время большую популярность приобрел российский архиватор RAR, который, в отличие от описанных программ, имеет интерфейс пользователя.

Защита от компьютерных вирусов.

Компьютерный вирус – это небольшая программа, имеющая специфический "алгоритм". Обычно этим алгоритмом предусмотрены: внедрение вируса в "тело" нормальной программы, миграция вируса (т.е. перемещение в другие участки компьютерной системы), собственные мероприятия вируса (т.е. выполнение запланированных автором действий по созданию помех в работе компьютера). Тем или иным способом вирусная программа попадает в компьютер (в системную область диска, в исполнимые файлы, драйверы устройств) и "заражает" их. Вирусы пишут некоторые программисты из озорства или хулиганства, а иногда просто из желания напакостить кому-либо или всему человечеству. Вирус первым начинает работу при запуске зараженных им системных или прикладных программ. Способы распространения и действия вирусов крайне разнообразны – от выдачи безобидных сообщений или картинок (иногда шутливого характера) до вывода из строя всей компьютерной системы (например, может быть безвозвратно утрачена вся информация на жестком диске). Если ранее вирусы портили только программные элементы системы, то сейчас "технокрысы" научились "поедать" и документы MS Word.

Для защиты машины от компьютерных вирусов, как и для защиты живых существ от болезней, используются средства профилактики, позволяющие не допустить попадания вируса в систему, а также программные средства диагностики и "лечения".

Существует целый спектр программ, предназначенных для профилактики заражения вирусом, обнаружения и уничтожения вирусов. В настоящее время наибольшей популярностью пользуются постоянно обновляемые антивирусные программы DRWEB (Doctor Web) И.Данилова, ADINF Д.Мостового, AVP Е.Касперского (существуют версии для Windows). Следует отметить, что имеются и превосходные антивирусные программы западного происхождения, однако они не всегда эффективны против отечественных вирусов.

Все дискеты, которые приносят вам, необходимо проверять перед использованием с помощью одной из антивирусных программ, например, DRWEB.EXE.

Никогда не выполняйте начальную загрузку машины с дискеты, если она предварительно не прошла тщательный контроль на присутствие вируса в системной области.

Однако абсолютно надежных программ, гарантирующих обнаружение и уничтожение любого вируса, не существует (тем более что постоянно появляются новые разновидности вирусов). Чаще всего источниками заражения являются компьютерные игры, приобретенные неофициальным путем. Поэтому наилучшей защитой компьютера служит ваша собственная аккуратность (и даже щепетильность): вероятность заражения (если вы не в сети) можно свести почти к нулю, если пользоваться только лицензионными, легальными продуктами.

Список литературы

1. С.Симонович, Г.Евсеев, А.Алексеев. Специальная информатика.

2. Н.Радченко, О.Козлов. Информатика.

3. Ю.Шафрин. Информационные технологии.

4. М.Кэмпбелл. Word. Ответы.

Для подготовки данной работы были использованы материалы с сайта http://www.5ka.ru/