Служебная должность - первичный элемент структуры управления, отражающий сложившуюся систему разделения и кооперации труда внутри организации. Эффективность труда каждого работника во многом зависит от того, насколько четко определены его должностные обязанности, права, ответственность, служебные взаимоотношения. Все эти сведения отражаются в соответствующем документе - должностной инструкции.
Должностные инструкции - необходимое и действенное средство управления. Наличие должностных инструкций позволяет:
исключить дублирование при выполнении определенных видов работ;
обеспечить взаимодействие сотрудников, занимающих разные должности, при решении производственных и управленческих задач;
дать объективную оценку деятельности работника;
обосновать необходимость наложения взысканий при невыполнении или некачественном исполнении работником возложенных на него обязанностей.
При разработке должностных инструкций используются названия должностей, предусмотренные в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94), изданном Министерством труда России в 1995 г., а также должностные квалификационные характеристики, содержащиеся в сборнике Министерства труда России "Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих" (1996 г.), разработаном во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 14 октября 1992 г. №785 "0 дифференциации в уровнях оплаты труда работников бюджетной сферы на основе Единой тарифной сетки".
Перечень общеотраслевых должностей, на которые разработаны тарифно-квалификационные характеристики, содержит наиболее типичные для бюджетных отраслей должности, тарификация которых является сквозной в бюджетной сфере. В перечень включены характеристики должностей руководителей, характеристики должностей специалистов и характеристики должностей технических исполнителей.
По ряду должностей руководителей, предусмотренных в перечне (начальник отдела, главный специалист, руководитель учреждения, организации, предприятия), содержание выполняемых работ и требования к знаниям должны быть определены особо для каждой из отраслей бюджетной сферы.
В основу подготовки тарифно-квалификационных характеристик положены действующие в настоящее время характеристики квалификационного справочника должностей, доработанные с учетом происходящих изменений в содержании труда и требующейся квалификации работников.
В связи с введением поразрядной системы дифференциации оплаты труда осуществлен переход от квалификационной к тарифно-квалификационной характеристике посредством включения в ее состав раздела "Требования к квалификации по разрядам оплаты труда", исходя из которых должна проводиться тарификация служащих.
Приведенные по общеотраслевым должностям служащих требования к квалификации по разрядам оплаты, установленные в соответствии с принятыми критериями, следует использовать в качестве аналога при разработке соответствующих требований по специфическим отраслевым должностям руководителей, специалистов и других служащих, с тем чтобы соблюсти единые методические подходы, предусмотренные ЕТС.
В соответствии с постановлением Минтруда РФ от 20 января 1994 г. № 7 тарифно-квалификационные характеристики должностей служащих (руководителей, специалистов и технических исполнителей) являются нормативными документами, способствующими обеспечению рационального разделения труда, правильного подбора, расстановки и использования кадров, единства в определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований.
Тарифно-квалификационные характеристики служат основой при разработке должностных инструкций для исполнителей и содержат три раздела.
В разделе "Должностные обязанности" перечислены основные функции, которыми могут быть полностью или частично наделены работники, занимающие конкретные должности.
В разделе "Должен знать" содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных актов, положений, инструкций и других руководящих и нормативных документов, методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей.
В разделе "Требования к квалификации по разрядам оплаты определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения возложенных на него обязанностей, и требования к стажу работы, дифференцированные по каждому разряду или диапазону разрядов.
Дифференциация требований к квалификации по разрядам оплаты обусловлена различиями в сложности выполняемых работ, исходя из уровня ответственности, разнообразия функций и других факторов, определяющих сложность выполняемых должностных обязанностей.
В тарифно-квалификационных характеристиках приводится перечень основных, наиболее часто встречающихся работ исходя из сложившегося в отраслях экономики разделения и кооперации труда. Конкретный перечень должностных обязанностей работников устанавливается должностными инструкциями, которые разрабатываются и утверждаются в установленном порядке. При необходимости обязанности, включенные в характеристику по той или иной должности, могут быть распределены между несколькими исполнителями. В процессе совершенствования организации труда, внедрения технических средств, проведения мер по увеличению объема выполняемых работ, сокращению численности персонала возможно расширение круга обязанностей работников по сравнению с установленными соответствующей характеристикой. В этих случаях работнику может быть поручено выполнение обязанностей, предусмотренных характеристиками для других должностей, родственных по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует иной специальности, квалификации, изменения должностного наименования.
Отнесение к разрядам оплаты руководителей предприятий, учреждений, организаций, структурных подразделений, находящихся на бюджетном финансировании, осуществляется на основе группировки по оплате труда руководителей исходя из масштаба и сложности руководства.
Группы по оплате труда для руководителей устанавливаются в зависимости от технико-экономических показателей, характеризующих их работу, а также от таких факторов, влияющих на труд руководителя, как численность подчиненного персонала, техническая вооруженность и др.
Показатели для отнесения учреждений, организаций, предприятий и структурных подразделений, находящихся на бюджетном финансировании, к группам по оплате труда руководителей устанавливаются соответствующими министерствами и ведомствами.
Тарифно-квалификационные характеристики распространяются на работников учреждений, организаций, предприятий независимо от их ведомственной принадлежности. В них представлены наиболее характерные для той или иной должности виды работ. Поэтому при разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях. Одновременно определяются требования к необходимому профилю подготовки работников.
Должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации специалистов, а также заместителей руководителей подразделений определяются на основе соответствующих тарифно-квалификационных характеристик.
Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям тарифно-квалификационных характеристик определяется аттестационной комиссией согласно действующему положению о порядке проведения аттестации руководителей, специалистов и других служащих учреждения, организации, предприятия.
Лица, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, установленных в требованиях к квалификации по разрядам оплаты, но обладающие достаточным практическим опытом и выполняющие качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, по рекомендации аттестационной комиссии могут быть в порядке исключения назначены на соответствующие должности. Им допустимо устанавливать разряд оплаты в пределах предусмотренного диапазона разрядов для данной должности наравне с лицами, имеющими специальную подготовку и стаж работы.
Разрабатывая должностные инструкции, важно соблюдать единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности изложения текста. Инструкции должны содержать перечень всех обязанностей и полномочий работника в кратких и четких формулировках с однозначным толкованием, учитывать меняющиеся условия деятельности организации. Как нормативный документ должностная инструкция определяет организационно-правовое положение работника и его взаимоотношения с другими сотрудниками предприятия. Инструкцию разрабатывает руководитель структурного подразделения, он же и подписывает. При отсутствии структурных подразделений текст инструкции составляет специалист, занимающий данную должность, соответственно он и подписывает.
Должностные инструкции относятся к документам, подлежащим утверждению, и, как правило, утверждаются руководителем организации или его заместителем, курирующим работу кадровой службы. Во многих организациях принято согласовывать должностные инструкции с юридической службой, что следует признать положительной практикой, позволяющей существенно улучшить качество данного документа и привести его в соответствие с действующим законодательством о труде. Должностная инструкция доводится до сведения работника под расписку.
Унифицированная форма должностной инструкции содержится в "Сборнике плакатов и учебных форм основных организационно-распорядительных документов", являющемся составной частью Государственной системы документационного обеспечения управления (1991г.). Инструкция оформляется на общем бланке организации с угловым расположением реквизитов. К реквизитам бланка должностной инструкции относятся: наименование вышестоящей организации (при наличии у предприятия ведомственной подчиненности), наименование организации (предприятия), название вида документа (должностная инструкция), дата регистрации инструкции, регистрационный индекс (номер), место составления документа.
Порядок расположения реквизитов организационно-распорядительных документов и правила их оформления закреплены ГОСТОМ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Согласно ГОСТУ, дата в документах пишется тремя парами арабских цифр (пример: 01.10.97), а реквизит "Место составления документа" это название местности, где расположена организация, с учетом административно-территориального деления, например: Москва, г. Рязань, г. Красногорск Московской обл., п. Строитель Мытищинского района Московской обл.
В графе утверждения должностной инструкции, проставляемой в правом верхнем углу листа документа, указывается должность руководителя, утвердившего документ, и дается расшифровка его личной подписи (два инициала перед фамилией без скобок). Руководитель, утверждающий инструкцию, должен не только расписаться в графе утверждения, но и поставить от руки дату утверждения документа.
В левом верхнем углу листа документа, под реквизитами бланка, располагается реквизит "Заголовок к тексту", который показывает, на какую должность составлена инструкция, т.е. называет эту должность (категорию служащего).
В унифицированной форме должностной инструкции, согласно ГСДОУ, отражена структура текста этого документа, включающая следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Функции.
3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения. Связи по должности.
В ГСДОУ рекомендовано включать в должностную инструкцию раздел «Оценка работы», в котором должны быть перечислены критерии оценки степени выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д. Основными критериями при этом являются качество работы и своевременность ее выполнения, а качество работы определяется в первую очередь выполнением обязанностей, возложенных на работника в должностной инструкции.
Раздел «Общие положения» должен содержать: основные сведения о должности; наименование подразделения, в котором работает сотрудник, занимающий данную должность; его непосредственную подчиненность; порядок приема на работу и порядок увольнения; порядок замещения сотрудника при его отсутствии; перечень законодательных, нормативных и методических материалов, которыми сотрудник должен руководствоваться в своей деятельности; квалификационные требования к претенденту на данную должность, т.е. требования к уровню образования и стажу работы.
В разделе «Функции» определяются основные направления деятельности работника, тот участок работы, за который он несет ответственность.
В разделе «Должностные обязанности» перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста, указывается форма его участия в управленческом процессе - руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д.
В разделе «Права» описываются полномочия работника, необходимые для выполнения предписанных ему действий. Здесь указываются такие права работника, как право принятия решений, получения информации, необходимой для работы, право визирования документов и участия в их подготовке и обсуждении и т.п. Работник должен быть наделен правом требовать от других сотрудников организации своевременного и качественного исполнения определенных действий.
Виды и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за непринятие своевременных мер по определенным вопросам служебной деятельности, если они относятся к кругу его обязанностей, описываются в разделе «Ответственность». Например, специалист по работе с кадрами несет ответственность за: нарушение действующего законодательства при приеме, переводе и увольнении сотрудников; нарушение инструкции по ведению трудовых книжек при их заполнении; несвоевременную выдачу трудовых книжек работникам при увольнении; бестактное, грубое отношение к работникам организации и гражданам, обращающимся в кадровую службу.
Раздел «Взаимоотношения» должен четко показывать служебные взаимосвязи сотрудников, и прежде всего взаимный обмен документацией между должностными лицами внутри организации, а также между должностным лицом и сторонними организациями. Данный раздел лучше представлять в табличной форме, включающей три графы:
первая графа: круг должностных лиц, структурных подразделений и сторонних организаций, с которыми обменивается документацией сотрудник;
вторая графа: что получает сотрудник от других должностных лиц, структурных подразделений и сторонних организаций;
третья графа: что передает сотрудник другим должностным лицам, структурным подразделениям и сторонним организациям.
При необходимости во второй и третьей графах таблицы могут быть указаны дополнительные характеристики процессов обмена информацией: периодичность представления сведений, объем подготавливаемой документации, вид носителя информации и т.д.
Раздел «Организация работы и критерии оценки деятельности» помимо организационных вопросов (режим или график работы сотрудника, порядок контроля за его деятельностью, совмещение разных видов работ и т.п.), должен содержать параметры оценки результатов труда сотрудника для объективной его характеристики как специалиста.
Только качественно составленный перечень критериев оценки деятельности работника может служить основой для решения вопросов профессиональной пригодности работника, его соответствия занимаемой должности и служебного роста, а также для применения на практике к некачественно работающему специалисту соответствующих статей КЗоТ РФ для освобождения его от занимаемой должности (например, п. 2 ст. 33 КЗоТ РФ обнаружившееся несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации).
После утверждения должностной инструкции она в обязательном порядке доводится до сведения работника, занимающего данную должность. Этот факт фиксируется с помощью отметки "С инструкцией ознакомлен" и подтверждается личной подписью работника с указанием даты ознакомления.
Приказ о внесении изменений издается при необходимости перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т.д.
Кроме того, должностные инструкции должны быть заменены и заново утверждены в следующих случаях:
при изменении наименования организации или структурного подразделения;
при изменении наименования должности; при изменении фамилии работника, замещающего данную должность (т.е. при увольнении прежнего работника и замене его другим), если инструкция, в виде исключения, была именной и содержала в заголовке к тексту фамилию и инициалы бывшего работника.
Распределение должностных обязанностей между руководящими работниками организации устанавливается распорядительным документом - приказом директора.
Список используемой литературы.
1. Государственная система документационного обеспечения управлением. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.
2. В.И.Андреева. «Делопроизводство в кадровой службе».
3. «Книга работника кадровой службы».
Приложение.
Комитет труда и занятости Правительства Москвы ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ “_____”__________1998 г. №___ Москва “УТВЕРЖДАЮ” Председателя Комитета труда и занятости Правительства Москвы _____________ “_____”____________1998г.
Заместителя начальника отдела
эксплуатации информационных технологий
Управления разработки и внедрения информационных технологий
НОВИКОВОЙ НАТАЛИИ АЛЕКСАНДРОВНЫ.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Заместитель начальника отдела эксплуатации информационных технологий (далее по тексту - Отдел) Управления разработки и внедрения информационных технологий (далее - Управление) Комитета труда и занятости Правительства Москвы (далее - Комитет) осуществляет выполнение конкретных задач, определенных начальником Отдела, Положением об Отделе и возложенных на него настоящей должностной инструкцией.
2. Заместитель начальника Отдела назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом председателя Комитета по представлению начальника Отдела по согласованию с начальником Управления и заместителем председателя Комитета по подчиненности.
3. Заместитель начальника Отдела подчиняется в своей деятельности начальнику Отдела и начальнику Управления.
4. Заместитель начальника Отдела руководствуется в своей работе действующим законодательством о труде и занятости Российской Федерации, Положением о Комитете, приказами и распоряжениями Комитета, Положением об Отделе, Положением об Управлении, распоряжениями начальника Отдела, начальника Управления и настоящей инструкцией.
ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
. Основной задачей заместителя начальника Отдела является организация своевременного и качественного выполнения, а также непосредственное участие в выполнении работы по закрепленному за ним направлению в соответствии с Положением об Отделе и настоящей инструкцией.
2. Самостоятельно и совместно со специалистами других отделов Управления поддерживает работу вычислительной техники, программных средств и сетей.
3. Обеспечивает сопровождение, поддержку и обновление стандартных и разработанных специалистами Комитета программных средств.
4. Сопровождает сетевые пользовательские программы и организует резервное копирование баз данных пользовательских программ.
5. Осуществляет администрирование локальной вычислительной сети.
6. Производит резервное копирование основной служебной и пользовательской информации с серверов.
7. В отсутствие начальника Отдела выполняет обязанности начальника Отдела.
8. Осуществляет консультационно-методическую помощь работникам структурных подразделений Комитета, входящую в компетенцию Отдела.
9. Изучает, анализирует и вносит предложения по приобретению новых программно-технических средств.
10. Составляет отчеты и справки информационно-аналитического характера по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
11. Осуществляет контроль за движением входящих и исходящих документов.
12. Выполняет другие поручения начальника Отдела и начальника Управления.
ЗАМЕСТИТЕЛЬ НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА ДОЛЖЕН ЗНАТЬ И УМЕТЬ ИСПОЛЬЗОВАТЬ
. Положение об Управлении и Положение об Отделе.
2. Основы трудового законодательства, правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности.
3. Технико-эксплуатационные характеристики, конструктивные особенности, назначение и режимы работы вычислительной техники, правила технической эксплуатации.
4. Технологию автоматизированной обработки информации, виды технических носителей информации, методы классификации и кодирования.
5. Операционную систему DOS, WINDOWS и сетевую операционную систему NOVELL..
6. Английский язык со словарем.
ПРАВА
Заместитель начальника Отдела имеет право:
4.1. Запрашивать у руководителей структурных подразделений Комитета информацию по профилю своей деятельности.
4.2. Вносить предложения начальнику Отдела о совершенствовании своей работы и работы других сотрудников Отдела.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
5.1. Заместитель начальника Отдела несет персональную дисциплинарную и иную предусмотренную действующим законодательством ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение настоящей должностной инструкции.
6. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ В
ДОЛЖНОСТНУЮ ИНСТРУКЦИЮ
6.1. Внесение изменений и дополнений в должностную инструкцию осуществляется по представлению начальника Отдела по согласованию с Нормативно-правовым управлением и начальником Управления и утверждается заместителем председателя Комитета по подчиненности.
Начальник Отдела эксплуатации информационных технологий Визы согласования: Начальник Управления разработки и внедрения информационных технологий Нормативно-правовое управление С инструкцией ознакомлен: Дата